摘要：商务往来是企业正常经营活动中必不可少的组成部分，使得出差已经成为一种常态化的工作形式，差旅费用也成为企业费用管理重要领域。随着信息化技术的不断发展，通过专业的管控平台和完善的差旅制度，帮助企业对差旅费用进行优化控制，提升差旅报销服务，再通过对差旅数据的大数据分析，找出企业差旅管理的漏洞，做出相应改善，从而提升企业差旅管理水平，为企业减掉不必要的差旅费开支。
关键词：商务往来；差旅管理；管控平台
在信息科技高速发展的当下，传统的差旅审批报销模式已经出现了很多弊端，如何对差旅费用进行管控，既要降低差旅费用的支出，又能不影响正常的差旅工作，就成为了差旅管理一大难题。如果不能很好解决这个问题，时间长了就会影响企业的正常发展。一个现代化的企业除了需要现代化的设备提高生产之外，还需要跟上时代发展的步伐，通过信息化的手段可以针对现有问题逐一解决。
一、企业差旅管理的现状
（一）企业现有差旅管理模式下，员工需要出差时需要先填写纸质出差申请单，写清出差的事由、目的地、人员及日期等各项信息，找各级领导去签字审批，领导签字完成后，员工再订票出行，出差过程中需要员工现行垫付各项差旅费用，等出差回来后再填写差旅费报销单，连同自己的出差票据一起交给领导审批签字，最后由财务人员核实后将费用以现金的形式发给员工。
（二）由于管理模式的限制，使得差旅管理工作效率低下，员工找领导签字审批，经常会遇到领导不在办公室的情况，浪费了大量的人力和时间，领导也因为经常性的签字审批占用了很多宝贵时间，也容易打断领导的正常工作。员工好不容易找领导把字签完了，时间可能已经过去好几天，有可能耽误正常出差行程。
（三）等到出行时还需要员工自己垫付火车票、住宿费等等各种差旅费用，对于经济条件不太好的员工就是一个沉重的负担。由于差旅费报销时还得找领导签字审批，而且各种报销票据必须按照规定要求上交，导致报销周期一般较长，员工怨声载道，使得员工惧怕出差，尽量避免出差，从而影响了公司的正常经营。报销费用时都是以现金的形式发给员工，容易出现管理上的漏洞，造成企业资金不必要的浪费。
（四）财务报销审核人员人工审核报销票据时，容易发生错误，因为财务报销审核人员不清楚出差人员的具体出差细节，在审核报销票据的真实性时没有依据，很难分清哪些是合理费用，哪些是超支、虚报费用。
二、分析差旅管理存在问题
在现有的差旅管理模式下，对于不合理的差旅行为，很难做到事前控制，只能通过事后的人为审核来检查员工的差旅行为是否符合规定，工作效率很低。除此之外现有的差旅管理模式还存在以下问题：
（一）出差审批模式工作效率低下，审批流程太长，一个简单的出差申请往往需要五、六级领导审批，员工为了审批只能自己去找领导签字，领导也很少在一个地方办公，员工只能拿着单子逐一找领导签字。另一方面领导也并不轻松，员工隔三查五就来签字审批，领导只能放下手头工作来审核员工的出差申请，其实很多时候除了直属领导外，上级领导基本不清楚员工出差的具体情况，审批也不过是走个流程，这就造成了很多时间上的浪费，容易造成审批工作的时间过长，审批工作的延误还会对出差活动造成影响。
（二）员工需要自己垫付差旅费，对于一些时间较长的出差行程，需要员工垫付的差旅费用较多，后续报销时还需要走很多手续和流程，等到报销费用下来的时候，可能已经过去了两、三个月的时间，这就对员工造成了很大的经济负担，容易造成员工对出差积极性不高，甚至不想出差。交通费用无法做到最优化的支出，比如机票价格受时间的影响比较大，现有审批模式下，等到出差申请单审批通过后，可能已经错过最优的机票价格，造成机票花费偏高。
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（三）传统报销模式下，员工自己去手工订票及宾馆，自由度比较大，对于经常性出差的员工，可能与常去的宾馆私下达成合作协议，发票金额与实际不符，这种情况难以管控，报销的相关票据真实性难以保证，员工通过虚开发票等手段来套取报销费用的情况很难避免，造成企业差旅费用的多余支出。
（四）员工的出差票据都是以纸质票据形式存在，没有一个信息化管理系统存储，首选是对办公资源的浪费，纸质票据堆积在一起也不方便查找，很容易造成在票据传递过程中丢失或损坏。其次无法做到对员工的出差信息进行分析统计，无法分析差旅费用的支出分布情况，也就无法做到对某一项费用针对性的优化调整。
（五）企业支付员工报销费用都是以现金形式发放，容易出现管理上的漏洞，这就容易出现员工利用职务之便中饱私囊，造成企业资金不必要的浪费。其次现金形式发放报销费用也会给员工以及财务人员带来很多工作量，比如清点数额、找零等工作。
三、依托信息化管控平台优化差旅管理模式
通过对现有差旅管理模式存在的问题分析，再结合信息化管控平台的功能，可以对差旅管理模式进行以下优化：
（一）改变员工因公出差相关业务的填报及审批模式：针对现有员工因公出差需要线下填报纸质单据并需要领导当面签字这种工作模式的缺点，利用公司信息化平台及互联网+模式实现员工因公出差相关业务的线上填报及审批，员工线上填报申请，领导线上审批，员工不再为找领导签字来回跑，领导不再为签字累酸手。没有了纸质审批的签字盖章，即节省了办公费用，又提升了审批效率。
（二）优化领导公出申请及公出费用报销审批工作：尽量精简公出申请及公出费用报销审批流程，缩短流程长度，提升审批效率。员工出差想找领导审批，可能因为领导工作繁忙，不在办公室而耽误出差行程，针对这一情况利用公司移动办公平台实现领导移动审批，领导可以随时随地利用手机实现移动审批，同时移动办公平台还可以实现在线实时沟通，审批存在问题可以直接互相沟通，利用碎片化的时间来处理，避免员工因领导不在无法审批而耽误正常出差工作。
（三）增加员工差旅费用结算方式：员工出差一般都是先行垫付差旅费用，等出差结束回到公司后再报销各项费用，长时间出差会造成员工垫付差旅费用数额较大，通过公司共享平台与商旅平台的集成对接，实现差旅费用公司账户统一结算，员工差旅费用由公司公共账户与商旅平台统一结算，解决长期困扰职工的垫资问题。公司账户统一结算可减少票据失真及员工报销票据的丢失情况，并可与商户商谈折扣。
（四）员工报销时不需要把报销票据交到财务报销审核人员手中，通过影像系统统一上传到系统中存档，财务审核人员在审核报销费用时只需要将存档的影像调出来查看，核对票据信息的真实性，发票类票据还可以直接与国家税务部门系统联网查验，减轻财务报销审核人员的工作量。纸质报销票据上传到影像系统后集中存档保存，防止在线下审核过程中反复翻找造成丢失、损坏。
结束语
降低企业的差旅费用支出，并不一定要降低员工的出差标准，通过对员工出差信息的大数据分析，可以制定出适合企业的差旅费用管理办法，并对差旅费管理流程进行优化，提升差旅管理的工作效率，节省差旅管理的人工成本。通过把纸质审批形式改变为线上审批，实现无纸化办公，节省办公费用。通过与商旅平台合作，实现员工出差费用公司账户统一支付，相关票据由商旅平台提供，杜绝了员工弄虚作假的途径，为企业节省差旅费用。信息化手段只是差旅管理的一个工具，合理的利用好这一手段，可以实现员工与企业双赢。企业对差旅费进行优化管理，目的不是减少员工的差旅费用，而是要对差旅费用的不合理支出进行管控，使企业的差旅费用可以合理利用，用尽可能少的差旅费用为企业赢的更大的利益。
参考文献：
[1]李宝华.加强企业差旅费管理方法刍议[J].会计之友，2012，23：23-24.
[2]张美年.互联网时代的企业差旅管理[J].企业改革与管理，2015，13：55-56.
论文作者:姚振国,李博昊
论文发表刊物:《电力设备》2019年第1期
论文发表时间:2019/6/13
标签：差旅论文; 员工论文; 费用论文; 领导论文; 票据论文; 企业论文; 差旅费论文; 《电力设备》2019年第1期论文;