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日本的大学因经费来源渠道不同有公、私立之分。前者又可分为国立大学与公立大学，它们在办学经费由政府负担这点上是共同的，所不同的只是国立由中央政府（文部省）负担，公立由地方政府负担。鉴于此，不同类型的大学在领导体制和决策过程上会有点不同。但由于在其它方面均遵照国家法令及文部省公布的一系列办学基准，因而它们在管理上并无多少根本不同之处。本文无法详述日本大学管理的全部环节，只选取其中有代表性的几点予以介绍，其目的在于拓宽我国高校管理同行的视野，并从中得到启迪和借鉴。
一、“立法”与决策
日本是个法制健全的国家，在大学管理上亦不例外。依法治校不仅仅是宣传口号，而且实实在在地体现在学校的各项具体工作之中。这突出地表现在以下3个方面。
1.决策民主化、科学化
要使治校走上法制轨道，首先就要破除人治恶习，确立法大于权的理念。特别是事关全校大局的规划，是绝对不能靠一两个人说了算的。日本大学中的决策部门是理事会，或称评议员会。理事会决策的形成形式又有两类情况，一类是评议员会直接决策，选举总长（或校长）等，这多发生在国、公立大学；另一类是评议员会为人数众多的议会团体，再由它选举理事会为常设议事决策机构，私立大学多采用这一类。理事会的成员除了本校各局、部、学院、研究所的负责人及教师代表外，还包括校外人士（如政府官员、企业家、社会活动人士）、校友等。私立大学的理事会在理事人数、人员组织、机构设置、决策程序上均要比公立大学复杂得多，但两者的决策过程基本上是一致的，那就是在广大理事或代表充分、深入议论、协商的基础上进行最后表决。表决要求是很严格的：必须在1/2（有的是2/3）以上理事出席的场合下，表决才算合法；表决的结果，一般议案应在1/2以上代表赞同的情况下方为有效，一些重大事件，如学校规划、经费预算、人事安排则必须有2/3以上代表同意方为有效。私立大学中还设有监事来监督理事会的活动。考虑到学校总长、校长因事、因病不能主持工作的情况，理事会预先规定好了常任理事或部局长、学院院长代为履行职责的顺序入选。
公立大学由于受经费来源的牵制，在管理决策中难免或多或少地受到政府的干预，如总长（校长）及重要官员选举后还要受文部省任命等，这是不奇怪的。私立大学就少有这种干预了。
2.依法办事是尊重教育规律的体现
何为尊重教育规律？就是要承认大学这一特殊机构的社会职能分工。办大学是干什么的？大学是传道、授业、解惑的神圣场所，它不同于工厂、行政机关、党派团体。因此，学术自由即成为维系这个知识殿堂存在的必要纽带。为使学术自由不受损害，日本大学认为，一是要实行教授治校，内行领导；二是要依法办学，严格遵守《大学设置基准》的条文。应该说，日本大学中的学术自由还算做得不错的，各种流派之争系正常现象，不同思想观点亦能“百花齐放”，较少受到政府干扰，新闻、出版、结社、集会等活动也不会被约束。
尊重教育规律的另一表现是，教育管理不能固步自封，规则要随时修正，以适应社会发展潮流。日本文部省在1991年公布了《大学设置基准大纲化》，对一些不合时宜的做法进行了修改，删除了不少繁琐的以及过于专业化从而束缚自己手脚的条文，以使大学获得更多的活动空间。例如，即便是国立大学，在招生上亦破除了以全国统考为准的“一刀切”的禁令，扩大了推荐与选拔相结合的新尝试。
3.法规齐全、科学、可行
当今日本的教育法规，已自成一个4层结构的严密体系：(1)《日本国宪法》保障教育发展的大前提；(2)《教育基本法》、《学校教育法》主控方向；(3)文部省颁布了一系列关于各类大学如何管理的法令，如上述的《大学设置基准》、《文部省设置法》、《私立学校法》、《私立学校振兴助成法》、《日本育英会法》等；(4)各大学自己编制的规则规程亦是十分严密的，不仅数量多，而且包含领域广。如笔者在日本进修的创价大学，其规则规程集就有厚厚的一大本，数千页之多，共计312个规则规程，可以说上至学校大政方针，下至教职工的衣食住行，事无巨细均有法可依，有章可循。
其法规的科学性和可行性亦是可圈可点的。兹举数例如下：(1)日本大学教职员的工资福利制度是按职务（称）结合工龄模式发放的，每人对号入座，一切井井有条，不搞突击评比，以减少偶然因素；(2)学校制定的发展规划实事求是，不说空话，能干多少事就干多少事；(3)具体事务管理，不是笼统含糊地定性，而是实行定量管理，如体育文娱设施出租收费，要落实人数，一桌一椅，一天一小时计算租费，上下午和晚上收费标准各不一样，一些易损耗的体育用品如乒乓球、羽毛球、网球等更是讲明要自备；(4)教职员出差期间，要按时间长短打折扣除其相应的奖金；(5)兼任行政职务的教师，根据职务的高低，授课课时有不同的折扣。
二、人员与组织
有了健全的法规，下一步就要有一定的组织机构和人员来保障法规的顺利实施。日本大学的管理实行的是内行领导，又可称为教授治校的模式，其最根本的体现就是在每所学校里，学校一级和各学院均有教授会组织。学校教授会的人选构成是学院院长、研究所所长、中心负责人、每个学院的教师代表两人（当然是教授）。教授会的职权很大，除了教学、科研及教员选聘、提升等基本工作均由教授会讨论而定外，有的还可以选举理事、评议员，选举校长、学院院长，有的甚至还要介入学校财务管理。当然，对大多数学校来说，教授会的工作还是侧重于教学、研究及其有关的人事安排方面。学院教授会由院内教授组成，必要时讲师及其他教师代表也可加入，其主要职责是负责全院教学、学术研究及人员升迁等的安排。日本大学中的绝大多数行政负责人，如校长、部局长等均是教师出身。他们的任职有两种情况：一是从教学、研究工作转向行政，一心一意做好学校管理工作；二是由学院教授兼任。由这些人员来主管学校的行政事务，内行领导或教授治校就有了保证。
日本大学的机构设置与我国高校不一样，一个显著的特点就是实行直线制，从学校到各学院，从事务局到各部、科、室，均实行垂直领导。每一机构均以事设岗，实行首长负责制，这样就避免了多头领导，并减少了扯皮现象的发生。整个学校行政管理的核心是事务局，由它来协调控制各部门。事务局类似于我国大学中扩大的校长办公室，事务局长如同我国大学中的秘书长。事务局下再分设各部、科、室。
各校事务局设置哪些部有所不同，但必不可少的部室有：庶务部（或称事务部，相当于我国的校长办公室）、教务部、学生部、人事部、总务部、就职部、设施部、财务部、国际部、综合规划室等。亦有的大学把学生部独立出来，集中处理有关学生的所有事务。
日本大学行政管理中首长负责制的宗旨，从组织建制上也可充分显示出来。部局人员按局长、部长、课（即科）长、股长、职员来配备。局、部长下还配有一名次长职，似我国的副职或助理，其任务一是辅佐首长处理一些日常事务，另一任务是在局、部长生病或外出不能履职时代行首长职权，这与我国一正多副的组织建制的作用又不完全一样。股下有时因工作需要成立某个专门工作小组，设负责人“主任”一职，此职为不固定职，工作结束，小组撤销，主任也就自动去职。
素质良好、条件合格的人才是事业成功的关键。日本大学在教职员的选聘上，对各级各类人才的素质要求是十分明确和具体的。如在《大学设置基准》中，对不同职务（教授、副教授、讲师）教员的毕业学校、工作年限、任教经历、研究业绩几方面均有明确的条文规定。对研究生院教师的选聘更为严格。如创价大学对研究生院授课教师和指导教师的遴选，在规程上就明确地写着：(1)博士前期授课教师：有教授资历，或有博士学位的副教授，二者均要求在专业领域里有显著的研究业绩；(2)博士前期指导教师：担任博士前期授课教师2年以上（其它业务水平同上，下同）；(3)博士后期授课教师：担任博士前期指导教师3年以上；(4)博士后期指导教师：担任博士后期授课教师3年以上。这样的规定对保证教学质量是必须的，绝非只要找个具有教授职称的人就能胜任。
对职员的选聘同样如此。如按《创价大学职员任免规程》中的规定，仅股长级这一职务对毕业于不同学校的人的年限要求就不一样：大学（指本科）毕业8年以上；短大毕业10年以上；高中毕业12年以上；中学（4年制）毕业15年以上。
对教员的升级考核，一般是对照《大学设置基准》中各级教师的条件，来考核其教课水平和研究业绩。前者通过评估决定，后者观看其发表的研究成果。但事实上日本大学教师的晋升基本上是论资排辈，破格提拔年轻人的事例较为鲜见。日本私立大学联盟对教师职务晋升的年限就是这样规定的：助教满3年或研究生5年课程学习获得博士学位可升为讲师；讲师满2年或助教满5年可升为副教授；副教授满5年可升为教授。
行政职员的升级考核看资格、熬年头的现象更为突出。仍以创价大学为例，各级人员之间的升迁所需工作年限如下：一般办事员升股长需5年以上；股长升副科长、科长需8年或连续工作23年；科长升部长、副部长需8年科长经历；部长升局长或局次长需2年部长任职。日本大学的教职员是以国家公务员的身份受聘的，教员尚且还有学术资格一项指标，行政人员的条件要求就更严格了：(1)懂礼仪；(2)求诚实；(3)努力自尊；(4)重信义。其要求大到坚守原则、临危处事，小到接待客人、传呼电话、言语坐姿等均规定得很具体。
日本大学教职员升迁中的论资排辈现象为什么会这样稳固？是利还是弊？对此众说纷纭，莫衷一是。但有一点是可以作出合理解释的：日本大学教职员的工资待遇采取职务加工龄的做法，工龄指标要比职务强得多；同其它行业比较起来教职员的工资并不算低。有这种安心而稳定的工作，年岁增高待遇亦随着提高，这对按部就班的工作人员在心理上不能不说是一种慰籍。
三、方法与效率
求得高效是开展管理活动的最终目的，而高效率又有赖于正确无误的工作方法，设备、手段的科学化和现代化。除此而外还有更重要的一条，那就是要充分调动管理者——工作人员的积极性。日本的大学在这些方面亦有许多做法是值得我们学习的。
1.开展目标管理
目标管理的反面就是过程管理，二者的不同在于：前者是向管理人员下达明确的管理目标，即做某件事要达到的最终目的，只要达到目的就行，而不管你采取什么手段；后者正好反过来，管理人员必须按照上级设计好的路线和流程进行工作，至于最后是否能百分之百地完成任务，则要看工作过程进展如何。一经比较，泾渭分明，目标管理的奋斗目标明确，管理人员可以本着实事求是的原则，积极创新，集思广益，多种手段并举。我们所看到的日本大学的有关工作任务书，上面写明了任务完成日期，所需条件（如材料、人工、器械），甚或还有进度表，但绝少一定要求你如何去做的字句。再如，教职员出差，均按不同职务人员（如校长、部局长、学院院长、教授、副教授、讲师等）的交通费用、生活补贴、住宿标准一次算清给出差者，至于出差者是否享用自己应享受的待遇，是想潇洒一些还是节省一些，那完全取决于自己。
2.责权利相统一
日本大学中的首长负责制十分明确，一是因为直线制，少有扯皮部门；二是职位安排中无众多副职，责任难以推诿。各级各层分工明确，首长、助理、干事各自的工作职责规定得清清楚楚，随身带上，随时对照。万一出错，逐级检查，这样责任到人，人人忠于职守。应该说，首长的权力是很大的，可以说得上是一人“说了算”，下级服从上级，十分严格。但从另一方面看，首长的责任同样重大，出了差错毫不轻饶。
日本大学教职员较为优裕且稳定的工资待遇，为高薪养廉打下了基础。教师兼任行政职务有岗位津贴，可谓做一份事有一份报酬。但反过来，拿一份钱就要负一份责任，极少有似国内那些拿钱不干事的挂名官员。现以创价大学为例，看看教师兼任不同职务的收入情况（月额，单位万日元）：总长20；校长15；副校长、学院院长7.5；语言中心主任、综合文化部长5.5；研究生院研究科长、部长、图书馆长、学科主任5；研究所长、副部长、研究室主任4；院长助理、研究室副主任3。
3.多方调动积极性
(1)充分利用人力资源。这方面的措施颇多：a.日本大学内除了在编的专职教师外，还有一定数量叫作非常勤的兼职教师，他们可以来自社会，或其它大学、研究所。兼职人员只发给课时津贴，这对学校是个十分经济的办法。b.部分行政职务由教师兼任，精简了行政人员编制。c.公立大学的教师退休后还可以再到私立大学发挥余热，二者退休年龄相差5—6岁，有的私立大学甚至将真正学有专长的专家学者的工作年限延至75—80岁。d.鼓励教师工作之余加班加点，加班的酬金高于平时，如白天加班发平时工资的125%，晚上135%，节假日150%。
(2)政策配套。这体现在多个方面。如上面介绍的教师兼任行政职务，有责权利一致的配套政策；再有，日本大学并不把教师当作学校的私有财产，大学、社会、政府均鼓励教师在学校间相互兼课，这使人才交流、学术繁荣成为可能；还有，教职工在工余时间加班均有酬金发放，使他们加班加点工作成为生活中很自然的一件事情。
(3)在政策制订上充分体现出人情味。毋庸置疑，这个做法大得人心，且为发挥教职员工的积极性创造了前提条件。日本大学在政策制订上十分注重人的因素，这里简述几例。a.教职工遇到婚丧喜庆，会有名目不同的休假日和补助费，如慰问费、医疗补助费、生产（生孩子）费、吊唁费、丧葬费，甚至有欢送人员出国访问的饯行费。日本私立大学联盟就规定了“私立学校教职员共济组合法”中共济金的一些开支项目，有医院疗养费、家庭护理费、高额疗养费、生产费、配偶生产费、丧葬费、家属丧葬费、致伤期间工资、生产期间工资、待业期间工资、吊唁费、家属吊唁费、灾害慰问费等共13项。b.对遭受天灾人祸的学生有不同程度的学费减免。c.对一些无正当理由而错过定期考试的学生，学校并不是对他们一“处”了事（当然要批评教育），而是再给予一次补考机会。d.日本大学的事务办公室多为大房间，一科甚至一部所有人员一起办公，这可以收到信息公开、通力合作之效，从部、科长到办事员一起工作，平等相处，相互关心，使集体焕发出意气风发、其乐融融之感。
4.规范化和求实效
俗话说：没有规矩，不成方圆。随意变更、拿原则作交易、“看菜下饭”的做法是正规管理的大敌。要规范，就要照章办事，千人一策，这样才能走上健康管理的轨道。日本大学的管理因法规健全，任何事情在什么情况下才能做、什么情况下不能做都规定得十分具体，而且这些规定对上起校长，下到一般教职工都一视同仁，因而就能管而不乱。这里亦简单举几例说明之：(1)对因突发原因未能参加学校考试的学生，补考时必须提供有效的证明文件，诸如参加国家各种资格考试和就职面试的须有这些部门的正式文件；参加全国体育大会的要有学生部的证明；生病的须医院医师出具病情诊断书；服丧的要有丧礼状；出交通事故的要有车站出具的证明信；遭受自然灾害的须有当地政府的证明等。(2)转学院、系科必须在学满1年且各类课程达26学分以上才能办理，函授生转正式生亦同样处理。(3)青年教师碰到婚丧喜庆之事，视事情不同休假日也不一样：本人结婚，3日；孩子结婚；2日；妻子生产，2日；父母、配偶、子女死亡，4日；祖父母、配偶父母、兄弟姐妹死亡，3日；家族三代之内有人死亡，2日；本人生产，产前产后各6周（创价大学的情况）。
要想工作求得实效，首先，上述的管理规范化当然是不可或缺的一个重要方面。第二，不耍花枪，不走形式，埋头实干，简化手续。日本大学中对教师出差经费的管理就是个很好的例子。第三，要充分利用设施设备，让其发挥最大的效益。如日本大学中文娱体育设施是全天候开放的；校内计算机联网，资料共享；一些研究所、研究中心为校内外共同利用已经蔚然成风。第四，设备手段的现代化。日本大学在这方面的管理可说是走在世界各国大学的前列。如图书馆目录编排、资料查询、复印等已全部电脑化，省时、快速；学生凭卡自由储蓄、取款、进出食堂和小卖部，安全可靠；行政管理已电讯化，各种情报信息和指挥部署会马上传达到学校的各个角落及每一师生员工。