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文件生命周期理论传入我国后，产生了两种截然对立的观点。一种认为该理论描述的是所有文件呈线性运动的客观规律，同样适用于我国；一种认为该理论不符合我国档案工作实际，不适用于我国。究其产生分歧的主要原因，在于两者审视文件生命周期理论的角度不同，或者说是由观念的差异所造成的。前者从广义的文件观出发，认为应从系统的角度用联系发展的观点去把握文件（从现行文件到历史档案）整个运动过程的客观规律，既要重视文件运动的整体性的系统研究，又要重视文件运动阶段性的个体研究。后者是从我国传统的狭义文件观去审视文件生命周期理论，故而认为文件生命周期理论名不副实，（注：陈作明：《文件生命周期理论探疑》，《浙江档案》1997年第12期。）或者认为“我国没有半现行文件这一概念，也没有设立专门保管半现行文件的机构——文件中心”，（注：王茂跃：《对文件生命周期理论的评价不宜过高》，《档案学研究》1996年第2期。 ）从而得出这一理论不符合我国档案工作实际的结论。
我认为，对于这两种观点应进行理性的分析，到底哪一种观点更为正确呢？客观地认真加以考察，我们在对“文件生命周期理论”的认识中存在着如下六种观念上的误区：
1.认为文件生命周期理论完全是“洋货”，如果采用，即有“崇洋”之嫌。其实，“文件生命周期”这一形象化的概念，虽是最早由西方档案学者提出，并进行了深入的研究，取得了令人瞩目的成就，然而我国学者在“文件生命周期”这个概念传入之前，也早就进行了类似的研究，在一定程度上得出了类似的结论，如曾三同志早在1962年就阐明的有关档案形成与运动规律的理论，（注：国家档案局编：《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211—212页。）与文件生命周期理论就有不少相似之处。而在“文件生命周期”这个概念传入后，我国更有不少档案学者怀着极大的的热情对此作了更为深入的探索，把它提升到理论的高度去研究，对其内容和理论体系作了全面的概括和提炼，并从一定程度上发展了文件生命周期理论。如根据笔者掌握的材料分析，国外虽流行“文件生命周期”这个概念，但原来并无“文件生命周期理论”的提法，是何嘉荪先生在《文件生命周期理论及对我们的启示》（注：载《档案学通讯》1991年第6期和1992年第1期。）一文中首次将其称为理论，并把该理论的基本内涵概括为三点，即从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式。至于陈兆祦先生的文件运动四阶段论、何嘉荪先生的文件运动动力问题（注：何嘉荪、傅荣校《论文件运动的动力源泉与文件价值》，《上海档案》1998年第1 期。）的研究成果等已完全是地道的“国货”。由此可见，文件生命周期理论并非完全是“舶来品”，而是包括中国在内的全世界档案工作者共同的理论财富。
2.认为文件生命周期理论只适用于指导文件中心的实践活动，我国没有文件中心，因而该理论不适用于我国。这是一个最大的观念误区。我们知道，文件中心是二战以后西方国家为了解决文件的“雪崩”问题而建立的一种介于政府机关和档案馆之间的中间性机构。为了对当时的这种新生事物进行解释，诞生了文件运动三阶段论，但是此后“三阶段论”又进一步发展成了文件生命周期理论。作为阐述文件运动规律的科学理论，它已经不仅仅用来解释“文件中心”在特定情况下的合理性，而且能够用来解释文件和档案管理领域中的相关现象。一些学者认为文件中心是文件生命周期理论应用的唯一对象，因而作出了两种错误的逻辑推理，一是认为我国没有文件中心，也就不需要文件生命周期理论，一是认为要在我国运用文件生命周期理论就应该在我国普遍建立文件中心。其实，文件生命周期理论的核心是文件的价值形态及其有规律的变动和转化。文件的价值形态（第一价值和第二价值）在文件从其形成到销毁或者永久保存的完整生命过程中不断发生有规律的变化，第一价值逐渐递减，第二价值逐渐递增，最终实现第一价值向第二价值的转化，从而使文件的运动过程呈现出明显的阶段性，而处在不同阶段的文件由于具有不同的作用和价值，因而需要采用不同的管理原则和方法，这也是文件生命周期理论的真正内涵。可见，文件生命周期理论对于文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象，是普遍适用于世界各国（包括中国）的，是能指导各国档案工作实践的。正如陈兆祦先生在《谈档案学研究面向世界问题》（注：载《兰台世界》1998年第7期。 ）一文中指出的，我国60年代提出的“档案形成规律”理论与外国提出的“文件生命周期理论”并无本质的区别，我国也存在文件生命周期问题。我国没有文件中心，我国各级机关设立的是档案室，但这是一种规定，一种实际做法，并不是具有普遍指导意义的理论。统观全世界档案机构的设置，我们可以发现，文件在产生之后至最后移送档案馆之间普遍地保存在一种过渡性、中间性的机构之中，这可以说是一种具有普遍意义的规律。而这种过渡性、中间性的档案机构，从世界范围来看，有两大类型，一类是各机关单位各自设置一个，一类是许多机关单位合设一个。当然，这两种类型的档案机构各有特点，分别适用于不同的环境条件。因此，不能简单地认为档案室是中国的，文件中心是外国的。档案室外国也有，只是由于语言文字、传统习惯的不同而称为登记室、机关档案馆、文件中心。国外的文件中心既有一个组织设立的（相当于我国的档案室），也有保存几十个单位的文件中心（相当于我国的联合档案室）。
3.认为文件生命周期理论对于文件运动阶段的划分具有唯一性。有些研究者讲到文件生命周期理论对于文件运动阶段的划分，认为只有一种，即“根据文件所起作用的不同，将文件划分为不同的阶段，并分别称为现行文件、半现行文件和非现行文件的”。（注：王茂跃：《档案概念不宜欧美化》，《中国档案》1998年第2期。）然后以此为据， 强调我国并无半现行文件的概念，也没有保存半现行文件的文件中心，从而断定“文件生命周期理论不宜中国化。”（注：王茂跃：《文件生命周期理论不宜中国化》，《山西档案》1997年第6期。）而事实是， 文件运动阶段的具体划分因划分的标准不同而不同，据何嘉荪先生“粗略统计，有十数种之多，划分成二阶段、三阶段、四阶段、六阶段、八阶段……的都有。至于划分运动阶段的标准也有差别：有的根据文件被利用的次数或频率；有的根据文件的保管场所；有的根据文件利用的对象……。”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。）这说明由于研究者观察问题的角度不同， 特别是由于各国文件和档案管理体制的差异，文件运动阶段的划分没有也不可能有统一的划分方法，但反过来也说明了虽然观察的角度、管理的体制有所不同，而文件生命过程及其阶段性却是客观存在的。
4.认为文件生命周期理论描述的文件运动规律是符合每一个具体的个体文件的运动形式的。如果持有这种观点，以此去考察现实生活中的文件运动过程，则会发现，“有的作者将文件生命周期分为制作、现行、暂存和历史四个阶段，这种典型情况只是对机关发文中需归档的文件而言。鉴于档案形成的社会性、构成档案文件类型与种类的多样化，并非所有文件均依次经过这四个阶段。从档案馆馆藏档案的角度看，它们一般需经历这四个阶段，但从文件的角度看，其运动规律并非均需经历这四个阶段。”（注：周玲：《文件生命周期理论的研究应该为我所用》，《档案学通讯》1998年第5期。）这儿， “从文件的角度”实是从“狭义的文件”角度去考察文件运动过程，其实就算用“广义的文件”去考察，我们也会发现这种情况。这说明文件生命周期理论揭示的是文件呈线性运动的过程及规律，它作为文件运动总体的客观描述和科学抽象无疑是极为正确的，但是我们对此也不能作机械的僵化的理解，这正如“档案是真实可靠的”，作为总体描述无疑是正确的，但并不能以此推断“任何档案都是真实可靠的。”因为文件运动的形式并不是单一的，而是多种多样的，针对具体的文件个体（或某些种类的文件）而言，并不是都要一律按部就班地依次经过各个运动阶段，有如人的一生一般要经历儿童、少年、青年、壮年、老年等不同阶段，但并非每一个人的生命历程都是如此，个人的生命有长有短，经历的阶段也会有所不同。更何况有些文件在特殊情况下还会出现“回流”（逆向运动）或“跳跃”的特殊运动形式。（关于文件运动的特殊形式——回流和跳跃，笔者将另文阐述。）
5.认为文件生命周期理论必然要对档案的概念作出规定。文件生命周期理论理所当然要涉及文件的概念，其立论的依据是广义的文件概念，如果用我国传统的狭义文件概念去审视文件生命周期理论，则连理解都会发生困难，更谈不上对此进行研究了。至于对档案概念的界定，并不是文件生命周期理论自身所要解决的问题，或者说并不是该理论的研究内容。因为文件生命周期理论所揭示的文件运动规律，仅涉及文件运动过程中阶段性变化的问题，并没有涉及从哪一阶段开始转化为档案的问题。这个转化为档案的问题，并非文件运动的客观规律，而是对这一客观规律的应用问题。因此，认为我国的档案定义与西方国家档案的概念不同，从而断定文件生命周期理论不适用于我国的观点就有些站不住脚了。
6.认为文件生命周期理论中国化就是照搬照抄西方的东西。我认为，文件生命周期理论不是教条，而是行动的指南，学习它的目的全在于运用。文件生命周期理论中国化也是要把这一理论同我国的实际结合起来，在结合的基础上去丰富它，发展它。如同来源原则一样，各国在运用过程中都结合本国实际有所创新和发展，使其不断丰富和更加完善。但有一点要注意，理论不能迁就实际，不能因为这个理论与我国现在的某些实际不相符合就贬低否认它的指导意义，因为存在的未必都是合理的，对于这种不合理的实际恰恰需要我们运用理论去改造。如果理论与现存实际完全相符，那么这种理论除了用来解释现实以外还有何用？理论不仅需要解释现实，更需要批判现实，即必须批判现实中不合理、不科学的东西，而不是把现实中的一切都认可下来。因此，当我们用文件生命周期理论来考察我国的文书、档案工作现实时，我们可以发现，有些是合理的，应予保留和发展，如我国现存的档案室工作已成为我国档案事业的重要基础，它实已承担了管理半现行文件的任务，没有必要在我国普遍建立文件中心；而有些是不尽合理的，如文书工作、档案工作分别管理的体制，以及在这种体制基础上形成的“档案”概念等，我们是否应该有必要加以相应的调整和改变呢？
总之，要正确理解和认识文件生命周期理论，研究者在充分、全面地掌握已有理论的基础上，注意研究观念的更新是十分重要的。而“从认识的角度讲，从建立在较肤浅的认识基础上的观念转变到建立在较深入层次上的观念，就是观念的更新。”（注：王培智主编：《观念更新论》，广西人民出版社1993年版，第5页，第49页。）