扩展会计电算化功能的策略，本文主要内容关键词为：会计电算化论文,策略论文,功能论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
目前，许多企业已初步实现了会计核算（即财务会计）电算化，它使会计人员解脱了一些手工计算和数据抄写的工作，这种会计电算化系统基本上仅提供原来由手工会计提供的一些传统会计报告，还未能为现代企业经营控制和管理决策及时地提供有用的可靠信息。这就是我国企业会计电算化效率低下效果不显著的普遍现象，也是会计界和会计软件开发商应当着手解决的紧迫问题，解决这一问题的基本途径是扩展会计电算化的功能。笔者认为应从以下几个方面认识、着手这项工作。
一、认清会计电算化系统功能扩展的必备条件
企业扩展会计电算化系统功能的目的是：充分利用计算机能快速提供信息的能力提高会计信息加工的效率，为经营控制和管理决策提供满意的服务。要实现这一系统扩展的目的，企业主持会计电算化工作的领导和有关管理人员必须认清企业应该具备的必要条件：
1.系统扩展所需资金的保障。对一个系统功能的扩充往往需要补充配置和更新一些计算机硬件设备和基础软件系统，还需要增加系统日常运行的费用，如电费、打印纸、色带或墨粉等消耗品，这些都需要资金的支持。因此，企业在做系统功能扩展之前就应当把这类所需的资金纳入企业的年度预算，以保障有充分的资金支持会计电算化系统功能的扩展。
2.系统扩展必备的人才。企业的会计电算化系统功能扩展的程度和在企业经营控制和管理决策发挥如何的作用，关键在于会计电算化的人才。一般地说，一个较大的会计电算化系统的扩展，需要四类的会计电算化人员：会计系统分析师、程序设计人员、会计系统维护人员（主要是软件方面的），系统操作员。会计系统分析师不仅具备软件开发的知识，而且要精通会计、财务、管理专业技术，这类人员是“双精”人才，相当于高级会计师和高级软件工程师的技能的融合，他主持着系统扩展的全部工作和整体设计。程序设计人员可由具备一定的编程经验的计算机软件人员担任，最好也具备一些必要的会计和管理基本知识。会计系统维护人员必需具备计算机软件开发和维护的知识，也应当具备熟悉会计系统的会计和管理基本知识。系统操作人员只要具备计算机的最基本知识和初级会计知识。扩展一个会计系统的效果是好是坏，关键在于担任会计系统分析师的工作胜任的程度。
3.管理工作基本规范化。企业的会计核算电算化系统建立，可能会促进企业管理更加规范化。在对会计核算系统的扩展是增加对经营控制和管理决策的支持，除了对会计核算所需的数据收集的基础工作要规范一些，还特别要强调管理基础工作，它包括，计量规范、标准成本体系、规章制度、数据收集和传递基本程序等。这些工作做得好坏会直接影响会计电算化系统扩展功能的发挥。因为管理基础工作没有做好，就会影响数据收集或传递出错，提供给计算机系统的输入数据就不准确，尽管计算机做出很正确的处理，也很难得到决策有用的信息。
4.企业领导人对系统功能扩展的需求。以前，许多企业领导人对会计电算化系统的需求是被动和疲软的，他们没有考虑到会计电算化系统对企业的经营控制和管理决策有何推动和用处，这种企业的会计电算化系统功能要进一步扩展具有相当的困难。然而，在市场经济发育的条件下，大多数企业的领导人对会计电算化系统所提供的各种服务感兴趣，特别对会计电算化系统扩展成为能支持经营控制和管理决策的需求相当强烈。有了这一前提条件，企业领导人必定会重视这种系统的扩展，在人力、物力、财力方面都会给予直接支持，这样的情况下，会计电算化系统功能扩展的进度如何和发挥作用如何？就完全取决于下面所采取的扩展策略和相应的实施方法。
二、打破旧框框，采用会计电算化系统功能扩展的革新策略
会计电算化系统要从原来的单纯的会计核算进一步开发成为具有支持经营控制和管理决策的高级信息系统，所涉及的策略是多方面的。但最根本的系统扩展策略性原则是在以下三个根本问题上有所突破。
1.打破以企业管理现状为基本需求，采用以会计、理财、经营管理的先进技术和方法导出的新颖需求作为会计电算化系统扩展的基本要求。会计电算化系统开发的传统原则是非常强调系统用户的需求，要求系统开发或扩展的会计软件应当适应用户企业的管理现状的需要。以这种方式扩展的会计电算化系统只是简单地把原来会计系统模式和管理模式做一个简单移植，在提高企业的经营控制方面没有多大的提高，由于扩展的系统没有很大的创新，经营管理水平也就很难得到提高。众所周知，我国企业管理水平低，劳动生产率低下，会计信息系统效率低（即不能为管理提供必要的、及时的控制反馈信息和决策有用的信息），会计人员和经营管理人员素质不高，这是我国企业界普遍存在的严峻问题。为了尽快提高企业会计人员和管理人员的水平，必须采用先进的管理技术融合到计算机技术中，开发出先进的会计电算化系统，这样才能促进会计人员和管理人员知识尽快更新以适应现代市场竞争的要求，也是改善落后的会计系统和企业管理水平的根本出路。如果扩展的会计电算化系统是按落后的会计系统和管理模式为基本依据，扩展后的会计电算化系统也是一个畸形的系统，即使装备有先进的计算机设备，但因采用低水平应用软件，就无法利用计算机系统来促进管理水平的提高。因此，应当强调以先进的会计、财务、经营管理技术和方法来扩展会计电算化系统，同时要求企业的会计、财务和其他管理人员要熟悉新的技术和方法，这样才能达到利用先进的计算机技术来提高企业会计、理财和经营管理的水平。
国外较成熟和先进的管理、会计商品化软件一般都是按照国际先进的适用管理方法和技术的共性进行开发而成。国外的中小企业一般是选购这类的先进软件适当地进行扩展开发，形成企业本身需要的有特色的先进会计、管理软件。国外的大企业一般都是以自己的独特集团公司经营优势和先进的管理技术和经验开发和扩展会计信息系统和管理系统。目前，我国会计商品化软件或企业本身开发的会计电算化系统的功能基本上都是集中在财务会计方面，因此，要把原有的会计电算化系统的扩展，一般可采用与软件开发单位协作，或企业自己有力量可自己组织会计电算化系统扩展开发。根据先进的会计电算化经验，会计电算化系统的扩展应当采用国际先进的会计、理财和经营管理方法和技术，同时对会计、财务、管理人员进行管理先进技术的培训，并在使用中不断提高和完善，这样可给会计、财务及其他管理人员造成一种必要的压力并迫使他们去改变落后的管理现状，真正达到利用先进管理技术的目的。
2.废弃以计算机技术为主的策略，强调会计、理财、经营管理等先进管理技术为主，并与计算机技术良好地融合。会计软件的功能是否适应先进的企业管理的需要，其关键技术在于开发人对会计、理财和经营管理方法和技术掌握的程度，如果会计软件开发人员对现代财会理论和实务知识比较少，则基于这样的会计软件的会计电算化系统就很难收到预期的效果，也难于对这样的系统进行扩展。
鉴于上述的情况和会计电算化系统是企业的核心信息系统，因此会计系统的扩展就应当强调会计、理财、经营管理等先进技术为主导，并与计算机技术良好地融合。国外企业常把会计电算化系统与新管理技术溶为一体。因此，在扩展会计电算化系统，应当考虑整个企业信息系统的整体性，系统的扩展不能单纯从会计或企业某单项管理业务或某业务子系统的目标出发，应当从不同的管理职能之间的内在联系和规律，延伸会计数据的概念，尽可能利用国外的先进经验，以便拓展会计电算化系统能适应于经营控制和管理决策支持。
3.改进以计算机人员为主的习惯，主张以财会人员为会计系统扩展的主导作用。传统的会计电算化系统的开发和扩展一般是以计算机专业人员为主，会计领导人和有关的经理人员很少去关心会计系统的开发和扩展工作。从目前已实行会计电算化的企业来看，若是单纯外购的商品化软件或是由企业自身的计算机专业人员开发的会计电算化系统，其实际的运行效率和效果都不令人满意。对许多企业已实行会计电算化的情况调查可归纳出这样的结论：没有会计人员和管理人员参与开发和扩展的会计系统一定是很难发挥经营控制和管理决策支持的作用，因而也就是一个失败的系统。
扩展后的会计电算化系统应当及时地为各管理人员提供动态管理控制的所需的信息，这些信息相当部分（大约80%）是可由手工会计提供的（但有些信息在手工会计下无法提供），其余部分是由于应用了计算机可收集处理一些原来未归入会计处理的数据，如宏观经济的指标，市场上竞争者的产品销售情况等重要的信息，对支持企业高层经理的决策是很有用的，但这些信息又应当与本企业的会计信息结合使用才能发挥正常的作用。会计在企业中掌握着绝大部分的重要经济信息又通晓这些信息的分析和利用，因此，会计尤其会计部负责人在企业管理中是充当经济信息专家和决策参谋的角色。从而，在会计电算化系统功能的扩展中，计算机专业人员是无法替代企业会计的地位，所以，会计部门的负责人应当成为会计电算化系统开发或扩展实施的第一领导人。
会计人员要成为会计系统开发或扩展的领导人，就要求他们不但要精通会计、理财和管理技术，而且还应当认真学习适用的计算机基础知识和软件开发技术，深入了解如何将计算机技术与会计、理财、经营管理技术有机地融合于一体的方法。
三、与革新策略相配套的系统扩展实施方法
对大中型企业来说，会计电算化系统功能的扩展是一件紧迫的任务。要系统扩展顺利地实现提高会计系统的效率——为经营控制和管理决策提供及时可靠的信息，促进企业管理水平和经济效益提高，会计系统扩展的革新策略是必不可少的指导思想，然而，系统扩展还必须遵循一套与革新策略相配套的实施步骤和方法。由于篇幅所限，在下面仅对比较关键的实施方法作阐述：
1.明确扩展的目标。系统扩展的目标是：扩展后的系统必须能大大改进企业的会计信息在经营控制和管理决策的作用，提高企业管理水平，促进企业管理体制改革，增强市场竞争能力，提高经济效益。原会计电算化系统一般是一个仅着眼于减轻会计人员的劳动强度的“财务会计报表系统”，怎样扩充这比较简单的系统功能才能达到预期的扩展目标。下面从三方面作简要的回答：（1）采用网络联机系统， 所有的数据从经营管理的现场适时收集，从生产、销售、经营管理及时收集所需的原始数据，使扩展后的会计电算化系统可及时处理和反映车间、科室、班组一层的信息和业绩，并及时反馈给生产经营管理的第一线，改进第一线管理水平和提高基层经营业绩。（2 ）实现会计反映和经营控制一体化，强调扩充经营控制的功能。会计电算化系统具有对经营控制的功能多少，已成为衡量会计系统水平高低的一种重要尺度。会计电算化系统的经营控制是通过实时收集必要的数据、并及时地按经营管理的要求做处理，再用以处理好的信息去控制整个经营过程，以实现整体经营优化。（3）实现会计、财务、生产、销售集成化系统。 现代企业有一个显著的特征是从产品开发研究、生产制造和产品销售到理财活动应当以会计电算化系统联成一个有机体。国际上工业发达的国家相继出现管理集成化系统，诸如 CIM系统（Computer Integrated Manuf acturing System计算机集成制造系统）和 BPCS （ Business Planning
and Controling System企业计划与控制系统）等，从这些集成化系统的使用情况来看，如果企业再以各生产和经营部门独立建立信息系统是一种不明智的做法，根据企业的核心信息系统是会计电算化系统，也应该是企业最早实现电算化的系统，因此，企业要建立集成化信息系统应当以会计电算化系统为基础的扩展而成，这样可收到更好的经济效果。
2.注重系统分析，系统扩展按统一规划进行。会计电算化系统的扩展就是为经营控制和管理决策提供及时而可靠的信息，帮助各职能部门、车间、班组、销售机构更好地完成各项管理工作。因此，在做系统分析时应当明确企业的各主要经营控制和管理活动，清晰地掌握这些控制和管理活动所需的数据或信息的产生——处理——应用的流程，并了解这些控制和管理活动与企业的策略性目标和财务目标的关系。要掌握控制和管理活动的流程以及它们与企业目标的关系，必须对要扩展的系统作全面调查研究和系统分析（请参考[1]）， 从而得到会计电算化扩展系统的整体概貌和规划。然而从这样整体规划划分子系统和模块，使整个扩展的系统细节不会偏离整体设计的目标，同时也避免各个控制和经营管理活动各部门分别建立自身的信息系统而造成数据管理混乱、资源浪费、功能重复，便于建立一个优化的综合的会计电算化信息系统。所以，注重电算化系统扩展的系统分析，自上而下建立具体的规划和协调，才能将会计电算化系统按预定目标进行扩展。
3.选择适用的设计技术。如果企业的规模是大中型，会计系统扩展是强化控制和管理决策支持的功能，这样的系统是一个很复杂而庞大的信息系统。因此，在系统结构设计上应当选择流行的模块化、标准化、网络化技术；在代码、数据结构设计采用标准化统一化格式；在人机界面设计方面，采用联机在线帮助，在数据录入、查询、修改等功能下，均可得到明确的帮助和提示信息，在有限的屏幕中，给出多窗口的信息，处理运行时，连续给出处理和操作的提示信息，使系统有较好的透明度；在系统设计的计算机语言和数据库管理系统应当使系统既具有联网实时处理又具有单机批处理的灵活性；在系统数据和信息的安全和保密性设计上采用各子系统和重要数据加密和规定必要的使用权限口令，并采用自动备份重要数据的措施，以确保系统和数据的安全。
4.加强系统扩展的管理控制，充分调动系统开发人员的积极性。在进行会计系统扩展，企业应当建立相应的领导小组。企业有关领导人和财会部门负责人应积极参与会计电算化系统扩展过程的领导工作，协调和鼓励会计人员和各层管理人员积极为会计系统扩展出谋献策。系统扩展领导小组主要是领导和评价系统扩展的各项工作。开发或扩展一个系统是一项非常复杂的工作，要把这种复杂工作分若干阶段，领导小组应当按阶段进行监督检查和评价，奖优惩劣，调动开发人员的积极性和创造性。在评价系统的同时应善于发现问题和错误，要及时对存在的问题作出解决的办法，并及时纠正错误。
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