王婧
哈尔滨市南岗区个体卫生工作者协会
摘要：浅谈档案的"双套制"管理模式
关键词：浅谈档案的"双套制"管理模式
早在20世纪80年代末，档案学界就开始对"双套制"管理模式进行了讨论，进入90年代，随着现代化办公模式（OA系统）的发展普及、缩微技术的应用以及当前在对传统纸质档案逐渐数字化的过程中产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，针对同一内容存在两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题即档案双套制管理问题就愈发引起热议。
社会的不断进步与发展，使得电子文件的大量产生成为必然的结果，电子文件作为档案保存也是势在必行。由于电子文件自身的缺陷，使其不能成为单一的档案存储形式，因此，双套制就成为了档案保存模式的必然选择。
电子文件固有的、"天生"的缺陷，限制了它目前成为唯一归档文件形式的可行性。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽然具有体积孝信息量大、检索迅捷等优势，但其缺陷也很明显。它不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，将无法识别。非人工识读性使得人们难以把握和有效地管理电子文件，电子文件对计算机软硬件设备的依赖性也使人们在管理电子文件时不得不依赖于计算机软硬件设备的可靠性，从而降低了以往人们对文件真实性和完整性的控制程度。信息的易更改性及可转载性会引发电子文件变异失真乃至全部损毁的风险，削弱了电子档案的原始性和证据价值，严重影响了档案的凭证作用，这也是电子档案无法拥有其法律效力的主要原因。存储载体的不稳定性和更新换代导致的难以读取等问题，使电子文件的长期可读取和有效利用受到了影响。在信息技术不断发展中，计算机病毒的出现，使得电子文件受到很大的威胁，病毒潜伏在计算机和电子文件载体上，不仅能使电子文件信息丢失,还可能损坏电脑硬件。这一切导致了现阶段电子文件难以独立存在和全部取代纸质文件而走向"无纸办公"。
纸质档案虽然具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但其信息容量孝占据空间大、管理检索不便的弱点，使其难以适应不断进步发展的现代化信息社会。
缩微品档案也有其局限性：设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般基层档案室难以达到其所要求的温湿度标准。从实际应用情况看，缩微设备利用率普遍不高，而且操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
纸质文件与电子文件或其他载体形式的文件各具优劣，不宜相互取代，而应互为补充，扬长避短。从目前情况来看，唯有实行"双套制"归档，才能避免各自缺点而无法满足档案的凭证性需求，同时又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求人群。
二
1.前端控制。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在对电子文件整个生命周期进行全程管理的过程中并强化指导思想,即"前端控制"。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。针对电子文件"稍纵即逝"的特点,将防止失误、控制差错的最佳时机放在所有能出现失误和差错的环节之前，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程,可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏,是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。
2.多套备份。使用电脑最关键的问题有三个:第一是备份,第二是备份,第三还是备份。可以说,会不会备份是能力问题,而肯不肯备份是态度问题。作为保存电子文件的系统而言,备份是电子文件的副本。备份中的一份需要封存,一般只用于与其他拷贝件校正之用,以维护其原始性和真实性,其他则可以对外使用。
3.及时"转移"。电子文件的媒介不稳定性及机读系统软硬件的更新换代,使电子文件失去了"原件"概念；及时拷贝是必需的,甚至不时地需要变换格式。因而，电子文件的内容会与其载体相对脱离,永久保存的将是其内容。为此,建立严格、规范的文体内容的"转移"制度十分必要,以便通过这种制度认定新文本的法律价值。
4.确保安全。首先, 要定期更新保密手段,以确保日常保存和流通的文件安全。其次，对于精通计算机和通信技术的专业人员而言,口令保护、软件加密及至硬件加密等任何保密措施都是徒然的。非法访问或恶意攻击电脑系统的事件层出不穷,为此，电子文件系统有无严厉的遏制并追究非法访问者的手段,将是确保电子文件安全的重要保证。再次，计算机病毒无孔不入,防毒和杀毒成为保证电子文件安全的重要方面。
5.规范管理。一方面，建立和完善管理人员资格审查制度。要求档案文件管理人员必须具备良好的思想品质、端正的工作态度、积极的专业精神以及较强的工作能力。对审查结果不合格的管理人员应当予以调离或者重新培训；对于审查结果合格的管理人员应予以加强性培训以进一步提高其业务素质，减少工作失误。另一方面，建立健全权限管理制度。档案文件管理人员应做好本环节工作并且做好与相邻环节的衔接工作，但不干涉相邻环节及其他环节的工作。该项管理制度的建立健全必须以规范的各环节管理制度为前提，只有当电子文件收集积累、鉴定检验、归档保存等环节的管理制度得以完善，才能按照这些规范的制度科学地制定每位管理人员的职责管理范围和权限，通过一定的技术手段监控管理人员正确行使权限，防止越权行为，从而维护电子文件的真实性。
三
现在所产生的电子文件管理模式都存在一些瑕疵，完善电子文件管理模式的路程还在继续。国外的电子文件管理模式也在不断地摸索与改进中，以求得更加完善的管理模式。在我国，大多是借鉴国外的研究成果，国情不同导致外来的管理模式并非完全适合我国对电子文件的管理要求。这就需要档案工作人员，应积极参与到电子文件管理模式的研究中，以得到适合我国的发展要求的管理模式。
论文作者:王婧
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第21期
论文发表时间:2019/11/26
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