摘要：随着科学技术的不断发展，计算机在档案管理工作中得到广泛应用，电子文件也随之大量涌现。搞好档案的现代化管理，对推进新时期档案事业发展具有重要意义。概述了我国目前实现现代化档案管理的现状和存在的问题，提出了一些有利于现代化档案管理工作高效发展的措施。
关键词：档案；管理；现代化
0.引言
目前，大多数企事业单位都进行了档案管理工作改革，并且也取得了一定的进步和发展，在企事业单位采取档案现代化管理的过程中，有一定的成效。但是，在改革的过程中仍然遗留或者新出现了一些新的问题，这些问题的出现或多或少对企事业单位档案管理的现代化发展造成了一定的影响，需要采取一定的措施进行改变。
1.档案管理现代化的含义
档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。档案管理实现计算机管理，已经成为档案管理现代化的重要途径和手段，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念，是变化发展的，与动态的管理需求相适应、相统一。
2.档案管理现代化存在的问题
2.1档案管理的现代化水平不高
随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作的技术手段也在不断更新，虽然其他各方面工作都已经逐渐步入了信息化及现代化的阶段，但是大多数的档案管理工作还是靠手工操作完成的。现代化的技术手段在档案管理方面效率很高，而且还能降低档案管理工作的难度，增强档案管理工作的质量和效率。相反，如果档案管理工作的现代化水平低下，就会增强工作的难度。
2.2设备不配套
据调查，各行业系统内使用的微机、四通打字机型号不一、规格各异，致使软件不能互用，微机文件与打字机文件不能相互转换，影响了文件的永久性保存与完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。目前，很多单位的业务部门都实行了计算机管理，但是档案部门的计算机管理目前还只限于文书档案，而且储存的只是文书目录，因此，设备的不统一制约着档案管理现代化的进程。
2.3缺乏现代化的档案管理人才
实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段。
2.4档案标准化、规范化工作有待提高
档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。
3.实现档案管理现代化的措施
3.1推行档案管理的信息化
随着信息化的不断发展，档案管理的信息化已经成为必然的趋势，而且档案管理的电子化以及网络化，可以大大地提高档案管理的工作效率和工作质量，同时还能减轻工作人员的负担，提升管理工作的整体质量和效率。为此，档案管理人员要不断提升自身素质，学习先进的档案管理办法和思路，最大程度的保护好档案，为广大的员工服务。
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3.2完善硬件设备，实现各行业档案信息互接
在硬件设备方面，如打印机、文件传输器、接收器、微机等设备实现型号的统一化管理，避免出现，信息传输接受不匹配的问题。各行业应当配备齐全的硬件设备，特别是在档案管理的管理计算机方面，应当配备比较现代化的，高技术的现代计算机设备，及时的进行计算机的更新换代，在计算机软件方面，也应当充分的实现计算机软件的防护和更新，做好档案存储的安全防护，防止计算机病毒的入侵带来的文件毁损灭失风险。计算机档案管理的操作应当严密，非专业人士和特定的管理人员，不得接触档案管理计算机设备，在档案管理中也应当做好相应的信息备份工作，在每隔一段工作时间进行相应的核查工作，防止文件被损坏。在档案管理工作中，还应当做好档案管理工作的综合体化趋势，将档案管理现代化纳入到机关办公室自动化的信息管理系统，与办公系统实现对接，方便系统办公和档案的电动。这样做可以很好的实现信息输出和输入的相互切换，使得档案管理工作的过渡变得平和。
3.3加强对人才的培养
档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
3.4重视档案管理的标准化
为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。
4.档案运用计算机管理的必要性
由于各单位业务迅猛发展，每年会产生大量的业务资料，这些资料对指导经济建设具有重要的作用，因而是一笔宝贵的财富，需要我们对这些资料进行很好的保护和利用。但是传统的档案管理方式已远远不能适应业务档案发展的需要，手工劳作劳动强度大，工作效率低。另外，传统检索手段的局限性，使各种信息不能有机地联结在一起，不利于档案的保管利用。因此，为减轻劳动强度，提高工作效率，有效地开发利用各种档案，必须应用现代化的管理工具——电子计算机。电子计算机主要有五个特点：运算速度快，精确度高，储存能力强，具有一定的逻辑判断能力，能自动进行运算。目前，很多单位已初步运用计算机管理文书档案，从应用的程序软件看，应用计算机管理档案，主要有以下几个优点：
4.1自动检索。档案著录后，计算机可以从多种途径进行检索，自动地在存储的档案信息中找出所需要的各种档案信息，及时准确地为利用者服务。其特点是快速、准确。
4.2自动编目。将需著录的档案资料输入计算机后，计算机对储存在软盘上的档案信息自动进行信息管理，然后按不同要求编制各种目录，其特点是效率高，质量好。
4.3自动统计。计算机以它极强的运算能力，对档案的数量、利用情况进行全方位、系统的存储和统计，从而提供准确的信息资料。其特点是：全面、系统。
5.结束语
综上所述，随着档案工作设备的现代化和管理的科学化，我们不仅要建立一支既有较高的政治素养和积极进取的精神，又懂电子信息技术的基本理论和技能，并能熟练操作且在档案专业有较深的造诣的现代化科技知识和业务知识的档案专业队伍。而且在未来漫长的时间里，档案管理现代化核心内容都将是对档案资源信息的建设，这一目标将不断推动着档案管理现代化的发展。因此，档案管理工作要实现现代化还需要我们不断的探索分析，在实践中总结经验。
参考文献：
[1] 刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）
[2] 童亚芬.现代档案管理人员群体结构模式及优化策略[J].宁波大学学报，2003（2）
[3] 李佼佼．高校图书馆读者培训模式探索——天津农学院图书馆为例[J] ．农业图书情报学刊，2014，（６）：124～127
论文作者:贾晓龙
论文发表刊物:《基层建设》2016年17期
论文发表时间:2016/11/23
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 计算机论文; 工作论文; 设备论文; 信息论文; 《基层建设》2016年17期论文;