科研档案管理要适应创新环境，本文主要内容关键词为：档案管理论文,科研论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着国家科研机构管理体制改革方案的实施，科研档案的管理方式将要发生怎样变化？其中一个突出问题就是现有科研档案管理中的一些运作制度已不能适应服务于科研机构走科技产业化道路的需要，转化成果的科技材料收集难、质量差。尤其值得注意的是，不少单位在机构调整中削弱了科研档案工作，没有确立在依靠人力资源的同时，挖掘档案信息资源来促进科技成果转化，推进单位新的管理体制和运行机制的建立。有的单位在利益的追求上存在短期行为，在档案的管理上亦步亦趋，甚至看见哪项成果赚钱就重视那项成果档案的管理，这些均不利于科技的发展，也不利于研究所的发展。在创新的环境中，科技管理工作的变化必将带来档案管理工作方式的变化。
1.管理模式变化。长期以来，与计划经济相适应，科研机构形成的是独立于经济体系之外的科技体系。在标准的计划体制下，科研单位从国家获得所需的一切运转费用，其职责是单纯从事研究与开发项目，课题由国家计划安排，科研机构和人员不必计较研究成果的投入与产出，以及市场前景，等等。随着科研体制改革的实施，研究、开发活动已变成市场行为。他们所承担的课题来源严格按技术合同制执行，国家下达项目也实行面向社会公开招标和签订承包合同的办法。他们基本收入的主要来源，是通过承包国家计划项目、接受委托研究、转让技术成果、合作开发、咨询服务等方式，在为社会创造经济效益的过程中获得。据统计，目前我国科研机构的年收入中，28%属国家拨款的事业费，其他经费通过争取国家项目、承接横向科研任务、科技成果转化、开展科技服务等获得；产业科研机构年收入中，仅10%—20%来自国家每年的正常事业费，其余绝大部分由科研单位自身创造和积累。研究所从国家拨款转为国家部分拨款或自筹资金，部分科研机构向企业化转制，还有，研究所与企业实施科技合作，共建技术中心等。研究所的管理工作范围不仅仅局限于本单位的科研工作，而逐步扩大到与企业、与外单位合作工作的管理。为此，科技管理方式、手段将随着研究机构的转轨、转制而改变，档案工作职责和管理方式也将发生变化，应采取开放型、外向型的管理模式。除知识产权保护范围内的科研档案外，其余科研档案均应配合科技的产业化，推行与外界交流、共同建档（指科技产业化的合作方）、有偿共用（档案作为无形资产作价转让、交易等）、有偿服务的管理方式。
2、收集方法的变化。在科研机构改革中， 新的研究模式是科研机构、高等院校与企业相结合，研究开发与生产相结合。在我国5000多个独立核算的科研单位（不包括高校和企业内部的研究机构）中，有4000多个技术开发型科研院所将要转变成科技型企业，改编成为发展高技术产业的主力军，进入市场。特别是实施“产学研联合工程”以来，企业、高校、科研院所的科技合作开始向全方位、多模式、深层次、规范化方向发展。每年参与产学研合作的企业10 多万家， 高等院校和科研院所8000多个，合作开发或转让成果17万项，先后共建研究开发机构或经济实体5800多个，如：中科院化学研究所与海尔集团成功合作，共建“工程塑料国家工程研究中心”，中科院沈阳自动化研究所与沈阳市火炬高新技术产业开发中心等联合组建“新松机器人自动化股份有限公司”，等等。类似的合作、共建模式给科研单位形成了新的科研、管理模式，对科研档案的收集方法提出了新的要求，即从收集本单位为主转向“以项目为单元”的收集方式（不论单位多少，只追求某个项目档案的完整性、准确性）。一般情况下，研究阶段的科研档案在研究所，按科研程序和归档制度能做好收集工作。而开发（包括共同开发）阶段的科研材料除研究所自行开发的项目外，有的属于合作双方共有（研究所配技术股，合作对方提供资金予以开发研究的项目，新的成果权双方共享），有的属于合作方（合作对方出资买断成果权）。对这类科技材料的收集，若只采用现行的收集方法，很难收齐，应有联合建档的收集方法及管理制度。
随着科研机构改革的不断深入，科研档案管理工作如何适应这种创新环境，已越来越显得重要、紧迫，从现状看，存在的主要问题有：
1.科技档案机构转制不到位。由于历史和科技管理体制的原因，我国的科技档案管理机构（主要指科研院所）的投入力量不仅比较薄弱，而且机构设置也不够合理，不少研究单位不注重抓健全制度，不研究如何抓好档案信息资源的开发利用工作，而只满足于成立综合档案室，科技管理部门的指导与监督功能逐步削弱。科研档案管理部门与科技转化部门的联系不断疏远，产生了新的隔阂，影响了科技成果转化与档案开发利用的有机结合。
2.档案资源开发缺乏配套措施，创新无力。我国已制订了一系列有利于档案资源开发的政策、措施，但由于多年来不太重视有效措施的落实工作，致使科研档案信息资源的开发利用工作缺乏支撑手段。至今不少单位的科档管理人员还介入（或协助介入）不了科技产业化工作，无法及时向科技产业化部门提供第一手具有研究、开发价值的科技材料，科档管理部门配合科技人员参与科技开发、市场交易的工作局面难以形成，难以向信息资源开发的深度和广度发展，科档管理工作难以适应单位转制的需要。
3.科档人员的创新意识和能力较弱。科档管理人员的创新意识差及知识“渊”而不“博”，缺乏批判性和创造性的思维意识与能力，直接影响了科档管理手段的创新和科档信息资源开发的市场适应性，出现低水平和机械地仿制他人做法的现象。再者，由于科档管理人员专业面、知识面显得太窄，尤其是接受管理方面的知识教育与训练少，也就很难提高档案信息资源开发利用的水平，很难适应和满足现代市场经济发展的需要。
在科技产业化活动中，通过档案部门的共同努力，更使科研档案发挥着不可替代的作用。如中科院大连化学物理研究所利用积累的档案材料，1996年与南京红太阳集团共同开发了甲氰菊脂、DV菊酸甲脂、溴氰菊脂、三氟氯氰菊脂等4 个高科技项目，产品投放市场后，1998年总产值达9946万元，销售额达9616万元，成为南京市的拳头产品。上海昆虫研究所根据市场需求，挖掘档案信息资源，与东台农药厂研究开发了防治棉铃虫的25%甲对氯乳油新农药，将通过省级新产品鉴定。南京理工大学利用档案挖掘开发数年前研制成功的二氧化氯发生器，与企业合作后产品畅销20多个省市，成为“香饽饽”。广州有色金属研究院注重科研积累，档案部门重视抓科研项目与市场需求的关联度，促成果转化，现已研究开发出耐磨、耐热、耐蚀材料九大系列50多个品种，实现了耐磨材料技术的产业化，其中新型高铬镍耐热耐磨合金材料及其喷火嘴和篱条的研制经济效益总额达到5000余万元，铬硅耐磨铸铁磨球和铬钼铌耐磨铸钢衬板经济效益总额达1.5 亿元，等等。
在创新环境下，如何做好科技档案工作，建立适应创新环境的法规、制度，让科档管理工作尽快采用市场机制进行运作，发挥作用，现提出两点建议：
1.建立与机构改革相适应的科档管理模式。要改革原有的科档内部管理制度，建立“市场—科档—市场”的开拓式运行模式，使“行政行为管理”与“市场行为管理”相结合，为共建、共管机构尽快建立“现代企业型科档管理制度”，拓宽现行科档管理制度中的收集方法。首先，要增强科技转化活动以及科技合作（含合作开发）活动中形成的档案的收集工作，特别是重视做好科研开发阶段原始档案的收集工作。其次，是将市场管理机制注入科档管理机制，营造科档管理与技术转化互为一体的好环境，尽快在管理、组织形式、评价体系等方面建立激励机制，实现科档的管理工作真正成为生产要素参与分配，让库房保管的档案与科研相结合，真正为我国经济建设和科学技术发展服务。
2.调动档案管理人员积极性。从现状看，档案管理创新的关键是观念的转变，就是要将管理的重点放在对人的能力的开发、积极性的调动、创造性的激发上。往往关键的档案管理人员是社会的稀有资源，其作用具有不可交换性。在管理机制上，要能“按照既有自我激励又有自我约束的机制来运行”，使档案管理人员总能得到一个正确的、奋发向上的信息。如美国硅谷的股票期权经验就是鼓励公司人员尽可能地将公司的股值提高，以使个人获得尽可能大的利益。目前机械性、被动性的科技管理制度，使得档案管理人员的创新的范围有限。随着科研机构转制、转轨，管理上还没有现成的管理方法能适应当前的市场经济，要注重调动广大档案管理人员的创造性、主动性、积极性，充分发挥他们的聪明才智，敢于让有创新成就的科档管理人员得到较大的社会回报，实现科档管理人员紧紧围绕技术转化需求，走进市场，找准位置。