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摘要：随着经济的发展，企业档案管理工作在企业的发展中起着越来越重要的作用。大数据时代下，为了提升企业档案管理水平，需要加强档案管理的信息化建设。本文对企业档案管理信息化建设问题及创新思路进行探讨。
关键词：企业档案管理；信息化建设；创新思路
1企业档案管理信息化建设的意义
1.1便于档案的存储与检索
所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理。通过档案信息化管理，企业可以将档案原件扫描到计算机，以电子文件的方式分类、管理和保存，并利用计算机设置目录、关键词等指令，迅速检索出所需要的档案信息，实现档案资料的及时查询与检索。
1.2提高企业的核心竞争力
要想推进企业档案管理信息化，就要通过企业内部网络实现档案管理的标准化、交互性，打破以往各自为战的局面。通过档案信息标准化著录工作，可建立目录级数据库，对部分档案进行档案原件的计算机扫描，从而形成比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员可发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发和制造的产品推向市场。不同企业之间可通过公共档案信息共享改变以往的竞争关系，变为竞争合作式的双赢关系，从而扩大企业资源优化配置的范围，降低风险，提高企业的竞争力。
1.3有利于工作效率的提高
企业档案管理工作非常复杂，传统的档案管理模式过于繁琐，需要耗费大量时间和精力来进行档案的收集、整理和目录的制作，且容易造成一些错误，不仅工作量大，效率还低。通过档案信息化管理，可实现档案管理网络化、规范化、自动化，数据一次录入可以多次利用，并可便捷地进行例如各种数据的统计、各种报表的打印以及借阅登记等，从而将档案人员从繁杂的工作中抽离出来，降低了劳动强度，减少了人力与时间的浪费，提高了工作效率。
2企业档案管理信息化建设存在的问题
2.1档案信息化管理制度不完善
企业在进行档案信息化建设时没有意识到管理制度的重要性，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至来带不可弥补的损失。
2.2对企业档案管理工作的认识不到位
长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。
2.3档案信息化软硬件设施配套率不高
许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。比如企业没有购进或者建立自己的档案数字化系统、计算机设备维护不及时、管理系统安全度较差等问题，为企业的发展带来巨大风险。
2.4忽视了数据及系统的安全性和保密性
在激烈的市场竞争中，信息具有很高的价值，信息安全面临严峻挑战。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案信息化建设在享受信息技术提供的便捷服务的同时，也承担着一定的安全风险。如随意在档案网站上发布信息，对已发布的信息缺少严格的审查和管理，随意对记录进行修改与增添而不进行数据备份，很容易造成信息泄密，特别是存储于网络的档案信息，很容易因病毒的侵袭而发生严重损毁。而很多企业只注重信息资源的建设，忽视了安全保障措施的建设与投入，使得档案信息的安全和保密受到严重威胁。
2.5档案管理工作人员缺乏专业性
我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平较低，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性。因此档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。
3加强企业档案管理信息化建设的创新思路
3.1创新档案管理信息化理念
档案管理信息化的建设必须先要促进相关理念的创新，以理念的更新来推动实践的发展，首先，树立大局观念，将以人为本、服务先行作为档案工作的重要目标，其次，促进理念的改革、开放，在新的发展形势之下，创新档案管理信息化建设的内容，让其真正地做到与时俱进。具体来说，企业应该要通过组织培训等方式来切实加强员工对档案管理工作的重视，提升相关工作人员的专业能力与素养。
3.2制定档案信息化管理准则
首先，从企业实际状况出发，使准则适应本企业档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。其次，明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。第三，要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。
3.3加强档案信息化基础设施建设
在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对计算机硬件也有了一定的要求。企业需要对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查，从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。在档案管理方面，可运用计算机进行档案的收集、整理和编制检索工具、内容介绍和档案目录，还可用于档案库房的管理。此外，还可用于特殊的档案工作项目，使各项工作网络化，以达到资源共享的目的。
3.4创新档案管理信息化技术
构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。
3.5构建档案管理信息化安全系统
确保信息安全是档案管理的重要职责。企业要重视信息的存储安全，利用数据加密、认证访问权限、防写等技术保护信息的安全，通过网络监控、新型防火墙等技术加强系统的防护，以免系统受到外来因素的破坏。此外，建设备份与灾难恢复系统，保证档案信息在遭受攻击后能够迅速恢复，也可将档案信息存储在可自动备份的专用服务器上，定期对其进行刻录备份处理，以确保档案数据与系统的安全。
3.6强化档案信息化人才队伍建设
由于档案资料的录入逐渐数字化，所以需要培养管理者全新的档案管理观念，学会各种信息的检索方法，及时进行归档工作，随时查缺补漏。提高档案人员的素质能力是档案信息化建设的重要环节，可以对在职人员采取多种途径进行培训，让其系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的技能，提高档案管理的水平。
4结语
档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，企业应结合自身实际，创新管理思路和方法，加快档案管理信息化建设，为企业创造更多的经济效益和社会效益。
参考文献
[1]企业档案管理的创新研究[J].梅瑰.办公室业务.2017(22).
论文作者:叶华
论文发表刊物:《防护工程》2018年第2期
论文发表时间:2018/5/25
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