江苏省连云港市就业训练中心 江苏连云港 222006
摘要：人事档案对于企业的人事管理工作尤为重要，人事档案汇编企业所有工作人员的人事信息，只有做好各基层人事档案信息管理工作，才能为我国人力资源的管理打下基础。人事档案管理工作的核心是保证人事档案信息的真实性、完整性和准确性。本文笔者根据工作实践经验对新时期人事档案管理信息化建设进行了分析探讨。
关键词：新时期；人事档案管理；信息化
前言：新时期，人事档案管理信息化不是权宜之计，而是必要趋势。当然，人事档案管理信息化建设是一项系统性、耗时长的复杂工作，需要人事档案管理人员积极参与，需要企事业单位其他人员的积极配合。在对人事档案管理信息化的过程中，及时解决遇到的问题，不断结合和创新人事档案信息管理技术，从而促进人事档案管理信息化，提升人事档案管理工作效率，满足现代化经济的发展要求。
一、人事档案管理信息化建设原则
我们通常认为人力资源档案为主要依据，并确保信息的内容不会改变，只修改文件保存形式和内容的信息处理过程被称为人事档案信息。这样不仅可以使文件本身没有改变的原则，也可以实现档案信息资源共享的目的。信息化建设必须依靠的一些基本原则，主要信息建设的主要原则是下列事项：
（1）实用性原则。只有信息化建设的实用性为基本原则，保证业务标准化，更有效；
（2）安全的原则。在信息化建设中，安全也是非常重要的一个环节。所以我们必须提高计算机软件信息加密机制，除了建立重要信息资源权限管理防火墙，确保操作的合理性；
（3）可靠性原则。所有信息的使用信息资源用户的权限分类，除了数据及时备份的信息；
（4）可用性的原则。信息系统的设计是实用和易于使用，简单的目标，不使用人员必须经过培训系统，可以灵活，使用方便，是真正的自动化办公方式；
（5）先进的原则。使用先进和成熟的计算机软件技术，在OA和互联网的使用，必须充分的继承，考虑可伸缩性、可扩展性和延长生命周期，提高技术含量。
二、新时期人事档案信息化建设的思考
（一）建立档案管理制度
为了使档案的管理能够满足企业发展的需求，企业管理者必须提高档案管理的识别，并制定相关的档案管理系统。对于一个企业，如果能够正确地利用内部的企业人事档案信息数据，对企业的发展是至关重要的。因此，企业领导必须高度重视档案管理相关工作的信息化，不仅增加资本投资管理和完善相关的管理功能，通过奖励系统吸引管理人员努力工作，同时还要抽取时间对相关管理人员的专业培训，以确保管理人员可以科学合理的进行工作。此外，有关部门制定相关的制度，在这一过程中，必须根据我国有关法律、法规的规定，考虑到企业本身的情况，即使是在同一时间，制定最适合企业发展的管理体系。
（二）重视档案信息数据库网络化建设
各企业在开展档案信息化建设工作之前，应先对本单位人事档案工作的具体落实情况做出全面了解，严格审查、甄别全体职工档案信息，以此来为数据录入的准确性提供保障。而对于数字化档案信息的输入、电子档案的形成来讲，必须要构建出完善干部职历库、人事任免工作库，以及个人及本情况库等数据。在加强数据库建设的同时，还应这种人事档案的丰富与更新，以此来保障档案信息的时效性、准确性与真实性，且通过对信息库进行适当分类来保障档案信息系统的高效运运转。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，对于数据库网路化建设来讲，应将企业网络服务器作为数据平台，适当加大各种辅助软件的建设力度，以此来为单位提供更安全、稳定的信息网络服务，促进其人事档案信息化涵盖范围的不断拓展。同时，在综合考虑单位各职能部门管理权限基础上，合理进行模块划分，对相关部门的数据资源进行科学整合，真正实现保险、合同与薪资等方面的信息化管理，构建更完善、智能型，且安保水平较高的网络管理系统，在大幅度提升管理工作质量与效率的基础上，也能够为各项人事决策提供重要的参考依据。
（三）强化信息化网络安全防护
在对认识档案管理信息化建设做出进一步优化过程中，应充分重视起防护工作的有效落实。主要可以从以下几点入手：一是做好网络的各项安检工作，在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统，以此来对进出网络的数据流做出全面、技术的分析与统计，真正做到及时发现、解决各种安全隐患；二是积极引进、落实更先进有效的安保措施，对具有密级的各种资料信息作出科学界定，并在查阅方面设置相应权限，只有通过密码、身份确认，才能够进行相关档案信息的查阅，且要对重要数据库信息及时做出备份；三是应科学安装防火墙技术，不断强化访问控制，并针对信息化管理系统运行的具体情况，实施科学有效的管理、维护措施。
（四）提高档案管理人员的综合素质
人事档案管理信息化建设中，虽然依靠先进的网络技术，但归根究底，还是需要人工来完成，因此在人事档案管理信息化建设中，人事档案管理人员的工作能力需要进一步增强，包括专业能力和服务能力，必须注重提高工作人员的综合素质。在对人事档案管理信息化的管理中，工作人员的主要是利用计算机加工处理图像、文字和声音，并将采集到的人事档案信息进行数字化的存储，并将这些录入的人事档案放置在人事档案管理平台以便人们查询相关信息。这就对档案管理人员提出了更高的要求，比如，处理复杂信息的能力，档案管理的能力等，并且人事档案管理人员要对管理工作要高度负责，积极参与到人事档案管理信息化之中，这样才会促进和提高人事档案信息化管理。
（五）提高人事档案信息化管理的安全性
计算机的优越性不容置否，但也有局限性，在人事档案信息化的建设过程中，不能忽视对人事档案信息的安全管理，要保证人事档案信息资源共享的同时，档案信息也必须是安全的，不能使其遭到泄露，避免造成严重的损失。因此人事档案管理部门应该要提升人事档案信息的安全性，在相关方面做好安全保护措施，确保人事档案信息的科学性和真实性。利用计算机管理人事档案信息时，需要将这些信息做好备份工作，并对人事档案数据库的使用权限进行严格明确，责任到人，按照相关的管理制度开展人事档案的管理工作，最大限度提高人事档案信息的安全性。
（六）全社会积极明确责任的参与
大部分工作领域的人事管理部门都需要配备人事档案管理信息系统。而信息系统的建设涉及到很多方面，包含到一个人的各方面成长信息，而且还在变化更新中，因此在正确领导的基础上，全社会积极参与到收集、维护和使用的各个过程中，并且进行明确的分工，设置相应的权限，最终建立有序规范的运行机制，促使提供的信息资源更有效、更准确。
三、结束语
随着我国信息化水平的提高，企业的档案管理网络化的应用水平不断提高。企业的人事档案管理工作需要通过开放化、网络化的管理方式适应社会的需求，提高自身的综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，提高自身的工作效率和质量，更好地为社会服务，以此来提高企业的工作质量和效率。作为基层档案管理人员应该抓住时代机遇，不断创新不断改革，将企业的人事档案管理工作推向更辽阔的领域。
参考文献：
[1]杨薇.虞家河乡政府人事管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.
[2]吴小宁.浅谈坚持以人为本做好人事档案管理工作[J].广西青年干部学院学报，2015，02：74-76.
[3]刘树青，汤娟.新形势下公立医院人事档案管理存在的问题及对策[J].医疗装备，2015，16：58-59.
[4]庞爱思.事业单位人事档案管理存在的问题及对策探究[J].办公室业务，2015，23：107.
论文作者:刘立高
论文发表刊物:《基层建设》2017年第35期
论文发表时间:2018/3/22
标签：人事档案论文; 信息论文; 档案管理论文; 人事论文; 档案论文; 管理人员论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第35期论文;