建议缩短诉讼档案保管期限，本文主要内容关键词为：期限论文,建议论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最高人民法院1991年制定颁发的《人民法院档案管理办法》（下称《办法》），在《人民法院诉讼档案保管期限的规定》中，将诉讼档案保管期限划分为三类：永久、长期和短期，即“凡属需要长远保存查考利用的档案划为永久保管；凡属在相当长的时期内需要保存查考利用的档案划为长期保管，保管期限为60年；凡属在相对较短的时期内需要保存查考利用的档案划为短期保管，保管期限为30年”。笔者在基层法院从事档案管理工作多年，认为《办法》规定的档案保管期应当修改。
一、诉讼档案迅速递增的原因
笔者所在的基层法院，在库存档案中，永久保存的档案为6316卷，长期保存卷为11039卷，短期保存卷为38029卷。1950—1990年期间的档案数为20027卷，而1991—1998年期间的档案数达35247卷， 短短的近8年时间入库的档案比原40年多了1万多卷。 为什么会出现近几年档案数会猛增的现象呢？
1.随着审判方式改革的不断深入，人民法院充分发挥了职能作用，法官办案效率提高，并且人民法院注意巡回审判，经常下到街道、村组就地开庭，以案讲法。同时，随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，特别是党的十五大提出要依法治国，建立社会主义的法制国家，更掀起了全民学法、知法、懂法、用法的高潮，人民群众的法律意识普遍提高，运用法律武器保护自己合法权益的意识不断加强。“上公堂、断公理、讨说法”，已成为人们的共识。
2.经济体制改革的逐渐深入，市场运行机制不断完善，为经济的繁荣提供了有利的条件，而经济交往的活跃，必然导致纠纷的增多，法院审判案源扩大。本院从80年代中期开始受理经济纠纷案件，1985年仅收案35件。到了90年代，经济纠纷案件数猛增，1996年收案数为445件， 1997年收案达771件，1998年稍有下滑，但收案数也达到430件。
3.法院的规范化管理。其中较重要的一环就是借鉴企业普遍采用的“量化管理”，即“目标考核”。在年度目标中，每个审判人员都确定了具体案件任务。超额完成目标任务的将会受到奖励和表彰，而未完成者，则将受到相应的惩处。实行目标管理，激发了审判人员的工作潜能，调动了他们工作的主动性和能动性。加之，法院经常开展诸如“审判质量年、执行年”等活动，努力探索审判方式改革的新路子、新方法，他们多办案、快办案、办好案，杜绝了原来个别干警存在的办案拖拉、案件久拖不决、久议不决、超审限办案等不良现象。
但是，一些“短小精悍”的案件材料也随之大量增加。诉讼标的额仅为20元、50元或100元不等的经济纠纷案，立案后即通过调解结案。 它们仅有案卷目录、立案审批表、起诉状（统一填写式）一份、应诉通知书两份、法人身份证明一份、调解笔录（一至两页）、结案说明等几页纸就组成一卷档案。笔者统计了近几年来这类档案的数量：1996年共收进245卷，1997年收进251卷，1998年为185卷。 这类档案按《办法》规定只能划归到短期类，但即使是这样，也要保存30年之久才能销毁，何价值之有？立案后撤诉的案件，原来只进行登记（保存到其诉讼时效两年后就销毁），不用装订成册，但现在办案人员迫于案件任务的压力，撤诉案件也将其装订成档案交档案室，充当案件数。这类档案，根本无利用价值可言，徒增了档案件数，加重了档案管理的负担，也使馆室面积与库存档案的矛盾日益突出。
4.众所周知，现在基层法院的财政主要靠地方解决。经济发达、财力雄厚的地区，法院的审判设施建设跟得上社会的发展，而经济欠发达、地方财政薄弱的地区，其建设就相对滞后。本院从建院时临时租用办公用房开展审判业务到80年代末修建了审判大楼，有了自己独立办公的场所，地方政府确实给予了很大的财力支持。但随着经济的发展，旧的审判设施越来越不适应新的形势，特别是院档案室，档案已严重涨库。库房面积的不足，制约着档案管理工作的进一步开展。
二、两种值得推敲的办法
1.对计算机的迷信，以为应用计算机就可以解决涨库问题。磁盘作为具有巨大空间的存储介质，有体积小，便于保存的特点，何愁档案库房的不够用呢？诚然，磁盘庞大的储存空间，为档案管理带来了新的理念。同时，由于网络应用的推广，只要档案馆建立了网站，将馆藏档案内容上网，那么，取得了许可证的用户就能在任何地方查阅自己所需的内容，方便了用户，提高了档案的利用率，充分发挥了档案的价值。
笔者认为，上述方法只适用于资料型档案。而作为具有法律效力的证据型的诉讼档案，也能全部由磁盘保存，将其公布于网上吗？这是不可行的，理由是：1）证据的原始性。从法律意义上讲， 具有证明力的证据，必须是原始件或其复印件，如原始的凭证、物证、书证等。从网络上读取一份材料，是否具有法律效力，现在全世界还未有国家用法律的形式将其确定下来，也未有国家采用。2）网络的不安全性。 尽管网络系统一般都设置了系统密码，以防止非法者入侵，特别是现在流行的防火墙技术，更迷惑了许多人，以为可以高枕无忧。但是对于技术高超的黑客而言，要破解一个网络口令并不是很麻烦的事情。美国中央情报局、国会等的网络系统，设置的系统密码不可谓不复杂，但却被一个十几岁的少年黑客在其间作客多次，畅通无阻。现在电脑黑客无处不在，如果把作为证据的材料上网，一不小心被“网虫”爬进来胡乱搞一通，那还不天下大乱了吗？
2.使用密集架存放档案也只能缓解一时之需。密集架型档案柜，在相同库房空间内确能存放更多的档案，但也不能永久地解决问题。就本院而言，有这样一组数据：1995年进馆档案数为3349卷，1996 年为4523件，1997年为4231件，1998年为4049卷， 即每年都要整理入库诉讼档案达4000多卷。这些进库档案中，其绝大部分为短期保存， 数量达3000多卷。如果保持现在这种速度，那么到30年的销毁期限时， 短期卷的库存量就将达到12万卷之多，再加上其他保管类型的档案，一个基层法院的档案室就将有十几万卷的档案。这需要多大的库房来储藏，对于一个基层法院来说，其对库房面积的需求是不可想象的。
三、建议
鉴于以上原因，笔者建议将诉讼档案的保管期限作如下修改：为不变动原有档案的管理类型，仍将保管期限划为永久、长期和短期三种类型。永久期不变，长期型档案保管期限为30年，短期型档案保管期限为15年。其理由是：
1.根据本院近5年来档案利用情况的统计，5年中，共提供档案利用次数达2005人次。利用人员中，主要是公、检、法三部门，利用人次为1710人次，占总利用次数的85%以上，其利用的档案基本是本院近十年内入库的档案，利用方式为电话查询、阅卷、复印材料、提取判决书（调解书）等，主要用途是案卷质量评查、审判质量提查、案件再审、上诉、抗诉提卷、提取证据等。其他利用者，包括当事人（单位和个人）、律师等，其利用方式主要以阅卷、提取判决书（调解书）为主。如离婚案件当事人，由于其离婚判决（调解）书因保存不当而丢失，当需再去办理结构手续时，就找到法院档案室。这类利用者，利用的也基本是法院近十年内的档案。超过10年或更长时间的，5年内只出现过两次。
2.《办法》中对档案销毁的程序作了如下规定：“1.对保管期限届满的诉讼档案，应由有关领导和审判人员、档案管理人员组成鉴定小组逐卷进行鉴定。对仍有继续保存利用价值的档案，可以适当提升档次继续保存；2.经鉴定确定销毁的档案，经上级人民法院抽查同意后，应把其中的判决书、裁定书、调解书取出1份，按年度、类别、 案号的顺序整理立卷，随有关年度编号，永久保存。”从《办法》规定的销毁方法中可以看出，对到期后应予销毁的档案，经过专门鉴定小组的严格鉴定，对其中仍有继续保存利用价值的档案，已适当提升了保存档次继续存档，而对经鉴定应予以销毁的档案，已把其中的判决书、裁定书、调解书等取出了1份永久存档，保存了其作为证据的主要材料， 其后若偶有利用者，也已足够了。