浅谈科研单位文书档案信息资源的收集与开发
文/核工业西南物理研究院 程婷
【摘要】 信息资源对一个单位发展具有重要意义。而在日常工作中，文书档案中所包含的信息往往被忽略，本文主要以科研单位文书档案为研究对象，从对其收集开发现状出发，探讨实现这一部分档案信息资源内在价值的有效途径。
【关键词】 档案；信息资源；收集；开发
文书档案是行政管理事务活动中产生的，由文书转化而来的那一部分档案。对于科研院所而言，在科研工作当中会产生大量有关科研生产经营内容的文件，本文且将这一部分文件归档后形成的档案定义为科研文书档案。文书档案主要起到信息上传下达、历史凭证、“资政”管理等作用，在档案管理中，科研文书档案往往被认为信息含量少、信息碎片化，其内部隐性价值往往被档案人员忽略，具利用性的信息被淹没掉，若对这一部分科研档案加以收集整理，对潜在内容深入挖掘，将会大大丰富单位的科研档案资源，为科研生产经营实践提供参考和服务。
一、文书档案科研类信息资源收集与开发的重要意义
科研档案信息资源收集与开发就是对科研实验及工程等方面的信息集中进行整理、加工，将其中有价值、适应本单位发展需要的信息最大限度地挖掘出来，为科研生产服务。随着科研院所承担项目的增多，生产经营的多元化，科研文书档案的种类和数量也日益庞杂起来，如何有效开发利用这些文档信息，直接服务于实践，是值得探讨的一个重要研究方向。
（一）收集开发科研类文书档案资源，有利于转化为新的生产力。由于文书档案具有即时性、事务性等特点，梳理及开发科研文书档案能够客观反映一段时期内该单位重点项目的启动、进程和完结完整的生命周期，生产经营情况，科研成果形成，新技术、新的研究经验和方法记录。作为科学技术信息的一种存在形式，科研档案信息能为科研工作者提供参考，直接转化为生产力。同时科研项目大事记、科研类会议纪要等也作为一种历史凭证，丰富了单位的信息资源。
研究组临床诊断准确性为（96.67%），参照组临床诊断准确性为（86.67%），P＜0.05。见表1。
（二）收集开发科研类文书档案资源，有利于实现科技信息的传播，实现科研资源共享。由于科研院所的科技文书档案源头多、数量大、比较分散，档案人员如根据用户需要，对此类文件分门别类进行收集整理，把文书档案形式转化为另一种新的载体形式加以存储，使档案内容信息更为浓缩优质，具有体系（如编研成科研项目大事记、科研信息摘要、科研成果汇编等），这样既方便了用户查阅，同时又有利于科研知识及经验成果的传播，展示了单位整体科研实力。
（四）对文书档案的编研意识不够，编研工作滞后，编研产品较少，内容形式单一。档案人员对文书类档案编研重视不够，认为把档案保管好、收集好，用的时候能查阅到就是完成了任务，不愿再去多花精力进行再创造、再加工。档案业务受管理、人员配备等因素局限，能直接参与的科研生产活动较少，未能在实践中对科研档案的收集进行及时的干预和熟知，绝大部分收集开发工作都是在项目研制、生产结束，所有文件归档后进行的，加之与科研人员交流较少，深入挖掘档案信息的内在价值和潜在作用能力不够。档案服务意识较薄弱，大多数时候处于被动服务，且服务的手段单一。科研部门和科研人员的配合不够，缺乏档案意识，在形成科研文书档案的时候移交材料信息存在不完整、不准确现象，直接影响科研档案的最终质量。
二、实际工作中存在的共性问题
（二）优化编研体系，重视科研类文书档案的再加工。科研档案中所包含的信息可分为“现实信息”和“潜在信息”，已形成的正式文件及所含主题内容为现实信息，而对科研信息的开发是对其潜在信息加以挖掘、加工，形成新的信息产品。将科研文书档案作为项目开发中重要的信息资源，才引起对这一部分档案编研的重视。因此，档案人员应有意识地引导科研人员对档案信息的兴趣和关注，针对性地发布档案信息。通过深入对这一部分科研档案的分类整理，按时间节点、项目发展、部门类别分类，可以清楚反映某一段时期，某一科研项目的侧重点。
我知道停尸房里每天有几具死于手术中的尸体，在忙碌的手术室里我习惯性地记住他们的名字，通过尸身脚上悬挂的名牌把尸身从紧闭的不锈钢冰箱门推出，移至解剖台上。今天骨骼大军即将迎来他们的第207个士兵，一个全膝关节。我会为死者替换他的膝盖，完成全膝关节表面置换术。追悼仪式后，死者与他的关节假体在他亲人的嚎哭中被大火淹没，而他真正的膝关节将永存于世。
（一）抓好档案前端控制，丰富内容提供源头。在传统的档案工作中，档案部门对科研档案收集归档大多停留在“后科研”“后生产”阶段，未能在第一时间即时参与档案材料的收集，致使后续档案编研缺乏针对性与实践性。在档案形成阶段，档案人员根据科研生产的进度和具体情况，与科研人员和文书人员积极配合交流，保证归档材料内容准确，格式统一，附件完整；除了科研文书档案最终定本，形成过程中的相关审核、领导批示、数次稿件修改都应一并归档，这是对文档信息的重要补充和完善，也是信息开发提炼的重要来源之一。对文件的管理转向对文件形成过程的环节严格把控，形成一个有机的整体系统。
（三）收集开发科研类文书档案资源，有利于增强科技竞争力。科研院所要谋求发展和科技进步，在竞争激烈的今天，拥有信息资源的多少一定程度上决定了该单位的竞争力。充分利用科技信息资源，并使其尽快转化为科研生产力应用于研究及生产中，科研档案的开发实际上就是对已有的生产技术和生产知识的转化与应用，更有力地促进科技创新、科研交流。
（二）缺乏成熟规范的档案收集开发流程。大多数科研单位在档案管理业务上，对文件归档、整理、查阅利用环节有较完善的管理制度，但专门针对科研档案文件的制度还比较欠缺，特别是大量电子文件的出现，档案内容形式增多，载体变化，对它的来源、分类、归档方式缺乏统一规范的管理，只有疏通了科研类文件的收集渠道，才能从源头上确保归档科研文件的质量。
三、实现科研类文书档案信息收集开发的有效途径
对于文书档案管理人员来说，针对科研主题的文书，既要在大量的档案资料中过滤出有价值的信息，同时又要降低获取相应信息的成本，才能使文书档案的信息资源真正为我院科研管理经营所用，也为档案服务带来新的角度和技术。笔者认为可以从档案前端控制、档案编研体系建设、档案服务形式转变、技术手段创新四个方面去完善科研类文书档案的收集与综合开发利用。
（三）对科研档案信息开发量小，形式较单一，缺乏系统性和针对性。在文书档案工作中，对其中科研项目类的档案开发还处于初级阶段，基本上以纸质档案为载体，以主要承担科研项目的部门文件为对象，对科研材料进行归纳整理，往往都是内容简单，事件或数据的简单罗列，大多停留在集中材料层面上。编研后的成品缺乏实用性和针对性，对科研文书档案深层次信息挖掘不足。随着信息化的快速发展，档案信息系统开发跟不上实际需要，现代化信息资源库的建设不够，管理分散，信息时代信息资源共享开发不足。现在档案信息管理系统大多以档案统计，查询为出发点，提供给科研工作者服务，而很少考虑到这些信息的真正价值，缺乏对企业内部需求的调研。信息量的增大导致信息混杂，影响到信息质量，科研人员面对这庞大的信息，无所适从，效率降低，难以快速获取想要的有用信息。
（一）实际工作中的文书档案来源大致以上级部门下发、单位内部制发的文件为主。对科研单位而言，科研文书档案呈数量大、源头多，保管较分散等特点。在信息化办公环境下，电子档案和纸质档案的“双套制”管理，又不免出现遗漏、杂乱问题。普遍意义上来讲，大多数单位的档案工作还处于管理较粗放的状态，在文件形成至移交档案的进程中收集范围被泛化，归档时间长，致使收集往往处于无序状态，没有经过初次的提炼筛选。文档的重复性、无序性，无法保证科研信息的系统和准确。未充分考虑到使用者对档案的实际需求，直接造成档案收集与利用的脱节。科研档案收集归类缺少针对性，一定程度上影响了对档案的利用价值。
（三）在服务形式上从被动管理向主动开发转变。档案部门不仅是档案材料保管中心，更应该成为信息服务中心、成果交流中心。开展有针对性的档案咨询服务。在调研分析本单位科研主流趋势和利用者需求的基础上，主动提供档案信息，通过推广、咨询等活动帮助科研工作者解决实际问题，引导、激发利用者对档案信息的需求。如在项目立项时，及时提供与项目研制相关的资料（对该项目的要求、相关政策等）；项目研制过程中，开发相关的科研档案信息；投产后，对相关质量控制，产品经营类的管理性文件进行梳理；遇到技术问题时候，可以在已形成的科研档案中理清思路，找到合适的解决办法和方案。开发信息再生产品，需要发挥档案编研人员敏锐的眼光，创新性思维。根据社会发展趋势和本单位科技工作现状，有效预测用户的需求。
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（四）加大设备投入是科研类档案信息收集开发的技术基础。随着信息技术的发展，电子文件逐渐成为档案管理的主要载体，实现档案管理的提前介入成为现实，对档案信息的收集开发也从实体文件逐渐前移到文件准备、形成、流转过程中去，将电子文件整个生命周期合成一个系统的有机整体。加强信息交流的平台建设，在网络环境下，科研企业信息化平台呈现多样化态势，档案部门可以建立以项目或课题为中心的技术、政策、经验实时交流平台，档案管理者向科研工作者提供更新所需科研档案信息；反之，一线科研生产者及时将科研工作中的补充信息、技术解决方案，政策解读分享交流，这样两方的互动有利于促进科研档案的开发力度。
（五）在收集开发科研档案信息的同时妥善处理好知识产权和信息保密工作。收集开发科研档案的目的就是为了信息共享，实现档案信息资源的广泛利用，而知识产权保护和信息保密与资源共享又存在一定的矛盾。由于科研文书档案专业性强、涉及范围广，特别是军工企业，多数文书档案具有内部性，某些特殊的文件更需要严格保密。在编研工作中，如何合理界定和使用科研文书档案是档案编研人员需要思考的问题。这要求在保证收集的文档材料可公开的条件下，一方面要采取对内对外有所区别的编研方式，正确划分档案开放与利用的范围，积极主动地开发科研信息资源。另一方面必须妥善处理好知识产权归属，尊重信息成果持有者的使用权、处理权和所有权；准确鉴定档案的保密程度和保密期限，做好文件解密脱密等工作，最大限度地进行信息的开发，充分发挥科技档案的作用。
横断山脉中，有一山名曰云浮。此山通体碧翠，便若一块青莹温润的翡玉，镶嵌于莽莽群山之中。山体呈圆锥状，上窄下宽，好似一把倒悬的玉扇。山间云雾缭绕，远远望去，不像是云带缠于山腰，倒像是青山浮于云上，仿佛下一个瞬间，它便会随云飘逝了一般。
【参考文献】
[1]周晓英.谈如何做好文书档案信息资源的开发利用[J].中国科技博览，2009(18).
[2]李小燕.对科研档案收集与利用现状的一些思考[J].兰台世界，2014(S3).
[3]刘延丽.科技档案信息资源的开发利用[J].机电兵船档案，2011(1).
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