关于信息化时代下档案工作的相关思考
蔡煜炜
苏州市公安局相城分局 江苏 苏州 215100
摘 要 网络信息化的发展在推动社会变革的同时，也潜移默化地影响了档案工作的开展。公安档案的重要性与日俱增，但对于相关档案信息的管理却缺乏规范，导致大量档案利用率普遍偏低，不利于治安防治、打击犯罪等工作。信息化时代下，公安档案的管理工作刻不容缓。
关键词 信息化时代；公安档案；管理
引言
信息化时代，计算机已成为整个生活现代化的关键和推动力，档案资源信息化过程可以通过处理信息系统和传输计算机网络来实现档案资源的管理。将档案资源转化为数字信息，能够合理化整理档案资源，有效开发和使用档案信息，达到共享社会档案资源。档案的信息化不仅是时代发展不可或缺的先决条件，也是档案管理现代化的重要工具和主要渠道。
馆藏与李铁夫相关的作品、账单、遗物较多，一部分为李铁夫生前使用过的家具、绘画工具、收支账单等，为单独建账。美术馆吴文洁等同志对这些藏品又进行了专门整理，相关图文已出版在《李铁夫研究》一书中。此外，有一部分是与李铁夫相关的书画、摄影藏品，当年纳入了李铁夫藏品的账本，故在此介绍其中四件：
1 公安档案信息化现状
1.1 公安档案信息化的意义
一是档案信息化的大势所趋。在当今社会，人们某种程度都普遍依赖于网络和信息，人们的生活方式和工作内容都受到网络和信息的严重冲击，使用档案信息化管理可以使文件管理更匹配如今人们生活工作需要。二是档案信息化的简洁操作。在传统的信息档案管理模式中，大批的档案信息仅限于库房存储，请求查询必须经过一系列复杂流程。将档案信息化后，用户可使用网络由繁入简，对非敏感档案信息实现实时查询。三是档案信息化的高效便利。在传统的档案管理模式下，查询远程文件以搜索相关内容耗时耗力，并且利用率较低。然而，在档案信息化存储的条件下，通过设置合理地搜索条件，以实现对所有档案存储信息的完整、准确和快速访问，更加易于执行网络搜索。
1.2 公安档案信息化的不足
一是档案信息化重视程度淡薄。公共安全工作的重点是预防和控制、打击犯罪，因处理业务而忽视档案管理，无法很好地管理或积极对待档案的开发和使用是公安系统的普遍问题。虽然，公安档案工作的达标升级不断，但大多都是被动迎评，并未真正认识到公安档案的意义所在。从负责领导到一般民警都存在重业务、轻档案的心理意识，在工作结束后，极少会回头认真整理并将档案归类。档案材料存储不良、丢失或材料缺少情况比比皆是，少量档案文件的缺漏、过时和无序，大大影响了档案的有效使用。单位领导对档案工作没有给予足够的重视，导致大多数人都将档案部门等同于养老退休，档案工作者仅仅是库管人员，这种思想更加打击了档案保管员的积极性，对档案的开发和利用极为不利。
二是档案信息化建设设施落后。近年来，公安部门对档案管理意识有所提高，开始逐渐加大对档案工作的投入。但不可避免的是，当前大部分地方对档案信息化建设的了解不足，导致档案的硬件设施匮乏，整理过程多以手工为主，效率低下，效果较差。随着形势变化，公安档案资源问题与工作使用性矛盾凸显。文书纸质类档案冗余，而科技影像类档案不多；立档不合规矩，不负责任；无效整理，案卷不齐等情况都需要硬件设施的补充来实现。增加档案信息化建设设施的投入，能够实现公安部门在现实工作的开展中，全方面高效率实现对全部所需档案进行检索并有效利用。
采用保护性耕作方式能够改善土壤环境条件，提升土壤中的有机碳和活性有机碳含量，比传统耕作方式更有利于植物生长。通过本次试验研究，可以更好地认识保护性耕作措施对于改善土壤条件和提高有机碳含量的效果，从而推广保护性耕作措施，提高农业生产水平。
三是档案信息化人员水平有限。现代化的管理理念和模式已成为当前社会发展的必然选择，而档案管理工作的现代化尚缺乏专业的管理人员。在面临基层档案信息化工作时常常平时不规范完善，需要时出现各种问题，没有专业配备的档案管理员。即使系统内部有专门的内勤人员兼职档案员，也并未经过档案管理现代化的培训，操作层面往往不够专业，整理档案和检索档案的现代化信息化程度有所欠缺[1]。
2 关于信息化时代下公安档案工作的思考
2.1 强化公安档案意识
鉴于公安档案任务日益复杂，有必要加强档案工作的教育培训，推动专业人才培养。组织有针对性的专（兼）职档案管理人员进行至少每年两次的课程学习，观摩和培训从理论到实践的档案信息化管理水平，提高档案专职管理人员的整体素质，改善档案管理的工作开展，有效指导基层民警确保档案存储标准化和科学化水平。此外，领导部门要定期不定期进行档案工作的监督审查工作，深入基层，及时发现问题，并厉行整改。
2.2 建立长效管理机制
建立和完善档案管理系统，特别是日常管理规范和目标责任系统。从档案收集、分类、验收、存储和管理的全过程，制定工作目标、分解步骤、明确责任、定期审查评估，形成完善的工作评价体系。增加档案管理投入，改进硬件设备，安装档案管理程序或软件，在现有网络公安信息基础上，实现公安系统内部网络全区域、全时段的档案信息共享平台，构建功能齐全、资源全面的数据网络系统。形成有效在线记录、数据维护，验收指示和查询使用机制，确保公共安全档案的规范化科学化管理。
2.3 加强专业人才的培养
公安档案信息管理是公安机关的重要基础任务，领导力的重要性是基层档案中良好开展的先决条件。公安机关的负责人，特别是基层警察局，务必加强领导，亲自抓起，充分认识档案工作的重要性和紧迫性，成立相应的档案管理机构。有必要建立责任制，逐层实施，人人落实。基层档案的工作是警察局基本业务结构的重要组成部分，也是建设为民服务派出所的重要前提，必须做到加强认识，工作落实。与此同时，需要积极组织警察认真领会和实施《档案法》，不同层次多渠道开展宣传教育，实现全体民警的档案概念，做到踏踏实实的档案管理工作。
2.4 丰富完善档案信息编研
公安档案工作在面临瞬息万变的社会动态下，要打破固有束缚，有目的有针对性的挖掘、分析、提炼、综合得出档案信息中关键部分，形成具有一般性的普遍规律性的同类信息，为公安工作的档案信息利用提升效率。强化档案管理手段，拓宽档案资料内容，不仅仅局限于单纯的案卷信息，积极有效的在繁杂的档案信息中汇编出专题材料，是实现打击犯罪、刑侦破案的档案信息基础，也是档案信息化的最大价值体现[2]。
3 结束语
综上，公安档案信息化的建立是服务于公安工作的信息基础，通过逐渐完善的长效机制和专职人员的有效管理，能够大大推动公安机关的信息利用率，是开展各项工作的重要依据。
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参考文献
[1]杨萍.做好信息化时代公安档案工作的几点思考[J].档案天地,2015,(09):40-41.
[2]王震亚,杨忠清.信息化时代下档案工作的相关思考[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2019,(06):57-58.
标签：信息化时代论文; 公安档案论文; 管理论文; 苏州市公安局相城分局论文;