会务接待是企业生产经营业务中一项看似简单而实则复杂的重要的工作，包括在出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、请示汇报、外事往来等公务活动中开展的接待安排、协调和服务等内容。会务接待要坚持精简、节约、实效的原则，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实，都需要极大的耐心和细心。不论是接待、餐饮、会议服务，哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受到影响，对内可能耽误工作，对外则损害主办部门的形象。引进精益管理的服务理念、知识体系和方法论，深化完善服务制度，如何有效地做好会务工作，提高会议效率，笔者结合自身工作实践谈几点体会。
一、企业会务接待工作概述
会务接待工作属于企业生产经营业务中的一部分，该工作表面看似非常简单，对于企业的生产经营以及发展毫无用处，但是其实会务接待是一项十分复杂且关乎企业发展的工作，其涵盖业务洽谈、外事往来、会议出席、调查研究、请示汇报、学习交流等各类公务活动中的接待安排、协调以及服务等众多内容，关乎企业的整体发展，必须提高重视。
二、精细化管理在企业办公室接待工作中应用的必要性
一般来说，企业单位的办公室部门是一个综合性较强的部门，在日常的工作中难免会有众多的繁琐问题而出现问题，如：工作人员办公效率下降、接待工作水平降低等。而且，对部分企业还存在管理制度不完善、没有标准化工作流程、人员的接待意识差以及接待工作缺乏主动性等着其他问题，从而会对企业的对外形象造成影响。而在办公室接待工作中应用精细化管理则能够有效的对这些问题进行解决，并对企业的综合管理水平有着一定程度的提升。
2.1提升单位办公室接待工作人员的精细化意识
众所周知，一个人在工作状态中表现出来的细致程度能够直接影响着工作质量。而在办公室接待工作中更需要细致的思考和严谨的安排，无论是对于接待工作本身还是参与的工作人员都应如此。而在办公室接待工作中，具有精细化的管理和良好的服务意识也是接待人员必备素质之一，车辆和人员的统筹协调，接待方案的制定，会议室、住宿和用餐的安排，接待对象以及接待路线等管理工作则都需要精细化的管理。所以，要进一步加强接待工作人员精细化意识的提升，从而在提升办公室接待工作水平的同时，促进企业自身的发展。
2.2将精细化管理转变成一种管理制度
在企业的日常运转中，无论是工作人员还是管理人员的行为动作都需要根据企业所制定的管理制度进行，并在对人员行为动作进行一定限制的同时，提升企业自身的管理能力。所以，在办公室接待工作中应用精细化管理时，则可以将其转化为精细化的管理制度，并将工作环节中存在的所有环节进行具体化、明确化以及清晰化，从而使每一位工作人员能够明白自身的工作岗位以及工作所需要承担的责任。而且，将精细化管理制度化也能够促使办公室接待工作水平的有效提升。
三、企业会务工作中存在的问题
新时期的企业会务工作中存在很多问题，主要体现在以下方面：第一，会务准备阶段的工作不完善，存在大量易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，企业工作人员的岗位职责不够明确，导致企业各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响；第二，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象；第三，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，往往会草草收场，造成恶性循环；第四，参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。
四、精益管理理念在企业会务接待工作中的具体应用
4.1会议筹备精细化
会务接待是企业经营过程中的一项非常重要且细致的公关工作。会议筹备组要增强对接待过程的管控力度，全面思考并认真梳理筹备工作中的各项细节和重点，通过具体研究后将其进行落实。此外，还需增强接待日程管理和会议现场检查工作。积极应用信息技术，提升企业内部会议室预定的便捷性，进而使公司会议室的利用效率得到切实提升；采取实施入席指引和扫码签到措施，进而使管理人员会议召集、材料共享以及座位编排等工作的简便性得以提升，与会者的参会体验也得以提高；结合会议全程的管理工作内容构建一套移动应用体系，进而将共享会议组织、召集、签到、座位安排、会议材料等内容的目的进行实现。会务人员应提升与主办部门合作的密切度，结合会务接待的实际需求对接待方案进行拟定，其中包含来访人员的名单、接待人员名单、访问目的、具体日程安排以及天气状况等众多内容。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆工作人员需要将相关规定和制度作为根本标准，严禁各种超标准或者超规格的接待情况发生，杜绝将接待范围扩大、接待项目增加的情况发生，严禁组织各类营业性娱乐或者是健身场所活动，将接待部门的统筹作用进行充分发挥，会议通知必须将召集人的姓名或者组织、单位名称、会议时间、会议地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带材料和具体联系方式等进行注明。
4.2服务水准精细化
会议服务方面要将公司的会议资源进行充分且合理的利用，将办会开支最大限度节省。专属会议室可将实际情况作为依据对其进行灵活调剂，进而使得会议室使用效率得以提升。周密组织各项会议活动，将各细节问题进行落实。会务服务人员需要整齐着装，将服务标志佩戴好；不得浓妆艳抹和佩戴跨装首饰；不穿拖鞋、长发不得遮住眼睛；站姿和坐姿要大方端庄；语言要温和语气要亲切，保证语量的适中及普通话的规范，多使用礼貌用语；自觉维护及爱护会议室和接待室的各类设施，定期巡检接待室与会议室家具和各类物品的摆放和卫生等；会议开展过程中要及时添加茶水并将杂物取走。服务团队的相关人员需要接受专业化培训活动，用心学习其它单位或者酒店等会议接待的优秀经验，进而将会务接待水平进行提升，维护主办单位的整体形象。注重服务的个性化、程序化以及规范化；要将具体责任进行明确并将首问责任制、限时办结制以及责任追究制进行严格执行，评估验收各阶段任务，一旦发现问题即刻进行整改。此外，需要全面深入的查找整个过程中各项环节的浪费行为，进而降低会务接待成本。
4.3工作分工精细化
会务接待工作应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，各部门之间要讲究协同配合。办公室是业务接待工作的归口管理部门，负责指导公司系统各部门的业务接待工作，负责牵头确定业务接待标准和业务流程，统筹管理接待资源和接待物品，组织部门制定具体方案，包括日程、住宿、就餐、车辆、接送、活动（会见、会谈）安排、新闻报道等方面的内容，统筹协调接待安排，合理安排接待资源。在方案实施过程中，严格按照牵头部门与配合部门的界定分工执行。在执行过程中如遇临时变化，由牵头部门机动处理，重要问题需及时向相关领导请示，并将变更信息及时通知相关部门。任务结束后，接待部门应当如实填写接待清单，明确接待对象的单位、姓名、职务和消费项目、时间、地点、费用等内容。严格执行接待清单审批程序，从严管控费用报销。接待结束后应进行评价与总结，提出改进和完善措施。会务组下设的7个工作组（场地组、接待组、住宿组、餐饮组、后勤组、活动组及信息保障组），要做到团队之间相互帮忙，与其他相关单位和部门密切合作。分工后各自的职责更加明确，可以使每个人专注于自己领域内的工作，有利于提高工作和创新效率，同时也有助于个人经验的积累和知识的完善，团队间的协作又可以达成个体之间的优势互补，产生一种集群生产力和创造力。既要按职责分工，细化措施，分解任务，定到人头，主动交流信息，及时沟通情况形成工作合力，建立一种相对稳定的协调机制。
4.4提升会务接待水平
业务接待应坚持有利业务、务实节俭、对口接待的原则，切实做到厉行节约、规范统一。在信息网络高度发展的今天，应用信息化管理也成为了展会现场管理的必然趋势。现在大部分专业展会在观众登记、入场这一环节已实现了无纸化，利用会展信息系统对参会人员的信息进行规范的整合和永久性的存档，并将信息管理延伸到展会的整个过程。接待住宿安排在系统内部场所或协议酒店，接待部门不得超标准安排接待住房，住房内不得添置豪华设施和放置贵重物品。接待用餐优先安排在单位内部场所，若确需在外用餐，原则上应选在公司签约餐厅，不得使用私人会所、高消费餐饮场所，严禁组织到营业性娱乐和健身场所活动，不得安排专场文艺演出。接待迎送，不张贴悬挂标语横幅，不设欢迎屏，不献鲜花，不铺迎宾地毯，不安排接待人员在机场、车站、高速路口接送；确有需要的，由其他工作人员接送。业务接待应恪守保密原则，对来宾个人信息、日程安排等做好保密；对涉及国家或公司密级内容的信息，必须按照公司保密工作有关制度执行。同时，应当加强对业务接待经费的预算管理，年度预算应当综合考虑上年度预算编制和执行情况，与本单位当年生产经营实际需要相匹配，在履行预算审批程序后具体执行。业务接待费用应单独列示，并严禁在其中列支办公费、差旅费、会议费、营销费、培训费、宣传费、福利费以及应由个人负担的费用项目，不履行接待审批程序的一律不得安排。
五、结束语
会务接待是一项繁杂的、需要细致对待的工作，每一场会议接待任务的顺利完成，需要整个会务接待组与主办部门共同努力，围绕中心、服务大局，维护好公司公共关系，展示公司良好形象。对业务接待、会议管理工作产生的人力、资金及时间等成本进行分析，在工作过程中秉持公司提倡“消除浪费，创造价值，持续改善，精益求精”的精益管理理念，注重细节，务求会议安排、活动衔接、后勤服务、安全保障等各项工作精细化，规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定地提供良好的会议接待服务，确保会议的顺利进行。
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论文作者:薛爱雯
论文发表刊物:《中国电业》2019年9月18期
论文发表时间:2020/1/14
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