浅谈办公室文书档案的收集、归档与管理
文/太原市市政工程设计研究院 牛诺婕
【摘要】 现阶段，办公室文书档案的收集、归档与管理工作存在很多问题，管理人员没有充分发挥职能，导致文书档案资料出现丢失、破损等现象。如档案管理工作人员工作态度散漫、档案管理工作方式陈旧、执行力度弱，这些都是导致办公室文书档案相关管理工作开展效果不理想的原因。基于此，本文对办公室文书档案收集、归档与管理工作进行研究。
【关键词】 办公室；文书档案；管理；收集；归档
办公室文书档案的收集、归档与管理工作与办公室其他工作的高效执行有重大关联。办公室工作在单位当中占据重要地位，而办公室相关的工作文档资料数量也是越来越多，在工作期间办公室工作人员需要快速、准确地找到相关文书档案。但是目前办公室文书档案的相关工作还存在很多不完善的问题，这对办公室工作质量提高来说是非常不利的。
一、办公室文书档案的收集、归档与管理工作中的不足
想要有效改善办公室文书档案管理工作，需要先对其中的问题进行掌握，下面对其工作中的不足进行分析：
（一）档案管理工作人员状态不积极。办公室文书档案管理工作的重要性还没有被办公室管理人员和档案管理人员意识到，导致对于档案管理工作管理人员大多是敷衍了事，没有对所有文书档案进行统一规范的收集、归档和管理，只有对比较重要的文书档案才会进行严格的编号、记录归档等工作。而对于一些不是特别重要的文书档案，管理人员处理时就有些随意了。导致这些文书档案摆放没有规律，使用时东翻西找，即使找到了也无法得知该档案收集、归档的相关信息，致使文书档案的利用率无法提高。
（二）档案管理工作方式陈旧。目前，办公室文书档案收集、归档与管理工作还是延续着传统的方式，对于新时代的办公室工作运营模式来说，传统方式已经过于陈旧了。首先，传统管理方式是使用纸质档案进行储存和利用的，这种方式不够智能化，而且纸质的文书档案资料在长期储存时容易出现纸张发黄或字迹模糊的情况，在利用过程中也容易损坏。其次，档案管理信息化建设没有落实，完全依靠人工进行文书档案的查找、归档等工作，管理工作人员工作压力较大，工作效率也不高。最后，管理工作没有完整的流程和标准，也是工作方法无法有效革新的关键原因。
（三）档案管理工作执行力度较弱。办公室文书档案资料数量是非常庞大的，各个类型的档案资料全部要集中进行管理。但是由于档案管理工作执行力度没有发挥出来，很多时候相关文书档案在其他部门不能及时地送到办公室，或者办公室管理人员疏漏遗忘，这都会导致档案收集、归档工作的难度增加。而且部分办公室档案管理人员是由担任办公室其他工作的人员同步负责的，致使有时办公室工作人员分身乏术，档案管理工作质量和效率受到严重影响。
(5)地基处理采用的CFG桩体和土工格栅为线弹性材料，采用摩擦单元模拟桩-土和格栅-土之间的相互作用。
二、办公室文书档案收集、归档与管理工作的优化对策
（一）强化档案管理人员的工作素养和积极性。办公室文书档案管理工作的执行情况与档案管理人员工作状态和工作能力是直接相互作用的，因而对档案管理人员的强化是必须要做的。首先，对办公室文书档案管理人员进行培养，通过学习、培训等活动，让管理人员学习办公室文书档案管理的相关知识，掌握办公室文书档案管理的流程、规范和方法，尤其是要重点学习数字化、信息化档案收集、归档与管理的相关内容，从而提高管理人员的工作技能和专业性。其次，在组织办公室文书档案管理人员培训学习期间，要强调办公室档案管理工作的意义和重要性，从而明确档案管理工作人员的重要地位，促进工作人员工作积极性的提升。
办公室文书档案收集、归档与管理工作，对日常工作都有重要影响，因而基于办公室文书档案管理工作的现状，需要采取针对性的优化对策，来对其管理工作进行强化，促进办公室文书档案管理工作能够为其他工作起到促进作用。
（三）积极采用现代化的办公室文书档案收集、归档与管理方法。如今，办公室文书档案收集、归档与管理工作需要及时进行方法的突破，旧形式的管理方式各方面已经明显落后，无法满足现代办公室工作的标准。首先，要尽快完善信息化的建设，利用信息化设备和技术建立办公室文书档案收集、归档与管理系统，这样办公室文书档案管理工作的效率、规范化都能得到优化，管理人员的工作压力也会减轻。其次，办公室文书档案管理人员要与其他部门保持有效的沟通和关联，避免出现有文书档案长时间存放在其他部门而未收集的情况，防止档案资料丢失。
（二）完善档案管理的制度、流程建设。首先，建立完善的档案管理制度和流程，明确收集与归档文书档案的时间、范围、保管期限、注意事项以及规范化流程。其次，结合实际情况和法律法规，建立明确的职责分工制度，明确归档的范围。还要集中保管归档期限，以免留作私用，保证文书档案资料的安全性。最后，要加强办公室档案管理的执行力度，要求办公室档案管理人员严格按照其管理制度标准，开展管理工作，保证所有文书档案资料都能完整收集和归档，从而促进办公室文书档案管理工作得到切实的优化。
罗恬被带到了护城河边，一辆汽车被吊车从河里拖了出来，四个门都被铁链锁住了。罗恬远远就看见了那是赵炎的车子，可是直到警察推着她去认尸，她才胆怯地走上前。赵炎半仰在座位上，全身都已经腐烂了。
三、结语
高效、科学的办公室文书档案收集、归档与管理工作对于单位的发展有促进作用，因而必须要提高对办公室文书档案管理工作的重视度，并针对其中存在的抑制因素进行处理和改善，从而充分发挥办公室文书档案收集、归档与管理的服务功能。
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【参考文献】
[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2015(22).
[2]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智,2014(11).