探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例，本文主要内容关键词为：探析论文,英国论文,为例论文,档案管理论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2012年7月8日至24日，作为盐城师范学院赴英考察培训团成员，我在考察牛津大学、剑桥大学、曼彻斯特大学、爱丁堡大学、谢菲尔德大学和谢菲尔德哈勒姆大学等高校教育管理的同时，重点考察了英国高校的档案管理，其中，深度考察了谢菲尔德大学的档案管理情况。
1 松散的档案管理体制
英国档案管理体制是典型“分散式”类型，没有全国统一的档案工作领导、指导机构。英国高校中，除剑桥大学设立档案中心，牛津大学、利物浦大学、格拉斯哥大学等少数高校设立档案馆外，其他高校没有统一的档案管理机构，档案分散在其他机构中。
谢菲尔德大学(University of Sheffield)是1897年由谢菲尔德医学院(成立于1828年)、港湾学院(1879年)与谢菲尔德技术学院(1884年)3所谢菲尔德地方学院合并而成“谢菲尔德大学学院”，后于1905年获得皇家特许状，晋升为“谢菲尔德大学”。该校以其一流的教育及研究成果在英国享有盛誉，共出过4名诺贝尔奖金获得者。其杰出的科研成果吸引了来自海内外众多的学生，学校目前拥有在校生25000多名，其中，包括来自120多个国家的3400多名海外学生。谢菲尔德大学的档案有多家机构管理，主要有两个机构，即信息与计算服务中心(Corporate Information and Computing Services)和图书馆。行政档案由隶属于信息与技术服务中心的档案室管理，学生成绩、试卷等教学档案以及财务档案等由隶属于信息与技术服务中心的记录室管理，手稿、论文等和英国全国游乐档案分别由图书馆的特藏档案室和游乐档案室管理。游乐档案室中，馆藏范围不局限于谢菲尔德大学或谢菲尔德市，而是面向全英。游乐档案室收藏有大量历史上英国跑马场的海报、图片、画册、图书、报纸、期刊和文件等，其中，有不少是19世纪的游乐档案。谢菲尔德大学的行政档案室、记录室、手稿室和游乐档案室等各档案机构之间没有上下隶属关系，也无法定业务往来。但这些分散的档案机构并不影响谢菲尔德大学各类档案的收集和保存，各档案机构分工协调，管理有序，确保了各类档案的收集齐全和完整。
2 多元的档案资金来源
英国高校的档案经费与高等教育经费一样，主要来自政府拨款和社会捐赠。由Ross-CASE委托英国国家社会研究中心(National Centre for Social Research)进行的调查显示，在2008-2009学年度，英国大学所收到的慈善基金总数为5.32亿英镑。在所有英国大学中，牛津大学和剑桥大学获得捐赠最多，超过所有捐赠的一半。另外，在罗素集团(Russell Group)下的一流研究类大学得到的捐赠占捐赠总额的24%。[1]
与一流名牌大学收到的捐赠相比，一些二流大学和一般院校所获得的捐赠数量有限、杯水车薪。80%的捐赠人都是已经离开学校的毕业生。作为罗素集团(RussellGroup)下的谢菲尔德大学的档案经费同样来自学校行政经费和社会捐赠。2010年，英国联合政府上台后，大幅度削减高校经费，高校的办学经费显得越来越紧张，档案管理经费也遭到相同厄运。谢菲尔德大学平均每年的研究经费超过7000万英镑，但档案经费没有具体的规定，根据实际情况而定，除捐赠指定用于档案经费外，学校行政投入的档案经费每年都在缩减。谢菲尔德大学在考虑本国学生学费上涨的同时，不得不呼吁社会人员和校友积极捐赠，提供办学经费。
3 丰富的档案原始手稿
英国许多著名专家、学者、教授的手稿珍藏在图书馆里。如，剑桥大学图书馆藏有“万有引力之父”艾萨克·牛顿(Isaac Newton)关于运算、微积分、光学以及万有引力的著作手稿，著名学者鲍德温、克鲁、哈定等人的论著、手稿和该大学的学位论文等；牛津大学图书馆藏有13.4万册手稿，其中，有简·奥斯汀未完成小说The Watsons(《华森夫妇》)亲笔签名的手稿；爱丁堡大学图书馆196489份手稿和档案中珍藏着一页宝贵的手稿——达尔文亲手写的《物种起源》里非常重要的一页书稿原件。罗拉·麦克弗逊(爱丁堡大学图书馆管理员)说：“这张书稿是《物种起源》手稿中的一页，曾一直被夹在音乐图书馆的一部书里。”格拉斯哥大学图书馆藏有著名的物理学家爱因斯坦的大量手稿。此外，曼彻斯特大学图书馆收集了几乎所有学科领域的研究专著、学术论文，以及从公元前3000年到现在超过100万册的手稿和档案；诺丁汉大学图书馆藏有100多万册各种书籍和期刊以及大量的手稿；伯明翰大学图书馆拥有300万份手稿、档案；伦敦大学亚非学院(SOAS)图书馆拥有4000种语言的100多万册藏书中很多是珍稀的、价值连城的手稿以及重要的档案和地图收藏品。
谢菲尔德大学图书馆是英国最大的图书馆之一，藏书多达1400万册，其中，有150组合的手稿(英国在档案整理上采用“档案组合”作为馆藏整理和分类的基本单元，每个组合又按组织机构或职能范围分为若干分组合，分组合由若干案卷组成，每个案卷里包括若干单份文件)。这些手稿里，主要有谢菲尔德大学教授、学生的著作、论文、笔记等。遗憾的是，英国女作家夏洛蒂·勃朗特在谢菲尔德大学撰写的《简·爱》手稿并不在谢菲尔德大学的图书馆手稿室，而珍藏在法国巴黎书信和手稿博物馆。
4 先进的档案管理技术
英国是世界上最早在互联网开通档案网站的国家之一，1995年，就探索利用互联网向公众提供档案信息资源服务，在档案现代化建设中扮演重要角色。英国高校档案工作同样在档案现代化建设方面取得一定成绩，其先进的档案管理技术体现在三方面：
一是实用性。在现代的数字化世界，数字档案已经超出了原来占统治地位的纸质档案，传统的档案原则与实践在指导工作时的效率正在降低。英国大部分高校档案工作者高度重视档案数字化建设的问题，以利用率高的档案优先为原则进行数字化建设，同时，更多地选择数码拍照慎用扫描的方法进行档案数字化，既保护了档案原件，又方便了利用，提供网上利用及档案检索，吸引更多的利用者利用档案。
二是开放性。由于英国的劳动力成本较高，加上联合政府上台后显现的经济危机，英国高校档案现代化建设进程不得不缓慢下来。但是，作为西方现代化程度较高的国家，英国在档案现代化建设方面还是走在我们的前面。如，英国高校的档案网站页面很简洁，主要介绍和提供档案的查阅内容。在档案数字化方面，谢菲尔德大学的教师和注册学生在校园网有自己的账号，并且在中央服务器上有安全私有的空间，不仅在校内能够上网查询档案，而且，可以在校外访问互联网查阅谢菲尔德大学的档案。
三是共享性。英国高校档案现代化建设的目的是要在保护档案原件的基础上更好、更多地实现档案信息资源共享。目前，全英已有150多所高校参与了英国国家档案与其他档案部门之间的合作与资源共享，各高校间为了顺利实现共享的目的，克服档案著录各异的困难，统一了档案著录标准，为档案资源的共享排除障碍。以格拉斯哥大学为基点的“苏格兰高校档案信息资源整合门户网”，以数据库和检索工具为技术支撑，整合了苏格兰地区10所高校的档案信息资源，为学术研究人员和公众提供一站式的档案信息网络检索与利用服务，促进苏格兰地区档案信息资源共享等。此外，不仅高校档案部门之间实现跨部门、跨校合作，而且，档案馆还与图书馆、博物馆合作，英国许多高校的图书馆、博物馆均藏有相关档案，通过三者的合作实现档案信息资源的共享。
5 优质的档案服务质量
英国档案部门秉承“服务至上”的理念，不仅向公众提供利用可公开的政府文件，同时，也提供与英国历史有关的私人档案信息。英国政府规定，凡1660年以前产生的档案一律永久保存。按照英国档案法规定，凡满30年的公共档案和满100年的私人档案，均向公众开放。由于大多数英国高校历史都较长，档案十分丰富，档案部门在服务方面也有着自身的特色，体现在五个方面：
一是休闲性。英国档案学者迈克尔·库克指出：“整个社会应该把档案馆看做是它的一个文化机构，即使是贴上‘文化娱乐’甚至‘消遣’的标签也是无可厚非的。虽然，档案馆像博物馆和图书馆一样，与纯娱乐性机构相比有更严肃的目的，但是，它们有个共同点：如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人兴趣进行活动。”[2]谢菲尔德大学提供的档案服务不仅提供档案原件或复制品的查阅，还有网上指南、档案展览等二次档案信息，利用者们可以在图书馆的阅览区内边欣赏档案展览边喝咖啡。二是亲民性。谢菲尔德大学有专为残疾利用者准备的轮椅，并为利用者免费提供纸、笔。此外，为了保持阅档室内的安静环境，禁止任何人员在查档室讲话、随意走动，同时，在阅档室里侧有一个用墙隔断的会议室供查档者讨论、交流、喝咖啡、看视频等，不过这些会议室因数量较少需预定。三是便捷性。英国许多高校的档案利用大厅均有多台缩微阅读机和计算机供查档者利用。另外，档案用户通过电话、信函、电子邮件等途径与高校档案馆取得联系查询有关档案，档案管理人员均给予认真的答复，并在法律许可的条件下提留相关联系人的电话号码、电子邮箱或网址。四是平等性。英国高校不论查档者地位、身份、种族、年龄、国籍，只要提供合法的证件，如护照等，填写查档申请，说明查档理由，均可查阅开放的档案或浏览公共区域内的档案。五是合理性。谢菲尔德大学允许有条件地翻拍、复印档案，对珍贵的档案必须由档案管理人员负责复印，对非珍贵档案可以由查档者自行复印、翻拍，但必须使用托板、软镇纸，不得使用闪光灯，其中，由档案管理人员复印、翻拍或查档者使用档案馆设备、器材的必须交费外，其他的一律免费。
6 严格的档案借阅规定
英国高校的档案借阅有严格的规定，要考虑到法定的义务法，比如，英国2000年的《信息自由法》(Freedom of Information Act 2000)和1998年的《数据保护法》(Data Protection Act 1998)，还有考虑档案材料的条件质量状况等因素。如，牛津大学档案馆规定，公共区域可以免费在线检索目录，并以不同格式下载。一些区域只有得到书面特许的用户才可以进入。谢菲尔德大学信息与计算服务中心以及图书馆对借阅档案作出了种种规定，这些规定相对我国高校档案部门而言有一定的特色，主要体现在三个方面：
一是注重保护版权。谢菲尔德大学规定，所有查档者在撰写的出版物中，要注明档案出处和标出引用档案的部分，对一些敏感的档案信息必须征得档案管理人员同意或寄存者及其代理人的同意方能摘录和使用。二是注重保护原件。谢菲尔德大学不允许查档人员将任何档案带出阅档室，只能用铅笔在阅档室摘录、做笔记(水笔、圆珠笔等除填写借阅申请表外不得在阅档室内使用)，包和大衣放入专门的衣柜内不得带入阅档室内，不允许任何人员在阅档室喝水、吃东西，不能在档案上折叠或做任何标记等。三是注重保护个人信息。谢菲尔德大学制定了《个人信息政策》，承诺借阅档案不会把个人信息传给第三方，除非法律需要、法定义务或合法目的。即使在法律需要、法定义务或合法目的情况下借阅档案，既不能口头又不能书面泄露，而且，也不能透露给未授权的第三方。以学生个人信息为例，学生姓名、出生日期、性别、国籍和学术成果(包括课程成绩)属于长期保存的个人信息，而健康、种族、处分等个人信息属于个人隐私。未经授权披露个人信息在谢菲尔德大学不仅是个纪律问题，且有可能在一些情形下成为严重的不当行为，将会接受法律处罚。
总之，英国高校档案管理在进入21世纪以来越来越充满了活力，在许多方面取得一定的成就。尽管我国非常重视高校档案工作，也取得了不少成就，如，教育部与国家档案局联合颁发了《高等学校档案管理办法》，各高校不仅有档案管理机构——档案馆或综合档案室统一集中管理档案，而且，还成立了包括主管档案工作的校长在内的、由各归档部门分管档案工作的负责人和兼职档案员组成的档案工作网络；各高校已经或正在进行档案数字化建设，建立档案网站和数据库，等等，但是，我国高校档案部门在服务理念、服务手段、管理技术等方面，与英国相比还有一定的差距。我国高校档案部门应借鉴英国高校档案管理的先进经验，扬长避短，虚心学习，进一步推动我国高校档案事业的发展。