（上海电力监理咨询有限公司 200031）
摘要：监理资料是工程建设实施过程中形成与监理相关的文件及档案，是反应监理工作的原始记录，是评定监理工作、鉴定监理责任的依据，是工程达标创优不可或缺的一部分。
关键词：监理资料、过程管理、按期移交
监理资料管理是指工程监理过程中对与监理相关的文件及档案进行收集、分类、整理、统计、归档、装订、移交业主等一系列工作。监理资料的按期移交也是监理合同的一部分，是衡量合同是否能按期履约的条件之一，因此，我们必须把监理资料的过程管理纳入日常工程管理的一部分，项目部从上到下应予以重视，完善档案制度，加强过程管理，勤于检查督促，工程结束后为业主留下一份满意而放心的监理资料。
一：提高项目全员乃至公司对档案管理的重视程度
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是监理工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的，因此，做好监理过程管理资料的收集、整理工作，需要我们项目全体员工共同努力来完成，需要项目全员乃至公司总部从思想上认识到档案管理过程收集、整理的重要性、严肃性。
1.1首先公司总部需特别重视各项目建设期间的档案管理，制定统一的档案管理制度及管理办法，实行项目总监负责制，由项目总监将公司制定的档案管理制度及办法执行到各项目建设过程中。与此同时，公司总部应加强档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的综合业务能力，也为公司的档案人员做好人才储备工作。
1.2各项目总监必须带着高度使命感将公司的档案管理制度及办法实施到所负责项目的过程管理中，将档案管理责任分解到项目各级人员工作中，明确相关人员责任并严格要求，在监理内部工作会议上，特别强调监理资料过程收集的重要性。与此同时，项目全体员工必须认识到监理资料也是各自工作范围的一部分，各专业工程师跟随施工进度及时完成监理过程中资料的编制、收集、整理等，资料员及时对监理资料完成统计、分类、保管、归档等工作，项目全员各司其职，方能完成监理资料管理的系列工作。
二、完善档案管理制度
凡事预则立，不预则废，监理资料的管理也应制定相应的档案管理办法及制度，保证监理资料的建立、收集、整理、保管、移交均有章可循，是保证资料规范管理的前提之一。
2.1成立以总监统一领导、资料员统一指挥、各专业监理工程师相互协调配合的档案管理体系，专业组对文件的内容质量负责、资料室对文件的格式质量负责、总监对归档文件质量负总责，充分调动所有监理人员的积极性。建立档案管理网络，建立健全项目资料管理的各项制度和业务规范，制定有效措施保障项目文件资料的准确性、完整性、真实性和系统性。
2.2在工程前期，由项目总监牵头制定适合本项目的档案管理办法及制度并严格执行，编制适合本项目的《工程竣工资料编制监理实施细则》、《监理档案资料移交目录一览表》等相关监理资料的管理办法及制度。
2.3制定监理部内部相关制度，将文件形成、积累和归档，纳入监理工作岗位职责，严格内部工作程序及制度，明确档案管理员和各专业资料管理的范围，如规定所有的文件流转必须通过资料员的收发、整理、登记；一些综合性的文件包括周报、月报、各种报审文件等由资料员统一管理、建册；一些专业性的文件包括监理日志、监理联系单、监理通知单、旁站记录、验收记录、强条执行检查等由各专业收集汇总；一些安全管理资料由安全专工单独保存，包括内部的各种安全学习培训教育考试、安全方面的联系单通知单、专项检查及闭环、安全会议等所有安全管理文件资料及应该归档的资料；一些过程照片、DV等文件日常由各专业收集、整理，定期交资料室统一管理等等。
2.4制定档案资料的检查及考核制度，项目部定期（周、月度、季度等）或分阶段（与施工、调试各阶段进度实施“节点”控制）梳理资料的完整性、检查资料的准确性，对存在的问题及时整改完善。公司总部不定期的对各项目部档案资料进行检查，提出指导性意见，并根据各项目档案档案资料的管理情况，适当给予经济奖励或考核。
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三、加强项目建设期间档案资料的过程管控
监理资料是项目建设监理过程中逐步积累形成的，是各专业、各个监理工程师监理文件的积累，如何保证高质量的完成监理过程的文件收集，需要项目全体人员提高思想认识，规范监理文件的编辑、收集、整理、保管等系列工作，为工程后期监理资料组卷、移交打下坚实的基础。
3.1项目部定期组织全体人员学习已制定的档案管理办法及制度，从文件的编制到档案室的收集、整理、归档等等系列工作进行详细的学习。将相关档案资料的管理办法及制度分享给项目全体员工，同时在监理内部工作会议中强调、提醒，让项目全体监理人员都理解监理资料过程收集的重要性，清楚自己应该做什么、怎么做。如个别同事未按期提交的，资料员及时提醒、催促等。
3.2档案管理人员应严格把关，不放过任何可能造成文件材料不齐全、质量不合格的点。所有文件应分专业进行收集整理，对所有文件的编号、格式负责，确保文件的编号不漏号、不重号，格式正确、规范、统一。同时档案管理人员对专业内出现的问题及时和专业沟通，并督促落实整改。以档案人员促进专业人员完善相关资料。同时档案人员做好资料管理台账，便于所有文件有追溯性。
3.3档案室定期对监理资料收集进行统计、自查，对发出的文件未及时闭环的定期统计清单并提醒相关专业人员跟踪闭环，同时对照《监理档案资料移交目录一览表》及台账检查资料是否有漏项或者缺失，如：监理日志、旁站记录、档案照片、会议纪要等，发现问题及时修正、补交。
3.4资料员除做好日常来往文件的接收外，及时将相关监理资料收集、分类、整理、归档、保管。资料保管应严格按照相关制度进行，所有资料装盒上架，科学排列，建立台账、便于查找，保证档案资料的齐全完整，提高案卷质量。
3.5项目部总监组织定期对档案资料的完整性、及时性、准确性、规范性进行检查，检查发现的问题查明原因及时整改，并将项目各专业人员监理过程资料编制、收集、整理等系列工作作为项目部对内部员工考核管理的一部分
3.6公司总部定期对各项目的监理资料进行检查，形成“催化剂”作用，对项目监理资料的收集、统计、归档、保管等各项工作给出指导性意见，要求定期整改完成，对项目建设期间监理资料的管理形成良好的促进作用。
四：提前整理归档，按期移交
4.1档案整理、组卷、移交是一个复杂而繁琐的过程，在工程后期项目部应提前着手档案移交工作，可事先组卷一个已完成的单位工程（如桩基工程）作为模板提交业主，与业主档案管理专责人员进行对接、沟通，详细了解业主对档案组卷、移交的要求，整个过程需要我们不断的与业主沟通交流，根据业主提出的建议及要求进行完善，组卷一套样板卷册提交业主，该卷册资料满足要求后，再对所有单位工程按样板卷册进行预组卷，根据单位工程结束时间逐一移交业主。
4.2项目总监制定档案移交目标，确认档案整理、组卷、移交等工作相关责任人，由档案管理人员牵头，各专业监理工程师配合完成各单位工程的预组卷工作。过程中与业主充分沟通，现场具备条件可分期向业主移交档案资料，减少后期的工作压力，同时也可避免档案遗失现象。
五、结束语：
档案资料质量的好坏，关键看重视程度，档案能否按期移交的关键是看项目建设过程资料编制是否规范、收集是否齐全、分类是否合理、整理归档是否规范，而不是工程后期的“百米冲刺”。高质量的监理资料需要项目全体成员共同努力，协调合作，做到事前、事中、事后全过程管理，在工程结束后为业主提交一份满意的资料。
参考文献：
[1]《DLT 241-2012 火电建设项目文件收集及档案整理规范》
[2]《GB/T50328-2014建设工程文件归档规范》
[3]《DL/T 5434-2009电力建设工程监理规范》
论文作者:李超
论文发表刊物:《电力设备》2018年第25期
论文发表时间:2019/1/16
标签：资料论文; 档案论文; 文件论文; 项目论文; 过程论文; 工作论文; 业主论文; 《电力设备》2018年第25期论文;