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摘要：数字档案馆是信息技术在档案管理应用中更高一级的体现，应用智能技术、数据库以及云计算等先进技术构建起数字化服务管理平台。本文从数字档案管理建设的必要性以及意义出发，对数字档案馆的整体框架以及功能模块进行具体分析，为企业数字档案馆的建立起到借鉴作用。
关键词：企业数字；档案馆；建设
1企业数字档案馆建设的必要性
企业想要扩大规模加强自身竞争力，就需要在管理上加大力度达到世界先进水平。由此，企业之间的竞争就演变为企业之间信息化的竞争。企业数字档案馆的建立是推动企业信息化建设，提高企业科学管理水平，保障企业生产力进步的有效手段。
2、企业数字档案馆的功能模块及其各部分功能
由于数字档案馆是一个由硬件、软件、数据库和人等组成的综合体，用功能架构和硬件架构都无法充分表述其所组成的部分，因此，这里只讨论其概念架构。运用概念架构，对数字档案馆各组成部分进行从低到高的分层抽象，形成了数字档案馆的功能模块。数字档案馆的功能模块就是数字档案馆组成部分的层次结构关系。与传统的档案相比，数字档案馆在结构上有本质的不同。按照层次来分，企业数字档案馆架构从下到上应依次为基础层、数据库层、管理应用层、运行机制层及贯穿全过程的两大体系六个部份组成。
2.1基础层
数字化档案馆最底层是硬件及操作系统。硬件有网络、服务器及相应的存贮设备。与硬件处于同一层次还有操作系统软件，包括操作系统和数据库管理系统，其中数据库管理系统又是以操作系统为平台，并处于操作系统之上。硬件及系统平台是整个数字档案馆最基础的部份。
2.2数据库层
数据库层包括元据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库共四个部分.
2.3管理应用层
管理应用层是数字档案馆的核心，数字档案馆的主要功能基本在本层实现，管理应用层的主要由以下分系统组成：
2.3.1、数据采集分系统。数据采集分系统功能是通过人工输入、数据接口及其他各种方式对档案信息数据进行收集。该分系统还包括数字化加工功能，即对传统的非数字化载体档案进行数字化加工，包括对纸质档案的数字化处理，对声像档案的数字化采集，对图片档案的数字化扫描处理等。其加工对象主要有纸质档案、工程图纸、录音录像、缩微胶片、缩微平片等。
2.3.2、数据管理分系统。由于数字化档案馆需管理的数据量十分庞大，这些数据必须有专门的分系统来管理，这个分系统便是数据管理分系统，其功能不同于数据备份，而是对数据进行仓库式的管理。除此之外还对数字档案馆与各应用系统接口数据的管理。数据管理分系统的另一功能是对从数据采集分系统的采集来的数据进行系统化整理，组成档案保管单位，并进行日常的鉴定、统计等管理。
2.3.3、利用管理分系统。对利用任务的调度管理，进行利用赋权等。
2.3.4、档案馆馆务工作的数字化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆数字档案馆除对实体档案进行管理外，还有许多其他的业务工作，这些业务工作的数字化也是数字档案馆的一部分，它包括：
（1）文件中心管理。这是一个集档案管理功能与电子公文管理于一体的管理系统，它与其他的OA等文件管理系统不同的是它还集成了档案管理功能。该分系统以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础，对电子公文进行实时捕获与归档，通过加强元数据的管理增强对电子公文原始性和真实性的认定。
（2）科技文件材料。科技文件材料管理系统的管理对象是科技文件和图纸，主要有数据接收、分发管理、有效性管理、回收管理、资料点管理和调拨发送管理六部分，其主要功能有：
对科技文件材料的形成、审签、分发及技术状态进行管理，在没有实施PDM的企业可起PDM的功能；对企业各生产现场所需资料进行调剂，保证工作现场图纸和资料的现行有效性；完成包括电子文件的接收、复制、分发、版本控制、技术状态管理等。
（3）档案馆其他业务。包括库房环境的智能化管理，利用分析，档案人员动态管理（培训等），复制任务调度管理。这里尤其值得一提的库房环境管理的数字化，通过环境管理数字化可以自动管理和记录库房出入，自动记录温湿度并自动开启或关闭空调，自动报警等等，能大幅度地减轻档案工作人员的劳动强度。
2.3.5、信息发布。信息发布模块通过数字化档案馆网站将可提供利用的信息向用户公布，供用户查询利用。
2.3.6、信息开发利用。开发利用模块包括两部分功能，一是对数字化档案资源进行开发，形成信息成果与产品。其另一功能是负责与档案用户进行交互对话，给档案信息用户提供信息利用入口，接收档案用户查询并提供查询结果，记录档案用户利用过程，对用户记录进行分析和统计。
2.4运行机制层
数字档案馆运行机制就是数字档案馆运行所依赖的组织机构、管理制度、人才等，它是数字档案馆发挥效用所必须的重要组成部分，它位于数字档案馆的最顶层，对数字档案馆的运行起约束作用。
2.5标准规范体系与运行保障体系
2.51、数字化档案馆标准规范体系。标准、规范是实施数字档案馆工程的重要基础，也是数字档案馆日常运行必不可少的重要组成部分。
2.52、数字化档案馆安全运行保障体系
数字化档案馆主要是运行信息技术，对档案信息进行管理，因此，数字档案馆必须有完善的安全运行保障体系作为保障。
结束语
当前社会已经进入了信息时代，建设企业数字档案馆已经成为企业发展所亟待解决的一个重要课题。企业数字档案馆的建设因面临个体的不同，将会循着不同的发展模式，经过复杂多变的发展阶段，同时在其过程中会表现出不同的特点，而在这一系列的过程中，对资源的搜集建设是整个建设工作的基石，是保证企业数字档案馆时刻保持活力的动力。因此，企业要在现有的丰富的信息资源基础上，通过对企业自身发展形象的定位，将其各具特色的文档资源进行整合，形成与企业发展相配套的企业信息资源库，为企业数字档案馆的建设，乃至企业的发展打下坚实的基础。
参考文献：
[1]李秀霞.我国企业数字档案馆标准体系建设研究[D].南京大学，2012.
[2]吴慧红.信息化与企业数字档案馆建设关系研究[J].兰台世界，2010，（02）
[3]向立文，宁志丹.企业数字档案馆建设的必要性与可行性[J].兰台世界，2010，（16）
论文作者:孙吉海
论文发表刊物:《基层建设》2017年第35期
论文发表时间:2018/3/22
标签：档案馆论文; 数字论文; 分系统论文; 企业论文; 档案论文; 功能论文; 数据论文; 《基层建设》2017年第35期论文;