王伟娜
中车唐山机车车辆有限公司 河北 唐山 064000
摘要：文书档案实现现代化管理是现代信息化发展的必然，那么如何做好文书档案的现代化管理工作，提高文书档案的管理效率和质量是我们今天需要研究的重要课题。因此，本文针对文书档案现代化管理进行研究分析。
关键词：文书档案；现代化；管理
前言
文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是档案的主体，是一个单位过去发展历程的缩影，是现代管理建设状况的记录。它从多角度、多侧面、多层次记载一个单位的全面情况及发展的历史过程，因此文书档案在整个机关工作中发挥着不可忽视的重要作用。当今世界已经进入信息化时代，人们越来越认识到信息的重要性，因而对文书档案管理的要求也越来越高，大部门机关单位的文书档案管理也都实现了现代化管理和利用。随着时代的发展，如何做好文书档案管理工作，认真落实科学发展观，适应日益变化的新形势已经成为文书档案工作的一个新课题。
一、文书档案工作的现状
1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。
2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响；文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。
3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。
二、文书档案现代化管理的必要性
1、是文书档案数量和增长速度的要求
随着改革的深入发展，文书档案管理也面临着许多亟待解决的问题，文书档案的数量越来越多，增长的速度越来越快，传统的档案管理手段暴露出许多问题，已经远远达不到现代化管理的要求，给保管和提供利用带来了很多困难，管理方法手段的落后直接影响文书和档案质量等，只有实现文书档案管理现代化，才能解决这些问题，因此，高速度、高科技的现代化管理手段势在必行。
2、是文书档案记录方式多样化的要求
当今世界已经进入信息化时代，微机和网络技术迅猛发展，档案的记录方式出现了多样化的趋势，越来越多的社会活动记录不在采用传统的纸质方式，而是以微缩型、声像型、机读型等新型的记录方式，传统的文书档案管理手段已经不能适应新形势，改革创新迫在眉睫。向现代文档管理迈进，这是文书档案工作的新课题。
3、是档案管理现代化的必然趋向
随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，档案事业也得到了迅速发展。近二十年来，各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动，提高档案工作的整体水平，一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识，同时随着档案干部队伍素质的不断提高，观念的不断更新，经费的不断投入，条件的不断改善，对档案事业自身的发展提出了更高的要求。
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三、文书档案现代化管理的重点
1、档案管理人员是掌握现代化管理技能，提高综合素质
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、档案管理应走“一体化”道路
我国档案管理体制在过去很长一段时间基本上处于封闭状态，由于文书和档案是由两个独立部门分别管理，使档案部门不能在文件信息积累的起始阶段就转化为档案并及时投入开发利用。如果从文件一开始形成就利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”,就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术，已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件，只要给予确定性检索条件，就能在几秒种内查到所需要的文件；另一方面，查阅不用原件，利用不进库房已成为现实。在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸质文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。对形成的各种文献，利用计算机加工后，建立起档案信息数据库，通过信息高速公路可以与各级各类档案馆、服务单位、利用者个人，以及国家公共信息网、图书馆、新闻媒体等进行互交式联系，而且这种联系可以是世界范围的。从而使档案部门由管理型向服务和开发型转变，扩大对外交流和对外开放，真正实现档案信息资源共享。
四、实现文书档案现代化管理的保障
1、投入资金和精力
没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。
2、领导重视
尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题
3、要有宏观指导的总体思路
实现发展战略上的创新，微观动作上管理内涵和技术手段的创新，这对档案事业无疑具有重要意义。
4、建设一支高素质的档案队伍
要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍。引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。
总结
文书档案管理是一项专业性较强的工作，在现代化信息技术发展的背景下，信息技术管理人员要不断加强自身的建设，增强业务知识，努力提高档案人员的业务技能，实行对文书档案的信息化的有效管理，实现文书档案对人民群众的有效应用，实施文书档案科学化、规范化、现代化管理的有效措施，积极适应不断更新的现代化信息技术，这样才能实现对文书档案现代化管理的意义。
参考文献：
[1]赵月. 浅析文书档案的现代化管理[J]. 才智, 2018(6).
[2]康娜, 王莉. 论文书档案的现代化管理[J]. 办公室业务, 2018(1):90-90.
[3]霍欣苗. 关于文书档案电子信息化管理的分析[J]. 中国科技投资, 2018(8).
论文作者:王伟娜
论文发表刊物:《防护工程》2018年第25期
论文发表时间:2018/12/4
标签：档案论文; 文书论文; 工作论文; 文件论文; 档案管理论文; 纸质论文; 计算机论文; 《防护工程》2018年第25期论文;