文件转化为档案的三个条件在电子时代的适用性，本文主要内容关键词为：适用性论文,转化为论文,条件论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案形成规律是档案学基础理论的重要研究内容之一。研究档案是怎样形成的，必然会首先涉及档案与文件的关系问题。长期以来，档案界普遍认为档案是由文件转化而来的。“今天”的档案是“昨天”的文件，而“今天”的文件有可能是“明天”的档案，这是对文件与档案转化关系的一种通俗的概括。同时，人们也意识到并非所有文件都需要和可能成为档案，文件转化为档案是有条件的。那么，在电子时代，这种转化关系是否依然存在？若存在，则这种转化是不是有条件的转化呢？笔者将在本文中谈谈对这些问题的看法。
1 文件向档案转化的三个条件概述
吴宝康教授在《档案学概论》一书中指出，文件转化为档案一般须具备三个条件。即：第一，现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案(以下简称条件一)；第二，对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存(以下简称条件二)；第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案(以下简称条件三)。因此，从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。
2 电子时代的文件与档案描述
随着现代信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件产生并以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传递信息、存储信息的重要工具，在办公领域和档案管理、甚至整个社会生活中占据一席之地。因此，笔者认为，电子文件与电子档案将成为电子时代的文件与档案的主流形态。
综观国内外相关著作，“电子文件”比比皆是，而“电子档案”概念使用得极少，甚至很大一部分人否认“电子档案”的存在。究其原因，无外乎二：一是在电子环境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，索性全部称为电子文件；二是电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位，但是，档案馆又不能等这些问题都解决了再来接收电子文件，因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。[1] 虽然电子时代的文件与档案的界限模糊，但二者的外延并不完全相同，依然要把二者分开，区别对待；而且正是由于电子文件的法律效力与法律地位尚未获得全面的认可，电子文件就不可能完全取代电子档案的地位，因而更应重视电子档案，加大对它的管理力度。根据电子文件生命周期理论，电子文件运动过程依其功能和价值形态的变化而呈现出明显的阶段性。随着电子文件的运动，其价值形态由现行价值变为非现行价值，电子文件也就转化成电子档案。故笔者认为，电子档案是存在的，并且是由电子文件转化而来的。
本文采用国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求·第一部分：电子文件归档与档案管理》(GB/T17678.1—1999)对电子文件(Electronic records)和电子档案(Electronic archives)的定义描述，分别为：“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”及“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明”。
3 文件向档案转化的三个条件在电子时代的适用性剖析
3.1 条件一的适用性
所谓现时使用完毕或办理完毕，是相对而言的，主要是指为履行当时的职责而直接使用材料告一段落，完成了文件处理程序；并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算“办理完毕”。[2] 因此，我国档案部门对文件运动过程的介入一般是在文件运动的第二阶段与第三阶段之间。[3] 在此之前，文件由其形成单位进行管理。
作为现代信息技术的伴生物，电子文件具有与纸质文件完全不同的特征，主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。相对传统载体文件而言，电子文件的这些特性决定了其原始性和真实性的维护要复杂得多。为了确保电子文件的真实性、可靠性，就必须运用全程管理和前端控制思想对其进行管理，将鉴定和归档等一些管理环节提前至电子文件的设计、制作阶段，对其整个生命周期进行全程监控。即：在编制电子文件时，就要把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，以保证其完整性和真实性。[4]
鉴于电子文件的虚拟性、易逝性及易更改性等特点，其归档方式具有两种完全不同的形式，即逻辑归档(或网络实时归档)和物理归档(或介质实体归档)。“逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。”而“物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程”。[5]
许多人认为，对电子文件的前端控制意味着电子文件一经产生就被烙上了归档标识的烙印。因此，网络实时归档完全可以称得上是真正的归档，电子文件的档案阶段就是从这个时候开始，根本不必、也不应等到“文件处理完毕”以后，“办理完毕”不是电子文件向电子档案转化的条件。对此，笔者持相反的观点。虽然文件一正式生成或收到，就可在网络上及时进行“逻辑归档”，但这并不是完整意义上的归档。因为归档的电子文件还要将该文件产生及运行过程的元数据、内容、背景和结构等一起保存。为了防止网络瘫痪、崩溃时相关数据的丢失以及保护归档电子文件的真实性和完整性，一般还应采取物理归档方式对已逻辑归档的电子文件加以控制，确保信息的安全。《电子文件归档与电子档案管理办法》中也规定：“应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体；逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成”。因此，经鉴定、并按归档要求完成物理归档的文件才真正完成了归档。而且，完成物理归档的电子文件已基本上完成了处理程序，构成其证据价值的相关信息也已齐备，从而符合了归档的时间标准。
可见，办理完毕依然是电子文件向电子档案转化的前提条件。
3.2 条件二的适用性
条件二提出了衡量文件能否向档案转化的价值标准。关于对条件二的剖析，笔者将从理论和实践两个方面进行论述。
3.2.1 理论上：
档案是由文件转化而来的，但并不是所有的文件都能转化为档案。然而，没有价值的文件是一定不能转化为档案的。这是文件转化为档案的资格问题。也就是说，“作为档案保存备查的文件必须具有一定的价值。文件只要产生了，就有保存一定时间的价值，否则不会产生。”[6] 当然，“有价值”只是文件转化为档案的一个必要条件，文件必须要具有价值才有必要作为档案保存起来。没有价值的文件没必要保存，否则，就是一种浪费，是做无用功；但这也并不是说有价值的文件就一定要转化为档案。仅以有无价值作为文件与档案的区分点——有价值的是档案，无价值的是文件——这显然是不对的。
根据文件运动的三阶段(现行期——半现行期——非现行期)及其一一对应的价值形态(现行价值——凭证价值——科学研究价值)，我们发现，只有对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。而具有现行价值的文件依然处于文件的现时使用阶段，而没必要将其归入档案的范围。可见，“促使文件转化为档案的内部动因是文件的价值形态发生了变化”。[7]
电子文件具有与纸质文件相同的价值形态及变化规律：现行文件发挥现行价值，半现行文件发挥凭证价值，非现行文件发挥科学研究价值。而且，完全不同的载体上载录完全相同的文件信息内容时，它们呈现的是相同的价值类型及其相同的变化规律。[8] 所以，理论上，条件二是适用于电子时代的。
3.2.2 实践上：
文件的产生源于社会实践，是对社会活动的真实记录。随着社会的不断发展，文件的数量急剧增长，为其保管空间和保存经费带来巨大的压力，这就需要对某些已办理完毕的文件进行剔除或销毁。到底哪些文件需要剔除，而哪些文件又不能销毁呢？这是摆在文件(档案)工作者面前的一个重要问题。事实证明，有查考利用价值的文件是不能销毁的，它要转化为档案保存下来。同样，电子文件也是如此。
有人对此提出质疑，他们认为，既然电子文件具有信息存储的高密度性这一特点，那么它在鉴定时就没有必要考虑存储空间的问题，可以“有文必档”。电子文件的海量存储使他们觉得，在电子文件向电子档案转化的过程中，不必考虑电子文件是否对日后实际工作和科学研究具有查考利用价值，凡是电子文件都可以转化为电子档案保存下来。
确实，计算机高密度存储技术的出现，在很大程度上缓解了档案存储空间方面的压力。保管场所面积的缩减，为保存更多的文件提供了可能，而那些原先在纸质环境中受保管条件限制不予留存的文件在电子世界中也有了保存的机会。但如果将所有的电子文件都作为电子档案保存下来，同时，为了确保其真实性、可靠性、可读性而不得不进行软硬件升级、数据转换与迁移等措施的维护费用将是十分惊人的。因此，保存已失去价值的电子文件的做法无疑是一种巨大的浪费，与我们管理电子文件的目的是背道而驰的。[4] 而在实际工作中，可以根据情况适当降低某些文件的鉴定标准。不过，在决策之前应仔细权衡这些文件保存价值及其保管代价(尤其是迁移费用)。只有那些对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
由此可见，无论是从理论角度还是实践角度来看，条件二在电子文件向电子档案转化的过程中依然是成立的。
3.3 条件三的适用性
档案是人们按一定规律集中保存起来的文件，关于这一点，世界各国档案界的看法基本一致。文件是“自然”形成的，是人们“无意为之”的产品；而“文件被视作档案加以保管和利用，则是社会主体的自觉行为。人们正是为了将这些文件更加严密地控制起来，才更进一步称其为档案并严加管理的。所以使文件进入档案阶段加以管理，完全是社会主体的直接目的行为”。[6] 我国档案学者陈兆祦、和宝荣两位教授也曾指出：“档案虽然是由文件转化而来的，但是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月地逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案”。同时还进一步指出：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批杂乱的文件堆积，而是具有内在联系的文件体，它反映了各种活动和事件的原貌”。档案的形成过程可以说是档案被制作出来后从未有意保存到有意保存的过程，这个过程是文件内在价值运动规律与人们有意识活动共同作用的结果。
以上三个条件是一个统一的有机体，都是文件转化为档案的必要条件。在文件向档案转化的过程中，他们同时起作用，缺一不可。这三个条件的最终实现在实际工作中就体现为“立卷归档”，即“文书、业务部门将工作活动者处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程”。[9] 于是，“归档”成为“文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”，[2] 更是文件和档案的分水岭。
笔者认为，对于电子档案的形成，“归档”具有的意义更为深远。它不仅将许多具有档案价值的单份电子文件集中起来，由形成部门向档案部门移交，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移；同时，还保障了电子档案的真实性、完整性和有效性，从而使其能在日后作为历史的原始记录发挥出凭证价值作用。电子文件只有经过归档程序(确切地说，是指物理归档)，才能更好地保证其真实性、完整性、有效性，才能充分发挥其作用。在保管要素受到电子文件时代挑战的情况下，我们的唯一办法是实施并强化文件的“归档确认”程序。[10]
4 结论
综上所述，笔者认为，在电子文件向电子档案转化的过程中，文件、档案的管理方式与具体做法较之传统会有所改变，但不会影响档案管理的理论基础。也就是说，传统的文件向档案转化的三个条件依然成立。只有符合这三个条件，电子文件向电子档案的转化才能实现。
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