电子文件时代文档管理一体化论，本文主要内容关键词为：文档管理论文,文件论文,时代论文,电子论文,一体化论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
实践证明，文件和档案分开管理的体制暴露出了不少缺陷。为此，早在上个世纪80年代，我国档案学界的有识之士就已提出应该改革这种将文件管理与档案工作分开来进行的传统体制，并随后正式提出了档案管理应该与文件管理一体化的思想。[1] 但是，这一科学合理的管理体制并未能在我国成为现实，究其原因，除了人们的固有观念和政治体制环境外，就是尚未具备必要的技术条件和理论基础。电子文件时代，信息化和网络化为新的档案管理观——文档管理一体化提供了必要的物质技术和理论实践基础。本文试图对文档管理一体化的理论基础、实践基础、主要障碍以及实现措施等方面加以分析。
1 文档管理一体化的理论基础
电子文件时代，文档管理一体化并非墙上芦苇，而是具备一定的理论基础的。主要有：
文件生命周期理论。它发端于欧美档案学者对文件和文件中心的理论解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律，对此，美国档案学者谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”[2] 基于这种价值论，档案学者根据各自不同的国情，对文件运动过程进行了不同的划分，主要有“三阶段论”[3](现行阶段、暂时保管阶段、永久保存阶段)和“四阶段论”[4](形成阶段、使用与维护阶段、鉴定和选择阶段、文件档案管理阶段)两个流派，但其基本内容是一致的：文件从形成到销毁或“永恒”是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而可划分为若干阶段；不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系。这就是文件生命周期理论的历史形态。毋庸置疑，文件生命周期理论将对我国的文档管理一体化实践提供重要的理论指导。
前端控制思想。这种思想最初萌芽于法国档案学者C·诺加雷的思考：“档案工作者要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身”[5]。国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》(草案)将电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段，认为设计阶段对电子文件的全程管理具有决定作用，主张在“文件形成前采取行动”，[6] 即把“干预时机”确定在电子文件管理的设计阶段，由此而确立了前端控制管理思想。具体地说，前端控制就是把文件在生命周期各个阶段的管理要求放入文件设计阶段中予以考虑，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件，并在文件形成和维护阶段进行监督，使电子文件能够按照预先设定的格式和程序自动生成符合规范的正式文本，确保电子文件的内容、结构、背景三位一体的完整性。前端控制管理思想不仅适用于电子文件的管理，而且适用于现代办公环境中的传统载体文件，诸如纸质文件、档案等。这就要求改变过去文件工作与档案工作分段管理的思想，对文件的生命周期予以全程管理，重新规划整个流程；强调文件工作与档案工作统筹规划，协调管理，发挥各自及总体的最大效能。
“后保管模式”。基于前端控制思想，加拿大档案学者特里·库克认为，档案工作者必须转换传统的纸质文件观念，把档案工作中心由档案实体保管移向形成档案的活动过程，提出了电子文件“后保管模式”。其思想核心是：档案管理应由档案内容转向档案来源，由最终成果转向最初意图，即由档案实体转向形成过程，从而转向那些过程背后具体的举措、规划、职能方式等等档案来源方面的背景信息，从而揭示文件形成的整个来龙去脉，确保档案的凭证价值。[7]
前端控制思想的确立和“后保管模式”的提出，突破了文件管理和档案管理的人为界限，从系统论的观点来认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系。尽管两者还有一些缺陷和许多不确定的因素，在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，且在如何实现前端控制和“后保管”方面还缺乏成熟的理论和有效的方法，但它们为建立电子文件时代文档管理一体化理论体系指明了方向。
文档管理一体化是文件生命周期理论、“前端控制”思想和“后管理模式”的必然要求。由于电子文件的特殊性，促使人们对文件生命周期理论的反思，提出了电子文件生命周期理论，并在此基础上提出了“前端控制”和“后保管模式”，以便保证电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期可用性和证据价值。而这些理论和思想都主张把电子文件管理的手段前移至电子文件的设计、规划阶段，这使得文件与档案的界限非常模糊，文件与档案我中有你，你中有我，难分难解。如果不能建立真正、稳固和科学的文件档案一体化管理体制，就不能实现电子文件“前端控制”，“后管理模式”也将是一厢情愿，“全程管理”更是无从谈起了。
2 文档管理一体化的实践基础
文档管理一体化必须立足于一定的实践基础，即文档管理一体化实践的基本的物质技术条件。笔者认为，信息技术引发的文档信息网络化和全国规模的严密完整的文档机构组织体系是文档管理一体化的实践基础。这两大实践基础既是文档管理一体化理论形成和发展的沃土，也是文档管理一体化实践得以开展的前提。
信息技术是以现代电子计算机技术和通讯技术为核心的对各种信息的内容和形式进行采集、处理、存储、传输、利用的技术方法的总和。信息技术的突飞猛进，促进了网络化的高速发展。时下，互联网已成为信息高速公路的代名词。电子文件是信息技术的基本元素，而网络化是电子文件的本质属性——数字化特性的天然要求。电子文件从设计、形成、维护、管理到提供利用都离不开计算机系统和网络系统，为文档管理一体化提供了技术保证。一方面，在计算机信息管理系统中，文件从设计、产生开始，就利用计算机进行管理，并完成接收、处理过程记录、发放登记、归档录入、检索利用、借阅归还登记、改版记录等文件档案管理的全过程；另一方面，随着网络化的全面升级，文件、档案都在计算机和网络中处理完成。比如：文管中心利用计算机接收到传真文件，将电子文件保存到特定的传真文件数据库中，并打印原文进行传阅处理，在计算机上做好传阅情况登记，同时传真文件可以在网络中对有关人员实现信息共享，使相关人员及时了解到最新接收的文件。大大缩短了文件传送处理的时间。可见，信息技术引发的文档信息网络化克服了以往文件、档案两者工作环节和程序的截然分离，将文件管理和档案管理作为一个统一的系统工程，既有利于加强文件管理的控制，又有利于保证档案管理和利用的质量，为文档管理一体化提供了必要的物质技术条件。
全国规模的严密完整的文档机构组织体系，是我国文档管理一体化的又一个实践基础。按照《档案法》的规定，我国档案管理的基本原则是“统一领导，分级管理”。这个原则要求设置全国规模的档案管理机构，对国家全部档案和档案工作进行管理。各级机关、企事业单位的档案，由内部设立的档案室(处、科)集中管理；各立档单位形成的需要长期保存的档案及历史上形成的档案，由各级各类档案馆统一保管；全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导，这些保管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密、完整的组织体系。这是我国档案事业赖以发展的宝贵财富。
然而，多年来，随着文档管理一体化呼声的日渐高涨，许多档案学者往往把文档管理一体化迟迟不能在我国成功实现归咎于我国的这一档案管理机构体系，或认为文件生命周期理论不符合中国的国情。笔者认为，一直以来，我国已经具备了文档管理一体化的实践基础——全国规模的严密完整的文档机构组织体系的形态，只是由于种种原因，没有赋予机关档案室以管理、指导、监督文件的形成、办理和维护职能。只要自上而下赋予各级档案管理机构管理文件的职能，我国现有的档案机构组织体系就能变成全国规模的严密完整的文档机构组织体系。据统计，我国档案从业人员有100余万，其中专职或以档案工作为主要职业的不到20万，其余为兼职档案人员。[8] 而兼职档案人员主要是与机关或单位档案室有密切联系的兼管文件工作的办公室人员，他们将和档案室人员一起成为文件管理工作的主力军，这是文档管理一体化的具有中国特色的组织基础。
3 文档管理一体化的主要障碍
由以上分析可知，我国初步具备了文档管理一体化的理论和实践基础。笔者之所以认为是“初步”，是基于这样的考虑：文档管理一体化理论基础的文件生命周期理论、前端控制思想、“后保管模式”等均为泊来之物，我国尚未对其进行充分的消化和吸收，具有中国特色的成熟的文档管理一体化理论尚未形成；文档管理一体化的实践基础之一——全国规模的严密完整的文档管理机构组织体系仅具备一定的外在的形态特征，尚未具备文档管理一体化的职能。因此，要真正实现文档管理一体化还有很长的路要走，从理论到实践，从文化观念到现行管理体制，都还有许多障碍制约着文档管理一体化的进程。主要表现在以下几个方面：
其一，传统文化观念的障碍。中国文化具有非常强烈的政治化倾向，作为其中一部分的中国档案文化当然不能例外。中国档案文化强烈的政治化范式，在造就令世人羡慕的国家规模的档案事业管理体制的同时，也使得档案人员对内产生严重的服从心态、对权威和权力的迷信、个人自信心及创新意识的缺失，对外则故步自封、夜郎自大、盲目排外。这种文化观念的负作用阻碍了文档管理一体化的形成：大多数有专业常识的档案人员都明白，文件与档案具有本质上的同一性，文、档分开管理存在着浪费资源、管理质量低、价值转换慢、相互扯皮等等弊端，文档管理一体化具有集约化、高效率的优势。但是人们却往往无动于衷，安于现状、墨守成规，害怕改革，继续充当“默默无闻”的“无名英雄”，致使文档管理一体化进程缓慢。
其二，对文件与档案关系认识的障碍。我国档案学界主流观点认为，文件的归档是文件和档案、文书工作与档案工作的结合部和分水岭。虽然大家都承认文书工作与档案工作关系密切，高质量的文书工作是做好档案工作的前提条件，但同时又认为，二者在性质、作用、价值上有着根本的区别。这种关于文件与档案之间关系的相互矛盾、相互否定的认识，使我国档案工作决策者未能从文件生命周期的整体观、文档管理活动的系统观去认识文书工作和档案工作的内在的、本质的联系。正是因为这样的认识障碍，我国的文书工作和档案工作分属两个不同的系统，人为割裂了文件和档案管理的一体化。
其三，缺乏策略性和时代的紧迫感。尽管稍有专业常识的人都知道，文书工作与档案工作的分离，给档案原始性、凭证性及价值的鉴定带来了一系列的难于克服的问题；尽管也有有识之士在有关刊物发表过关于文档管理一体化的理论探讨；尽管电子文件时代的到来，信息技术的广泛应用对实现电子文档管理一体化有着十分迫切的要求。但总的来说，多年来鲜见我国文书学、档案学领域的权威学者或官员站出来，带着时代的责任感，用战略的眼光审视文档管理一体化在中国实践的可行性，带领文书工作者和档案工作者富有谋略地推进文档管理一体化的进程。换言之，我国文档管理一体化进程的滞后与文书学、档案学领域的决策者的集体失语、缺乏策略性和时代的紧迫感不无关系。
其四，缺乏具有中国特色的成熟的文档管理一体化理论。文件生命周期理论等国外档案学的基本理论无疑可以作为我国建立文档管理一体化的理论基础。但我国档案学理论的实践基础毕竟与欧美档案学理论的实践基础有较大的区别：我国的实践基础是“档案室——档案馆”，而欧美的实践基础是“文件中心——档案馆”。因此，文件生命周期等理论只能从理论的方向上为我国文档管理一体化提供借鉴和参考，却不可能一成不变地全盘“拿来”。换言之，我国要实现文档管理一体化，必须首先经过试点实践，建立具有中国特色的成熟的文档管理一体化理论。多年来，呼声甚高的文档管理一体化之所以没有在中国成为现实，其重要原因就是没有符合中国国情的文档管理一体化理论的指导。
其五，现行管理体制的束缚。我国档案工作由国家档案局统一掌管，各级档案行政管理机关、中央及地方各专业主管机关的档案部门负责对全国、本地区、本系统的档案工作进行监督、检查和指导。文书工作原则上也是实行集中统一管理。就全国来说，分别由中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅领导；就一个机关来说，则由机关秘书或办公室主任负责。因此，从整体上看，我国的文书工作和档案工作处于离散状态。尽管国家有关部门曾制定了一些法规，要求档案部门承担指导文书工作的职责，但在实际工作中，档案工作者并非文书管理部门的人，难免有“越权”之嫌，无法对文书工作全面履行“指导”的职责，使文书工作和档案工作的各项制度、办法和标准难以全面落实并保持统一、协调的口径，导致文件在质量上出现了物质形态不统一、信息记录要素不完整、归档材料不齐全等一系列问题。
其六，缺乏必要的政策法规保障体系。新中国成立以来，为了规范文件和档案的管理，提高文书工作和档案工作的水平，我国曾制定了一些管理原则和规范，以协调“归档”前的文书工作和“归档”后的档案工作之间的一致性。这些原则和规范无疑对加强我国文书工作和档案工作发挥了积极的影响，但并未能促进文档管理一体化成为现实。究其原因，就是我国尚未专门针对文档管理一体化进行立法，缺乏必要的政策法规保障体系。没有相应的法规依据，一切形式的“文档管理一体化”的愿望和实践势必落空。
4 文档管理一体化的实现
如上所述，电子文件时代，我国文档管理一体化具备了一定的理论基础和实践基础，同时也存在着许多困难和障碍。文档管理一体化建设是一项系统工程，涉及面广，要求统筹兼顾。只要我们充分利用现有的文书工作和档案事业建设的成果，文档管理一体化的实现并非遥不可及。
第一，在现有档案管理机构组织体系的基础上，建立健全文档管理机构组织体系。根据我国的实际情况，文档管理一体化不可能也不应该完全打破现有的档案管理机构组织体系，而应在现有机构体系的基础上，建立文档管理机构组织体系，最大限度地降低文档管理一体化改革的成本和风险。具体方法是：以国家档案局为班底组建由中央办公厅直接领导的国家文档局，赋予其掌管全国文书工作和档案工作的职能，使之成为统管各部委、地区文档管理分系统的强有力的职能机构。原国家档案局下辖的各级档案行政管理机构，如档案局、处等相应改为文档局、处，负责管理、指导本地区、本部门的档案工作。此外，档案馆仍称谓不变，职能不变；而档案室则应改称文档室，是文档管理一体化的前沿和基础，既要负责对文件的生成、办理、维护、归档等方面进行指导、监督和管理，又要负责管理本单位的全部档案并定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
第二，加强立法，构建我国文档管理一体化的法规保障体系。法律法规是保障和促进我国文档管理一体化稳步健康发展的最有效和最强有力的章程，因此，必须加强这方面的立法。笔者认为，针对文档管理一体化的立法至少包括三个层次：一是由国家权力机关制定，以现有《档案法》及《档案法实施办法》为基础的文档管理一体化法律，赋予文档管理一体化以法律的地位；二是由中共中央办公厅及国务院办公厅制定，以理顺文书工作和档案工作的关系、职能为目标的决定、规定和条例，赋予国家文档局及其下属各级文档行政管理机关和档案室(文档管理一体化后称为文档室)管理、指导文书工作和档案工作的职能；三是由国家档案局(文档管理一体化后，其名称应改为国家文档局，并在原国家档案局的基础上组建而成)制定和发布的通则、条例、规定、办法和标准等，以协调、统一文书工作和档案工作的具体细节为目标，实现文书工作与档案工作的有效过渡。
第三，创建有中国特色的文档管理一体化理论。我国档案学理论的实践基础和档案管理体制与欧美存在较大的区别，因此，创建中国特色的文档管理一体化理论必须立足于中国的国情。我国有国家规模的档案事业，有“集中统一”的管理原则，有延伸到文书工作前沿的档案管理触角——档案室，有保存永久性档案的各级档案馆，并形成了严密的网络，这就是我国的“档情”。从理论上看，它符合文件生命周期理论和前端控制思想，从实践的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文档管理一体化。笔者认为，这就是我国文档管理一体化理论的逻辑起点。
第四，加强文档工作者的紧迫感和责任感。电子文件时代，电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件存在很大不同。新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理，非如此，不可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现，而文档管理一体化将成为今后我国文书工作和档案工作的重要发展趋势。因此，档案工作者必须加强学习国内外档案学专业领域的新理论、新技术，廓清认识，更新观念，与时俱进，实干与谋略并举，改革与宣传共进，争取各方支持，以时代的紧迫感和责任感促进文档管理一体化的实现。