大庆市萨尔图区人力资源和社会保障局
摘要：当今的社会对于教育的重视程度越来越高，因此大学生的数量也越来越多，大学生档案管理工作也越来越复杂，在毕业生档案管理过程中由于种种原因导致工作不到位产生了许多问题，这个人才交流中心的管理工作带来了不小的麻烦，因此对于毕业生档案管理工作的探讨十分必要。本文将分析毕业生档案管理工作中出现的问题，并提出解决方法以供借鉴和参考。
关键词：人才交流中心；毕业生档案；管理工作；解决措施
人才交流中新的毕业生档案管理工作十分重要，管理的难度也十分的大。尤其是随着近年来大学生毕业数量屡创新高，档案管理的难度越来越大，同时如今的大学生流动比以往更加频繁，致使档案数据变化迅速，更是加剧了官案管理工作的难度。
1、人才交流中心在毕业生档案管理中存在的主要问题
1.1档案管理水平较低
目前人才交流中心档案室中档案数量繁多，许多档案时间跨度较长，档案管理人员的工作理念落后，仅仅只能起到管理档案不至于丢失的作用，不能够为后续的工作提供帮助，同时由于不同的时期对于档案管理的要求不同，导致管理上出现规格不统一等现象经常发生。
1.2档案管理人员不足
由于近年来毕业生的数量持续增多，导致毕业生档案数量激增，而相关的单位并没有做好人员的招聘工作，导致档案管理人员严重低于国家要求经常出现工作不到位，先进行相关工作的时候经常会出现捉襟见肘的感觉，这严重制约了档案管理工作的发展，为以后的工作带来不便和隐患。
1.3信息化程度不高
信息化技术被应用到人们工作生活的各个领域，极大的方便了人们的生活，给人们的生活带来了巨大的便利。但是人才交流中心档案管理的信息化程度比较低，滞后于社会的发展，同时由于各方面的原因作用，对管理人员的技术培训不到位，调配人手不够，导致了档案整理、录入十分困难。
1.4被弃档案管理难度大
在新形势下，我们人才交流中心的档案管理面临着更多的压力和新的要求，由于很多学生毕业之后直接转入到了毕业生原籍所在的人社局，而他们 中有很大一部分没有回到这里来报到，造成档案的弃置现象，再加上很多毕业生将档案转入人才交流中心之后就不理不问，档案就没法进行及时的更新，所以造成了人才交流中心中大量的毕业生档案被遗弃，这给我们的档案管理工作带了一个很大的难题。
1.5档案流转中存在不规范现象
主要体现在两个环节上：第一，档案在学校转递环节中，一些学校是同意让学生本人自行带走的，而这样在后期的报到和办理档案接转的时候就出现了代办现象，进而出现私自拆封档案的问题。第二，在毕业生档案经人才中心进行转移的时候存在违规现象，比如相关调档部门就要求本人 自行将档案带上，而且报到的时间也是比较短的。
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2、加强人才交流中心毕业生档案管理的措施
2.1加强档案信息化管理
首先人才中心档案管理部门在接受毕业生档案的时候，就应将这些档案中的信息一一录入到计算机中，同时，平时的管理工作中对于毕业生提取档案以及递交后续的档案资料等新的内容，也应在计算机上面认真、细致地进行记录，并对于档案管理的各个流程都严格实行规范化的管理。当然人才交流中心的主管部门以及财政部门必须重视毕业生的档案管理工作，加大经费上的投入，进行硬件和软件上的建设，能够满足人才交流中心档案管理信息化建设的需求，加快档案管理信息化建设的步伐，为广大毕业生提供更加便捷以及优质服。
2.2提高管理人员数量和素质
档案管理人员对整个管理工作有着重大的影响。首先应该按照国家的相关规定调配足够的管理人员，解决人员短缺的情况，其次，人才市场要特别重视对管理人员的技术培训工作，要鼓励管理人员学习新的技术、提高工作效率，并未管理人员的学习提供必要的帮助，从而培养出专业水平过关，工作经验丰富的管理人才。最后要引入竞争机制，面向全社会招聘有用的人才，对于技术不过关的管理人员要及时处理。同时要建立完善的奖惩制度，对于在工作中表现积极，有突出表现的个人要给予奖励，将其树立成典型让大家学习，对于在工作中屡屡失误的个人要对出相应的惩罚措施。
2.3进一步完善档案管理办法
对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才交流中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法来实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时 间为依据进行归类管理，也可以采取分级 分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地让毕业生档案管理工作的质量和效率得到提升。
2.4强化档案流转规范性、科学性
制定出完善的档案流转规范，并且随着社会的发展不断的对其加以改进，使得档案的流转逐步实现制度化、规范化，同时要建立相应的责任追求系统，对形成的制度措施要严格执行，每一个环节都能够落实到位，及时发现出工作中的违规现象，一查到底，对相关的责任人处理要及时透明。通过以上措施能够最大限度的减少档案流转中出现违规操作的现象。
2.5加快数据准备，推进人才交流中心档案现代化管理进程
一是分清轻重缓急，循序渐进。人才交流中心档案管理的一个重要目的就是要使档案为人才交流中心工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高人才交流中心档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。二是分级次着录，省时省力。在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少着录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。三是分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在着录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。
3 结束语
人才交流中心的毕业生档案管理工作是人才交流中心十分重要的工作环节，我们要勇敢面对档案管理过程中存在的一系列问题，分析问题产生的原因，制定出相应的解决措施，不断总结相关的技术经验，做好档案管理工作。加大档案管理工作与高新技术的结合程度，提高档案管理工作的效率，为更好的服务于毕业生而不断努力。
参考文献：
[1] 刘帅伟.高校毕业生档案转递工作的实践探索[J].黑龙江档案.2013（01）
[2] 王日升.关注高校毕业生档案的归属问题[J].兰台世界.2012（08）
论文作者:姜楠
论文发表刊物:《基层建设》2016年4期
论文发表时间:2016/6/8
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