摘要：在我们国家，基于选人用人制度，几乎每个人都有一本“人事档案”，但对于大多数人来说这都是一个神秘的存在。这是一本记录个人一生，伴随本人却始终对本人保密的档案。本文将针对“人事档案”中都有什么，怎样形成的，对个人有什么影响，有哪些注意事项等进行探讨论述。
一、“人事档案”中都有什么。
“人事档案”中的材料共分为十类。这十类是按固定顺序排列，如果其中某类中无材料，也要保留该类号。十类分别是：第一类，履历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考察、考核材料；第四类，学历和评聘专业技术职务材料，包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务考绩、审批材料；第五类，政治历史情况的审查材料，包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料；第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类，奖励材料，包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹；第八类，处分材料，包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国（境）、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类，其他可供组织上参考的材料。
二、个人“人事档案”形成过程。
虽然“人事档案”对本人保密，但事实上档案中的所有材料本人几乎都曾经接触过，甚至很多都是由个人自己撰写形成的。从现存的人事档案中看，往往是从每个人的初中时期开始逐步形成个人的人事档案。具体形成过程如下：
第一类，履历材料：一般在参加工作期间，往往在新入职或更换单位（公司、企业，以下均简称“单位”）时，应组织（人事或人力部门，以下均简称“组织”）要求由个人填写，组织确认后存入档案。
第二类，自传材料：本人自己，或应组织要求书写的。主要介绍自己的学习、工作经历、业绩的传记。
第三类，考察、考核等材料：一般通过个人的工作总结或自我鉴定等材料为参考，由组织书写形成，其中考察、考核等情况有问题时会与本人交换意见。
第四类，学历学位等：由本人填写的各种学历学位报考志愿书、学生登记表、毕业登记表等；参加职称、技术评审表、考试成绩单等。
第五类，政审材料：有参军或入党等情况时，对本人亲属进行政审的材料。有时参加工作也会有政审材料。
第六类，入团、入党等材料：本人书写的申请书、志愿书、转正申请书等。参加各民主党派的，按照所参加的党派要求存档材料归档。
第七类，表彰奖励材料：获奖审批表、获奖证书、表彰决定等。
第八类，处分材料：记过及以上处分形成的材料。一般有处分的决定、自我检讨书等。学生时期的材料也会存档。
第九类，参加工作及其后，与工作经历有关的材料：常见的有任免通知、工作合同、因公出国审批表等。
第十类，其他材料：派遣证、档案报送单、入职体检表等及不宜归入前九类的其他材料。
三、“人事档案”对个人的影响。
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（一）年龄
“年龄”是人事档案中的一项重要信息，是组织对个人出生日期确认后的结果。在日常生活中，“年龄”与升学、升迁、退休等都有着密切联系。档案中出生日期的确认本着实事求是的原则，按照有关文件要求确认。
（二）工龄
“工龄”一般由首次参加工作（参军）的开始日期计算。工作后因离职、求学等可能造成工龄中断。工龄与工资、退休金的确定等有直接关系。
（三）学历学位
“学历、学位”往往与工作应聘、职称评定等有着直接关系。入职后的继续教育形成的材料也应及时归入人事档案。近年来成人专科、本科、研究生教育越来越普遍，学习过程中形成的入学、学习、毕业等材料都需要个人自行向就读院校申请存档。个人将院校整理好的存档材料交到所在单位，并存入本人人事档案后，单位才能依据有关政策对个人学历学位进行重新认定。
（四）工作经历
工作升迁时的重要参考。用人单位招聘或职位晋升时，往往会用“工作经历”作为参考依据。对于某些特定的岗位，要求有某方面的工作经验，档案中的记载就变得非常重要。工作期间可能还有借调、支边等情况，一般时间较长（一个月以上）的，将形成通知书、鉴定等材料，这些也需及时归档。个人也可提示临时用人单位协助出具证明材料存档，这些可能成为未来升迁的重要依据。
（五）死亡档案
本人死亡后其人事档案将永久保存，这些人事档案称为“死亡档案”。它为后人提供了珍贵的历史依据。在遇遗产分割等情况时，有着不可替代的实用价值。近年随着个人出版人物传记的兴起，死亡档案的历史价值不断地被发掘出来。
四、“人事档案”的注意事项。
因为“人事档案”中的各项记录都与个人的切身利益有关，所以归入档案的各项材料都要认真对待。在填写可能归档的各种材料时要实事求是，避免涂改。每一份材料都是历史的记录，归档时的不规范将对日后造成不可预计的影响。有时一个填写的笔误就可能造成对该条信息需要重新认定的麻烦，经过繁琐的程序和大量材料证明该条信息的真实和准确性。
综上所述，个人与人事档案有着密不可分的关系，人事档案对个人的职业生涯有着直接影响，即使是本人身故后，后人还将通过其人事档案对其进行评定。所以，我们应当对自己的人事档案提起足够重视，需要个人归档的材料及时归档，对组织要求填写的材料认真填写，对自己的人事档案负好责。
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论文作者:韩媛中
论文发表刊物:《基层建设》2017年第28期
论文发表时间:2018/1/2
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