文件中心与文件生命周期理论研究引发的思考，本文主要内容关键词为：文件论文,理论研究论文,生命周期论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国档案学界对文件中心与文件生命周期理论的研究已有时日，然而摆在我们面前的现实是：风靡全球的文件中心在我国的推广步履维艰，被视作西方现代档案学理论奠基石的文件生命周期理论在我国的运用引发激烈争论，这一现象应当引起我们的深思。造成人们认识不一的原因是多方面的，如研究方法的不同、认识水平的差异、思考问题的角度不一致，等等。但就该问题的争论而言，窃以为其主要原因是指导研究的哲学思想的不同。“哲学是全部科学研究之母”（《爱因斯坦文集》第一卷，第519页），因此，哲学对各门学科具有指导作用。开展科学研究一刻也离不开哲学思想的指导，从选题到方案设计、从资料收集到加工整理，都要运用一定的思维方法，必须遵循一定的思维规律，而这些思维方法和思维规律都属于哲学范畴。最后要对研究结果进行理论概括并作出理论解释，也必然受到一定世界观的支配，而世界观也属于哲学的范畴。所以，科学研究总是要受哲学思想的指导，无论是自然科学还是社会科学概英能外。辩证唯物主义哲学是关于自然、社会和思维发展最一般规律的科学，因而就成为各门具体学科普遍适用的理性思维工具。当然也应当是档案学研究唯一正确的哲学思维形式。人们之所以在该问题产生如此大的分歧，一个重要原因就是一些学者在研究中背离了辩证唯物主义哲学，不同程度地犯了教条主义、形而上学的错误。要对文件中心和文件生命周期理论作出正确的、恰如其分的评价，必须应用辩证唯物主义的思想武器，正确处理以下四个关系。
1.国际化和本土化。科学是关于自然、社会和思维的知识体系。自然科学是关于自然界发展规律的知识体系，是人类改造自然的实践经验的总结。作为一种特殊的社会意识形式，自然科学不属于上层建筑，没有阶级性。各国自然科学家的研究对象是共同的，即统一的宇宙，都是在研究宇宙的各种运动规律。因此，自然科学是没有国界的。例如，物体运动无论在哪国都呈现出相同的规律，牛顿对物体运动规律的概括和总结理所当然地受到各国物理学家的认同。因此物理学不可能分为英国物理学、德国物理学、中国物理学。当然，作为知识体系的自然科学毕竟是一种社会意识，必然受到人们意识的影响，同一个自然规律在不同国度、不同人群会有不同的诠释也是在所难免的。最典型例子是医学，众所周知的事实是医学有中医学与西医学之分，它们之间存在很大的差异，包括运用的基本概念、基本观点、研究方法和形成的理论结构都是截然不同的。具体的学科中更是学派林立，如量子力学中有爱因斯坦、薛定谔与哥本哈根学派之争，经典场论可分为麦克斯韦的电磁场理论、洛伦兹的电子论和爱因斯坦的相对论。但是，作为一种客观存在的自然规律，具有超民族的统一性，带有明显的国际性特点。因此，自然科学从本质上讲是超越民族、超越国界的，它的研究成果能为世界各国人们所共同使用。正因为如此，只要坚持走中西结合的道路，国际医学的建立是指日可待的。至于具体学科中各种学派也必然随着学术规范的确立而走上统一的道路。
社会科学是关于社会现象及其规律的知识体系，是人们改造社会的实践经验的总结。社会规律本身虽然是客观的，是不以人们的意志为转移的，但它是通过人们的活动表现出来的，它的作用同各阶级的利益直接相连，人们对社会规律的认识受到本阶级利益的制约。因此，从这个意义上讲，社会科学一般属于上层建筑（除语言学等个别学科之外），具有阶级性特征。列宁曾就此讲过“建筑在阶级斗争上的社会是不可能有‘公正的’社会科学的。”（注：《列宁选集》第2卷，人民出版社1995年版，第309页。）此外，从内容上看社会科学的研究对象总是渗透着一定程度的民族性成分。如语言学、文化学、社会学、伦理学、历史学、经济学等就是以民族诸元素及其历史演化过程作为研究对象。而研究者的价值取向又总是渗透着民族文化精神，这就使得社会科学具有较为明显的民族性特征。总之，同自然科学不同，社会科学是有国界的，因此有西方伦理学、西方社会学、西方经济学、西方文化学之说。当然，这不影响社会科学领域的各国学者加强学术交流，吸取有益的养分，取得最大范围内的共识。但是这种交流不同于自然科学领域的交流，它除了语言翻译之外，还需要做大量的研究工作，必须使之民族化，即本土化之后才能收到预期的效果。可以说，本土化是各国社会科学理论进行交流的一大前提。
档案学是一门偏重于社会科学的综合性学科，尤其是它的基础理论部分基本上是属于社会科学范畴的。因此，阶级性、民族性在档案学同样得到体现。由于各国之间在政治、经济、文化等方面存在的差异，因此，各国的档案学理论总是存在许多不同之处。例如，档案定义有美英派与法国、阿根廷派之分；全宗理论有德国的自由来源原则、前苏联的全宗概念体系理论和中国主客体全宗理论等等；档案鉴定理论仅当代的就有美国的文献策略论、加拿大的宏观鉴定战略论和德国的新职能论等等；至于文件生命周期理论，尽管各国档案学者对其基本内容不存歧义，但对文件运动阶段的划分却有所不同。总的说可分三种模式：美国——加拿大模式、阿根廷模式和中国模式（注：张关雄：《中外文件运动周期理论之比较》，《档案学通讯》2000年第3期。）。总之，从各国档案学研究的现状来看，各国档案学都是建立在自己本国实践基础上的特色档案学（注：傅荣校：《辨析档案学研究中的特色问题》，《湖北档案》2000年第1期。），即具有民族特性的档案学。如果说档案学要走向国际化，不应当是基础理论部分，而应该是技术研究部分，如档案保护技术、缩微技术、复制技术、档案信息的数字化、网络化技术等等，因为这些技术属自然科学范畴，是没有国界的。因此，我国的档案学者在从事档案学研究时应坚持立足国内与面向世界的统一。
2.与国际接轨和中国特色。随着对外开放政策的全面贯彻，“与国际接轨”就成了使用频率最高的词汇，事实也证明了不与国际接轨，不按国际惯例办事，我们就无法融入世界经贸体系，真正建立起社会主义市场经济体制。但是，与国际接轨主要涉及到经贸部门以及与经贸活动有关的其他相关部门，包括政府部门职能的转变，我国加入WTO后对现行的法规性文件进行清理就是一个例证。如果不区分具体情况提出一切领域都要与国际接轨，实质上是全盘西化的翻版。这在理论上是错误的，政治上是反动的，实践上是贻害无穷的。我们要建设的是具有中国特色的社会主义，强调中国特色不是保护落后、维持现状、拒绝改革，而是要从中国的实际情况出发，学习国外的先进经验，建立与中国国情相适应的社会体制（包括政治体制、经济体制、科技体制、教育体制等等）。这一思想并不是今天才形成的，中国革命的实践使中国共产党人早就认识到马克思主义这一放之四海而皆准的真理，必须与中国实际相结合，没有这种结合就没有新中国的成立，就没有改革开放政策的提出。档案学研究同样要坚持这一理念：一方面我们要学习外国的先进经验，尤其在制定技术标准时应该尽可能采用国际标准；另一方面我们要从中国国情出发建立中国的档案工作体系、中国的档案事业、中国的档案学。世界是多元化的，坚持本国的特色也是一种世界惯例。例如在高度欧化的日本，它的档案工作体系与西方国家完全不同，最明显的是档案馆在日本被称为公文书馆，而且它的职能、机构设置也与西方国家有所区别。比如，作为国立公文书馆一部分的内阁书库是日本收藏古籍最多的机构，因而它具有历史图书馆的性质。（注：陈兆祦：《访问日本国立公文书馆纪实》，《档案学通讯》1991年第1期。）又如世界各国普遍使用的“全宗”这一重要概念，在美国档案学里变成了“文件组合”，而且主张文件组合应当是“开口”的，即要视文件的数量与规模大小及时关闭，改变了原有的全宗构成条件，使文件组合不等同于全宗，充分体现了美国人实用主义的特色。我们在研究与引进国外档案学理论时，决不能遗忘或贬低我们自己的理论而一味去诠释甚至照搬国外的理论（注：周玲：《文件生命周期理论的研究方法应该为我所用》，《档案学通讯》1998年第5期）。文件生命周期理论发端并流行于欧美档案界，但中国档案界在自己的工作实践和理论探索过程中，也发现了相似的运动规律，提出了相似的理论。从曾三提出的“档案自然形成规律”到陈兆祦提出的“文件运动周期理论”，形成了中国模式的文件生命周期理论。中国与外国的文件生命周期理论由于生长的社会环境不同，当然存在着区别，但是它们都是对文件运动过程及其规律的分析与描述，都在催生和推动着文档一体化管理的进程，本质上不存在区别。可以说档案自然形成规律和文件运动周期理论是文件生命周期理论的中国版本，更符合中国的档案工作实际。有人称文件生命周期理论是文件运动过程中普遍存在的客观规律，是放之四海而皆准的（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国——与王茂跃先生商榷》，《山西档案》1998年第5期。），因此该理论完全适用于中国。这一观点的错误就在于忘记了从实际出发这一辩证唯物主义哲学的主要之点。
3.最终目标和分段实施。随着国际学术交流活动的频繁，国外新的学术观点、好的管理理念以及先进的技术手段纷纷传入中国，档案界也不例外。学习借鉴吸收这些国外经验和技术是推动档案事业发展的需要。但是这种学习是一个渐进的过程，不会取得立竿见影的效果。例如，国外根据文件生命周期理论实现了文档一体化管理，由于这种管理模式建立在科学理论的基础之上，因此显示出优越性与生命力。我国的档案学者从上个世纪80年代就呼吁要实现文档管理的一体化，但这一愿望就全国而言仍停留在理论研讨阶段。因为在计划经济体制条件下形成的现有的文件与档案管理体制，是一个轻易动摇不动的庞然大物，它的改革不是一朝一夕的事情。而文件中心的优越性也是十分突出的，但是赞成论者忘记了在我国已经存在着一个庞大的、完整的档案室体系的现实，这些“机关档案室起到文件中心的作用”（注：吴宝康：《文件管理理论与文书（件）学——学习国外文件管理理论后的思考》，《北京档案》1996年第8期。），要在档案室依然存在的情况下建立文件中心无疑是叠床架屋。而要立即取消全国的档案室，用文件中心取而代之，国家在人力、物力、财力上都会有很大的困难。因为成立档案室所需的人、财、物是各系统、各行业、各单位分担的，而新建文件中心体系国家必须要有新的投入。1988年我国建立了第一个文件中心，迈出了试验与实践的第一步。然而，十多年的实践并没有产生人们所期望的“星星之火，可以燎原”的效果。现实使人们认识到文件中心的普及推广将是一个漫长的过程，也就是说，在相当长的时间内我国将实行以机关档案室为主，文件中心、文件寄存中心、联合档案室等多种保管机构并存的半现行文件管理模式。为使文件中心在中国得到普及推广，明智的做法是分段实施、逐步实现最终目标。如深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》规定，政府各部门原则上不再单独设立档案室（注：李国庆：《现行文件公开提供利用的理论思考与实践探索》，《档案与建设》2002年第2期。），这就为文件中心逐步替代机关档案室提供了制度保障。
4.形式和内容。内容是指事物内在要素的总和，形式是指事物内在要素的结构和组织。形式与内容是辩证法的一对范畴。内容决定形式，形式依赖于内容；形式又作用于内容，影响内容。同一种内容在不同条件下可以采取不同的形式，同一种形式在不同的条件下也可以体现不同的内容。名称是事物形式的最外在表现，我们力求事物的名称要反映事物的本质，因为名称对事物的存在和发展起到重要作用。但是，由于事物的复杂性使形式显现出多样化特点，我们不能拘泥于形式而忽视对事物本质的把握，更不能始终停留在对名称的认识阶段，只有这样才能不犯或少犯形式主义的错误。但是受认识规律的制约以及传统文化的影响，人们很容易犯此类错误，在研究文件中心时也不例外。文件中心是介于形成单位与档案馆之间的中介性、过渡性的文件保管机构。这一机构形式在世界许多国家都存在，但名称各不相同，具体的运行机制与工作职能也不尽一致。因为各国的行政管理体制、文件（档案）管理体制、对文件与档案概念的理解都存在着差异。我国的档案学者在研究文件中心时应该做到形式与内容的统一，将视线从名称转向本质。具体来讲，就是更加关注那些不被称为文件中心但己体现文件中心作用的各种档案保管机构的研究，例如我国近年来出现的联合档案室、文件寄存中心、档案事务所等。这些新型的档案保管机构是改革开放的产物，为它们的健康成长提供理论指导是档案学者的职责，也是对文件中心与文件生命周期理论研究的意义所在。