西方发达国家档案服务的实践及启示，本文主要内容关键词为：发达国家论文,启示论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G273.5 1 引言 档案服务体系是由档案信息服务对象、服务人员、服务设施、服务方式、档案信息资源五个要素相互联系、相互作用形成的有机体[1]。档案服务工作是以档案服务社会为落脚点、以便捷有效的服务设施为基础，通过高素质、专业化的服务人员，采用一定的服务模式将档案信息资源传递给信息服务对象，同时信息服务对象又通过反馈信息，以促进档案工作发展的过程。档案工作目前已进入社会、社区阶段，在这一阶段需要重新审视档案工作和档案文化建设，创新档案服务体系，开拓思路，健全相关制度，从档案重“藏”转向重“用”，聚集群体智慧，提升档案服务的效果。近年来，党和国家高度重视档案工作，先后出台了一系列加强和改进档案工作的法规、政策，国家档案局也适时地提出要把包括档案利用体系在内的“三个体系”建设作为当前和今后档案工作的主要内容和奋斗目标。这不仅为档案事业的进一步发展指明了方向，而且对档案利用服务工作提出了更高的要求。本文选取在创新档案服务方面卓有成效的美国、加拿大、英国三个西方发达国家为例进行分析，介绍其创新档案服务的措施、特点、经验，以期对我国档案利用工作的健康、快速发展有所裨益。 2 西方发达国家档案服务实践 2.1 美国档案服务的实践 2.1.1 制订社会用户开放策略，简化档案利用流程。美国档案馆体现了知识的自由和历史的厚重，它不仅仅是档案保管、利用机构，更是一个历史的、文化的、教育的、娱乐的机构，世界各国公民在这里可以感受到服务的便利性和人文性。从20世纪中叶以来，美国档案的开放利用趋于规范化，制定了一系列针对档案的开放时间、开放范围、利用程序和费用的政策和策略。1966年颁布的《信息自由法》规定：除了对涉及国家安全和个人隐私的九大类信息严格控制开放期外，联邦政府的记录和档案原则上向所有人开放，并且应该减少限制，缩短解密时间；档案利用费用限定在检索、复制和审查的合理收费标准内；公民在档案查询的需求被拒绝后，可以向司法部门提起诉讼，并应该得到法院的优先处理[2]。1995年克林顿总统签署了12958号总统令，规定所有政府绝密文件达到25年自动解密，面向公众公开[3]。开放档案的利用手续非常简便：持有有效身份证明的本国公民，以及提供有效证件并填写登记表的外国公民，都可以查询并利用开放档案。除了减少利用限制外，美国档案馆还创造条件提供各类便捷服务策略，加强公众利用服务设施的建设，包括远程查询、自助检索、电子邮件发送等服务。 2.1.2 拓宽信息化传播渠道，提升全民档案意识。随着信息化的发展，美国档案服务工作的宣传和传播从“单向”转向“双向互动”，在传播手段和内容形式上都更加多样化。美国国家档案与文件署网站分享一栏就有273个可选择项，包括Blog、Twitter、Facebook、delicious、digg、Email、百度、豆瓣、新浪微博、二维码等多个国家的社交网站和应用，可以方便各个国家的浏览者将网站上的信息分享和传播[4]。一方面通过博客Blog，微博客Twitter、Tumblr等博客类社交媒体与用户互动，方便用户阅读、评论和转发档案信息，另一方面通过Facebook、Flickr、YouTube、Storify等声像分享类社交媒体上传有关的图片和视频，便于用户标注和分享。对于不同的人群，美国国家档案与文件署也与社交媒体合作开发了不同的档案项目，如面向学生群体的Docs Tech(档案教学)项目，助力学生群体历史课题的开展[5]；与维基百科合作开发的Our Archives Wiki(档案维基)项目，吸引了一批档案学研究人员、专家和学者参与档案信息的编纂和分享[6]：2011年开发的“公民档案管理员项目”项目，鼓励普通民众参与档案信息的标注与索引，上传相关的文章和资料，与国家档案馆共同分享档案的知识与智慧[7]。美国的档案机构也十分重视合作的力量，与历史学会、图书馆、博物馆、民间社团、政府组织、学校等进行跨行业跨界的合作，共同举办档案主题展、档案论坛等活动。 2.1.3 关注技术环境变革，助力档案信息资源管理。工业经济不断向知识经济转型，信息技术的变革和发展不仅使电子档案信息爆发式增长，也为档案管理和利用提供了新的方向，诸如智能检索、数据仓储、知识组织、网格技术、可视化技术等技术也被运用到档案工作中。2005年，美国档案工作者协会就将技术、多样性、公众意识确定为档案发展规划的三大优先领域。2013年，美国国家档案与文件署为了应对信息爆炸问题，提出2013-2016年信息资源管理战略计划[8]：该计划集中于信息技术管理、人力资本管理、业务流程管理和信息用户管理四个方面，为保持档案信息工作的连续性，确保档案信息与用户信息安全，档案信息资源的开发利用提供了思路。哈佛大学档案馆通过“一站式”检索系统对分布式异构信息实现统一检索界面、平台、用户认证下的针对性服务，为用户准备了可视信息通道VIA(Visual Information Access)、可视化资源联合目录检索系统和在线档案检索信息系统OASIS(Online Archival Search Information System)[9]；同时还通过各类社交软件(如Wiki、Social Bookmark、RSS、Tags)及时了解用户的问题，挖掘用户需求。 2.2 加拿大档案服务的实践 2.2.1 广泛收集，注重馆藏的层次性、全面性和特色化。档案的信息量涵盖了社会的各行各业和不同领域，因此全面的档案信息能够有效提高档案馆的综合性和服务能力。加拿大的档案机构推崇“大档案”概念，要求保管好包括民间和私人档案在内的、记录全社会历史的全部档案，如安大略省档案馆的档案馆藏总量约80%为官方资料，20%为民间资料，从涉及的对象来看涵盖了政府、公共机构、公司、社团、个人、家庭各个层次[10]。安大略省档案馆十分重视从档案馆藏从“藏”转向“用”，对档案的复制和修复工作都制定了一定的标准和原则。作为一个移民国家，加拿大档案机构也注重对家谱档案的征集，安大略省档案馆“家族历史资源”(sources of family history)库内容丰富、体例详尽，为家谱研究者提供了极大的便利[11]。 2.2.2 基于开放存取的理念，共建共享资源。开放存取(open access)指的是通过数字技术和现代通信技术，免费无限制地获取各类文献和信息，以促进科学研究成果的自由传播[12]。早在1996年加拿大就提出CAIN计划，旨在将分散性档案信息网整合，通过自动化联机系统检索工具实现馆际互借及全国范围内的档案信息资源共享，推进加拿大各类知识的获取和传播[13]。同时，加拿大档案机构与图书馆、博物馆、政府新闻网等信息资源部门结合，积极建设数字化档案网站，通过现代通信技术向各地社会用户提供查询、借阅、咨询等服务，形成庞大的信息资源体系。 2.2.3 着眼地区文化，提升用户体验。加拿大有三个不同的层次公共档案馆：联邦档案馆、省档案馆、市档案馆，这三个不同层次的档案馆对于储存和传播地区历史文化有着重要作用[14]。如加拿大图书档案馆以丰富的馆藏资源为基础建立了家谱中心和多文化服务中心，为研究者提供了极大的便利；通过网上学习中心，整合相关资源，丰富教师和学生的教学和学习内容。而其他地区性档案馆如不列颠哥伦比亚省博物馆，安大略省档案馆通过举办展览、讲座、论坛，开发文化项目广泛参与并融入地区文化中，充分发挥了档案馆历史、文化的功能。 2.3 英国档案服务的实践 2.3.1 建设社会化服务流程，发展休闲利用服务。英国国家档案馆重视数字化档案工作与数字化档案网站的建设，它将自己定位为数字时代的信息先锋，重视对特色档案和专门档案的征集，形成自己独具特色的馆藏，拥有许多极具价值的档案资料。同时也通过制度建设、需求调查、战略规划、目标下达、用户识别、主题活动、志愿服务、反馈评价等一系列举措建立了相对比较完善的社会化档案信息服务流程。英国注重用户体验，在休闲利用服务方面也别具一格，强调在恰当时机以便捷方式提供优质服务，在开放时间上考虑休闲需求，在利用手续上简化和降低门槛，在传播上注重联合媒介、扩大影响，在技术发展上积极引入新技术手段、提高服务质量[15]。这些举措均为满足用户的休闲需求提供了很大便利。 2.3.2 协同合作、博采群智。近代英国的档案事业发展相对滞后，档案馆在文化机构中一直处于弱势地位。新世纪以来，英国档案工作积极寻求转变，通过协作与宣传，提升公众形象。2003年开始，英国开展“档案意识提升月”并随后发展为“档案意识提升运动”，与博物馆、图书馆、新闻媒体、教育部门、社区团体、家族历史社团、文化艺术团体等合作举办了展览、讲座、烹饪、扮演、动手制作、游历老街、学生竞赛等活动，吸引了大批公众参与其中，大大提升了档案馆的公众形象和影响力[16]。同时，英国也大力发展数字化档案馆建设，通过现代通信技术进行用户交流，收集档案线索，了解群体意见，博采群体智慧。 3 西方发达国家创新档案服务实践对我国的启示 对比美国、加拿大和英国的档案服务实践，我们可以发现档案为全民服务、与社会生活息息相关的主张融入了档案工作的主线之中。通过制定相关法律法规保障档案利用的公平和效率，通过多样性、丰富性和代表性的馆藏建设适应多元化的需求，通过新的信息技术手段创新档案利用和宣传，同时也与技术、教育、博物馆等机构建立更紧密的合作关系，共同开展项目服务。但每个国家国情不同，创新档案服务的方式也不尽相同，我国档案服务体系在馆藏建设、服务理念、服务模式、区域协调上都有自己的特色，档案服务体系建设的实践之路还任重而道远，因此我们应该结合国情，有选择性地借鉴国际经验，完善我国的档案服务体系。 3.1 构建合理的馆藏发展战略，注重全面性与特色化相统一 合理的馆藏发展战略是进行有效档案服务的基础和保障，在档案馆藏建设中注重全面性与特色化的统一，即指从内容来看，要体现地区的历史文化变迁、展示个人及公众生活的各个方面；从对象上来看，要涵盖政府、社会组织、私人公司、个人等不同层次；从载体上看，除了传统的纸质档案之外，也应该收藏照片、图表、记录、出版物、家谱、信函、微缩文献等各类型载体的文献；从馆藏来源来看，既要接收政府部门的档案，同时也要接受私人档案的捐赠；从馆藏结构来看，要拥有实体馆藏、数字化馆藏，同时也要重视对开放存取信息资源的收集、评价、揭示、整序、保存与提供使用。在注重馆藏全面性的同时，要根据地区的文化特点，走定向征集、特色馆藏之路。 3.2 注重档案的数字化和关联性建设，提升用户参与度 随着网络环境的发展，电子信息服务慢慢成为了档案服务的一个重点，用户通过数字化档案网站能够很便捷地了解档案馆的基本情况，甚至进行实时交互，所以档案的数字化建设尤为重要。关联性主要体现在三个方面：1)数字化档案网站应该在首页给出相关部门或者机构的链接，关联相关社交媒体。2)档案应该加强主题建设，关联同主题和相关的档案。3)应该要有大档案的概念，档案不仅仅是指公共档案资源，收藏手稿、日记、家谱、人口普查、口述资料等社会和私人的重要档案也是档案的重要组成部分，甚至一座建筑也可以是档案。档案馆应该积极鼓励用户参与进档案建设中，贡献档案内容。 3.3 充分发挥行业协会的协调作用，注重合作的力量 行业协会作为各团体自愿联合组织的利益代表，主要作用表现在：1)协调各成员关系，促进行业共同目标的实现与发展。2)协调行业相关问题，促进行业间合作与交流。因此，行业协会起着引导、组织、协调和服务的功能。如美国档案工作者协会对于美国的档案事业有着重要作用，在馆员培训、档案政策和标准制定、学术交流、出版物编辑等方面有着很大贡献，因此要加强档案协会的建设，充分发挥行业协会的引导作用。同时，档案机构应该充分整合内外部资源，进行多方面、广泛的协作，实现档案产生于社会又回归社会。如本利特历史图书馆为了解决各院系行政档案联合档案学者、计算机专家、信息学专家、法律顾问等人员开发msmail系统；美国国家档案馆和维基百科合作，鼓励用户对词条进行完善，推出“历史上的今日的档案”栏目[17]，并制成APP程序，供社会用户下载使用，产生了良好的社会反响。“注重合作的力量”已经成为国外档案社会化服务的基本准则之一，协作才能共赢，才能避免面向社会的档案服务活动陷入了无人问津、自娱自乐的状况，才能更大程度上提高档案馆的影响力，提高全民档案意识，更大程度上传播档案文化，实现档案价值。 3.4 扩大档案影响力，建立多层次、多元化的服务体系 社会需求不断变化，技术不断更新为档案服务带来了新的挑战，开拓档案的利用服务新形式，探索创新档案管理新方式，吸引社会公众积极参与，扩大档案影响力也成为将来档案行业的价值所在[18]。所以工作的关键点依赖于对用户需求的理解与获取，在基本档案服务的基础上，为用户提供精准化甚至定制化的档案服务体验，积极培养社会用户的档案意识，引导用户的档案利用行为，注重用户的反馈。通过定期的问卷调查来了解用户的需求和问题，通过举办讲座、论坛等档案活动提升全民档案意识，根据用户的需求进行信息推送。利用数字档案网站，以现代信息技术为支撑，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，为社会用户提供实时性、可交互、多样性、智能化的档案服务体验。建立多层次、多元化的服务对于档案工作人员的要求很高，因此专业化、高素质的档案人员教育和培训也是档案服务体系建设的重要组成部分。 4 结语 总体而言，美国、加拿大、英国的创新档案服务体系建设在理念上注重“以人为本”，在强调公平的同时也注重效率体系的构建；在馆藏上注重全面性和特色化的相统一，积极发展数字化档案网站；在服务模式上则形成了以需求驱动的多元化服务模式、基于数字化档案网站的多层次服务模式、协作共赢的市场化运作相统一的模式体系。我国档案事业有着自己的发展方向和特点，在借鉴国外先进理念的同时，也要结合国情、馆情构建合理的馆藏发展战略，注重全面性与特色化相统一；注重档案的数字化和关联性建设，提升用户参与度；充分发挥行业协会的协调作用，注重合作的力量；反馈用户需求，建立多层次、多元化的服务体系。