郑州市第七人民医院 450000
摘要：医院办公室档案管理工作是医院档案管理体系中的重要内容之一，随着医院地不断发展，以及医院改革的不断深入，医院档案管理工作受到越来越多的重视。而实际中，医院档案管理工作中存在着诸多问题，本文则主要是对目前医院办公室档案管理工作中存在的问题进行总结和分析，并进一步提出有效的建议和对策，从而更好地发挥其信息支持作用。
关键词：医院办公室档案；问题；对策
医院办公室档案包括医院各临床科室、行政后勤部门以及与其他单位之间的相关文书，是医院建设与发展过程中形成的重要检视记录[1]。医院办公室档案管理的质量与水平直接决定医院档案管理的水平，优质的医院办公室档案管理可以全面促进医院的发展以及品牌的形成。本研究则主要是在阐述医院办公室档案管理特点的基础上，总结并分析其目前存在的问题，并提出相应的建议和对于，以帮助全面提高医院办公室档案管理水平。
1医院办公室档案管理特点
医院办公室档案包括传统的纸质文书、照片、视频、音频等类型，其内容包含有“红头”文件，医院内部的会议记录、选举选票以及与其他单位签订的和合同和协议等。医院作为一个以业务为主导的机构，其办公室档案具有内容更多以及更新速度更快的特点[2]。医院内部存在较多的临床科室，同时还有医技科室和后勤部门等，医院的规章制度和相关的操作规范都需要随着医疗技术的发展而得到补充和更新，因此其内容和类型比一般的办公室档案更为丰富。
同时，随着患者对医疗认知水平的不断提高，医院和患者之间的关系也越来越密切。患者在就医过程中与医护人员和医院之间的矛盾和纠纷不断发生，而医疗纠纷类档案则就成为解决这类问题最重要的依据，可以作为日后保险赔偿以及司法程序的重要原始材料[3]。此外，医院人事档案原始办公室档案中的重要组成部分，而医院每年在医生的聘任和晋升等方面都会留下大批的档案，成为医院选拔和利用人才最为可靠的材料。
2医院办公室档案管理工作问题
在医院的管理工作中，档案管理工作并没有得到应有的重视，很多医院将档案室当做一个可有可无、无关紧要的部门，这是导致医院办公室档案管理实践中出现各种不足最为重要的原因。医院有很多临床科室，办公室档案数量很多，但多数医院有管理办公室档案管理制度的制定却缺乏具体性，其内容较少且不够详细，从而导致医院办公室档案管理工作难以有效开展。
其次，医院办公室档案管理人员存在法律意识淡薄、医疗知识水平低以及管理能力差等问题。多数医院缺乏专业的办公室档案工作人员，其人员数量少，且多不固定，在从事办公室档案管理工作前并没有经过系统地想学习和培训。在人员方面，医院办公室档案管理总体存在人员不足、人员素质低、文化水平不高、档案管理知识欠缺以及管理能力低下等问题。
再次，医院的文书档案管理工作与急速发展的医疗水平相比湘桂落后。随着医疗技术的不断发展，医院办公室档案也需要及时得到更新和补充，但大多数医院管理部门的重点在于医院规模的扩大、医疗设备的完善和医疗技术水平的提高，而对于医院办公室档案的规模、人员和设备投入很少，从而导致医院办公室档案管理与医院管理工作发展不同步的现象。
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同时，医院办公室档案管理工作效率低下，其主要问题是因为医院在档案的收集和管理方面大多使用的仍就是传统的一些方法，管理后段落后，尤其是不能充分应用一些新的管理手段、新技术和网络技术等，导致医院办公室档案管理工作停滞不前。
3医院办公室档案管理的建议与对策
针对上述医院办公室档案管理工作存在的问题，我们认为医院在文书档案的工作当中，需要建立科学的档案管理体系，将办公室档案管理工作纳入其中，建立健全办公室档案管理工作制度，保证办公室档案管理工作做到规范化和健全化。医院的管理层应该充分集合本院的实际情况，实现办公室档案管理和法律法规的有效结合，制定出适合本院，且具有科学性、完整性和可行性的档案管理制度，保证档案的管理和医疗业务工作可同时开展。
其次，应当提高办公室档案管理工作的效率。医院应该建立系统且完整的档案管理库，对该类型档案进行集中于同一管理；有针对性地修订医院办公室档案的归档范围，详细和明确办公室档案的归档范围。其次在实际的工作中，要根据文件和资料的形式、内容、作用等详细区分档案材料；同时还应明确划分办公室档案的保管期限，可分为10年、30年以及永久保管3个级别，帮助对达到管理期限的档案进行鉴定和处理；办公室档案管理人员要做好文件材料的收集、追踪和归档，保证办公室档案的完整和齐全[4]。
医院应该重视提高办公室档案管理人员的业务水平和素质修养，将办公室档案管理人员的招聘和培养放入到医院整体的人才培养计划中，定期对办公室档案管理人员进行培训，组织其开展学习和进修工作，定期开展考核工作，不断提高办公室档案管理人员的能力和素质，保证其熟练地掌握和开展办公室档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
医院还应该重视医院办公室档案管理工作的现代化，将科学技术手段应用到其中，充分利用网络技术开展医院办公室档案的收集、整理、开发、利用以及管理工作；管理人员同时也需要提高档案管理工作的硬件水平，引入计算机管理软件，建立办公室档案管理的信息存储和检索系统，强化办公室档案管理的信息化建设，充分与当前国家档案管理信息化发展的要求相适应，通过档案管理网络和信息资源存储中心的构建，加快医院档案资源和数字化管理和无纸化进程[5]。
4结语
医院办公室档案管理工作是医院档案管理工作以及医院管理工作的组成之一，应该受到医院管理人员足够的重视。医院的管理人员应该充分认识到办公室档案管理工作的重要价值，客观看待当前医院档案管理工作中的不足，通过建立完全的医院档案管理工作制度，加强医院档案管理人才培养，充分运用信息技术以及强化管理等多手段促进医院办公室档案管理工作水平和质量的全面提升，并进一步促进医院的建设和品牌的形成。
参考文献：
[1] 黄睿一.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J]. 办公室业务，2013，（11S）：161-162.
[2] 李璐.探讨新形势下医院办公室档案管理的特点及相关应用[J]. 健康导报：医学版，2015，20（5）：305.
[3] 黄建华.探讨医院文书档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 北方药学，2013，10（7）：151.
[4] 黄新金.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用 [J].才智，2015，（18）：338-338，340.
[5] 赵贤琳.信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].办公室业务，2014，（15）：170.
论文作者:陈忠煜
论文发表刊物:《健康世界》2016年第16期
论文发表时间:2016/9/28
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