摘要：本文就新形势下充分发挥干部人事档案传统的存档、真实记录作用的同时，如何通过加强干部人事档案电子化建设，建立与人事资源管理系统的关联，从而着力提升干部人事档案的利用价值，提高人事组织人事效率进行了深入系统的探讨，做出了路径安排，具备较强的操作性与参考价值。
关键词：人事档案 组织组织 信息化 途研究径
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，也是国家档案的重要组成部分。随着社会经济活动复杂性的不断提升，干部队伍数量不断增加，干部组成结构日益复杂，对干部管理提出了更多挑战，而伴随以信息技术、空间技术、生物工程技术等为代表的第三次工业革命的到来，已经为改变和提升干部档案管理方式提供了新的选择。
一、当前人事档案利用中存在的问题
个别档案材料的完整性、准确性、真实性有待提高。一是档案材料填写不规范，内容不一致。如出生年月的填写，有的材料填写阳历生日，有的材料填写阴历生日，个别档案中基本信息有涂改造假现象。二是档案材料收集标准需进一步完善。伴随社会经济的进一步发展与经济市场化程度的提升，社会信用体系日益完善，个人征信情况已经成为判断一个人诚信度的重要依据，应纳入干部人事档案管理内容，并将是否存有恶意不良记录成为考察选用干部的重要内容。
（一）对档案信息资源主动开发利用不足，意识落后。过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸显出来，干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。
（二）工作方式方法比较落后，信息化建设严重滞后。一是过分注重纸质档案，对电子档案重视不足，对于计算机和现代网络信息技术的应用不足；二是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。
二、提高人事档案资源利用价值的途径及方法
（一）推行人事档案规范化标准化是提升档案利用价值的坚实基础
1、确保真实是人事档案规范化、标准化的前提。一是要加强全体干部对《档案法》《干部人事档案条例》的系统学习和培训，全面掌握各类档案资料的正确填写方法。二是定期进行档案真实性自查，通过函询、外核等形式不定期对现有档案进行抽查核实。四是在具体条件的地区和领域探索实行档案工作审计或第三方评估。
2、严格按照《干部人事档案工作条例》规定内容组档。一方面，严格按照《干部人事档案工作条例》规定的内容做好档案资料组织工作，做到应收尽收；一方面，也要与时俱进，逐步考虑将个人信用记录、副处级以上干部个人事项申报记录纳入干部人事档案管理，以不断充实和完善档案内容。
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（二）推行人事档案数据化和人力管理信息化是提高档案利用价值的根本路径
1、全面推进人事档案数据化。2016年，国家档案局已经颁布了《电子文件归档与电子档案管理办法》，规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。当前，各单位各部门应按照规范要求，加大人力、财力和物力的资源投入，制定干部人事档案电子化建设计划，分批分阶段加快人事档案电子化工作。
2、建立以人事档案为基础的干部人事资源管理系统。坚定不移地的推动以人事档案电子化为基础的干部人事资源管理系统的建设，最大程度开发利用干部人事档案的内在价值，强化对干部人事档案信息的全面统计与深入分析，为干部人事管理效率提升、更好地服务于新时期新形势奠定更好的基础。如，组织部门想要统计某省具备重型机械工业管理经验，曾接受过重型机械工业相关学科高等教育，并具备一定基层工作年限的干部，只需在干部人事资源系统输入相关筛选条件，即可调阅相关人员名单，并通过调取对比有关人员电子档案，并直接对信息真实性进行核查，从而为人员的选取提供最全面最真实的参考。
3、坚持人事档案数据化与纸质档案两条腿走路。在干部人事档案数字化建设中，必须正确处理传统与现代化的关系，不能单一的去纸质化。纸质档案是数字化档案的基础，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。要坚持实行“双套制”，既保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。通过电子档案解决备份与使用效率问题；通过纸质档案解决真实性与原始性问题。
（三）做好安全与保密工作是提高人事档案资源利用价值的基本保证。一是要加大资源投入，切实做好纸质与电子档案各类硬件包括库房、设备、机房、介质材料的建设与管理。二是要从源头上加强对软件建设使用的全流程管理。干部人事档案数据化，干部人事资源的系统开发单位必须为国内具备条件、实力雄厚的公司，不能含有任何外资背景，严格进行政审，开发公司应依法持有涉及系统开发各类技术的全部专利。三是档案管理部门要加强员工教育，不断强化安全与保密意识，不断完善各项机制。防止操作风险发生。要突出主控机房、档案数据库、档案信息系统以及涉密载体、设备、网络等高风险部位管理，防止网络风险发生。
（四）培养档案专业人才是建立人事档案资源利用价值长效机制的必由之路。新时期新形势下，干部人事档案管理人员除去要求政治忠诚可靠外，还需具备交叉学科复合型条件，需要融合图书馆学、情报学、信息管理学、心理学（情报心理学）、历史学、传播学（信息传播学）、计算机与网络应用、AI人工智能等多学科知识，并具备文献保护技术、文献修裱、科学技术（科技情报学）等基本技术。当前，要有重点的加强对在职档案管理人员的培训，不断提升培训深度与频率，通过干中学、学中干，培养实践型档案管理人才。各单位要注意对档案人才的培训、培养，建立良好的正向激励及轮岗机制，切实调动广大档案管理人员的工作积极性。
参考文献：
1、刘毅俊 《浅谈档案的安全管理》 来源：《经营管理者》，2013（22）
2、黄鹤鸣 《浅谈档案安全管理及其利用》 来源：《科学与财富》，2015（17）
3、许珍花《大数据时代高校人事档案管理的问题与创新应用》 来源：《管理观察》，2018，No.684（13）：136-138
作者简介：刘璠，女，1979.11出生，河北承德，省委中共党员校经管研究生学历，从事档案管理
论文作者:刘璠,章运洪,冀占军
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/5
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