摘要：当前，企业在发展建设过程中，档案管理是很重要的工作之一。工程项目档案属于企业工程项目建设过程产生的资料和文件，项目档案管理是工程项目管理工作的重要一环。若不对该环节引起重视，工程项目档案则不能做到完整归档与保存，也就不能对已发生的工程项目具体情况给予有效总结，还无法对后续工程项目施工中可能遇到的问题给予合理指导。所以，总结企业工程项目档案管理现存问题，找出相应的解决策略已刻不容缓。
关键词：企业工程项目；档案管理；建议
引言
工程建设项目特点是投资大、工期长，且涉及到勘察、设计、科研、施工、监理及原材料、外购定制件供应等多单位,这就决定了项目档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性。建设项目的一次性特征,也决定了项目档案工作的不可回复性。因此,在工程建设过程中,保证项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷的质量有着十分重要的意义。围绕项目档案的“收集、管理、存贮、利用”四大功能建设，打破传统项目档案固化的管理模式，通过工程项目第一次工地例会提前介入，把档案工作规范化要求延伸到档案形成各阶段，从源头保证立卷质量高标准。
1企业工程项目档案管理工作现状
1.1缺乏健全的档案管理制度
尽管建设单位在具体的实施中，投入了大量的人力、物力，做了大量的工作，但是建设单位的工作主要是围绕整个工程实施的，基本上很少将建筑工程档案资料进行通盘处理，更谈不上将资料进行整编归档。因此，工程项目资料规范性程度较低，且不完整。另外，缺乏必要资料移交和保管制度，因为重点工程建设项目建设点多线长，档案管理人员变动时相关资料交接手续不到位，造成一些重要资料丢失，结果档案管理人员只有写“回忆录”，这样一来档案归档工作效率和效果均差强人意。
1.2工程项目周期长、涉及面广，给项目档案的收集带来一定的难度
首先，一项工程从项目的地质测量、可行性研究报告、图纸设计、招投标确定施工和监理单位，到工程施工、交工验收、试运行、配套设备的选型、购置、调试，直到最后工程总体竣工验收，一般需要3年以上的时间，因此人员变动较大、工作环节多、协作关系复杂；其次，档案涉及的单位多，要牵涉到业务主管部门、设计单位、施工单位、监理单位、设备管理单位等，总数多达10几家；其次，施工过程中，专业化的施工队伍调动频繁。这就给档案的收集工作带来很大的难度，并出现文件资料质量不高、原件散失、签认不全等问题，容易造成项目档案不齐全完整。因此，要想使一个工程项目全过程形成的文件资料全面、系统地整理归档，就需要建立完善的管理制度，科学的管理。
1.3缺少竣工档案归档规划
在现阶段的重点工程项目档案管理上，并没有清楚划分归档资料的整编责任，主要是由几个业务部门共同汇总形成的资料，没有将资料整编具体落实给相关部门或是责任人，所以经常会出现相互推诿的局面。当前，对工程项目在建设的各个环节中，很多档案管理人员并不会直接参与，而是将实际建设过程中的档案经由相关责任人或责任部门整理后交由基建部门进行汇总并移交，此过程中档案管理人员并不参与档案汇总归集，只是接受基建部门整理好的档案。因此，建设单位档案管理人员无法及时发现档案中存在的问题。
2新形势下企业工程项目档案管理工作的相关建议
2.1完善规章制度，严把考核关
一个工程项目，从建设初期就要建立一套适应工程项目管理的规章制度、收集范围，才能持续做好工作。因此，要保证竣工档案整理的规范化，首先应结合本项目的特点，在项目前期档案部门主动与计划部门、技改部门联合制定规范性文件，及时完善规章制度，制订出统一的标准和要求，使档案工作与工程建设同步进行；其次与人事部门密切联系，把文件资料的立卷、归档工作列入相关人员的岗位职责，责任到人，落实到部门，严格考核，把工程项目档案管理工作真正纳入到法制化、制度化、规范化的管理轨道中。
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2.2大数据理念的应用
2.2.1基于大数据理念的档案数据采集管理
档案数据采集是利用各种工具实现各业务的异构数据库系统和文本、电子表格等文件系统格式的数据整合和集成，针对具体的每个采集源编写具体的数据转换代码，来完成从原始数据采集、错误数据清理、异构数据整合、数据结构转换、数据转储和数据定期刷新的全过程。大数据的数据操作、存储、访问、分析是以元数据管理为依托。档案大数据采集，首要是从数据分析的角度，先对档案业务主题进行准确定义与描述，建立档案信息模型，由此反推数据采集的范围、元数据、频率、编码和数据格式、文件格式。再以大数据存储理念对结构化数据、非结构化数据、半结构化数据进行抽取、排序、过滤、转换等处理，实现数据的重新整合、存储。
2.2.2基于大数据理念的档案数据保存管理
数字档案馆档案数据保存根据大数据理念，分为缓冲库、基础库、主题库、元数据库四类。
缓冲库是数据处理的重要组成部分，是对来自各单位、各业务系统采集交换来的数据正式进入基础库之前的集中预处置的环节。缓冲库将按照数据标准规范的要求，对来自多源头的数据进行清洗、比对、合并、汇聚，并找出问题数据，控制数据质量。
基础库是数字档案馆提供数据服务的核心组成部分，该库存储用户最为关心和访问最频繁的基础数据，这些数据是经过前期的资源梳理、数据采集、清洗、转换等整合处理后的标准化数据，可以根据权限对外提供共享服务。同时，基础库会根据用户的访问频率或应用需要而不断调整，确保基础库中的数据是最鲜活、最常用的数据。
针对特定主题分析的业务需求，可按照业务模型需要，通过系统动态配置数据抽取规则，在一定周期内从基础库中抽取数据完成重组工作，并存储到主题库，为具体的业务应用提供数据支撑。主题库中的数据随着应用主题的创建而产生，当主题被删除或暂停发布时，主题库中的数据也会相应删除或停止更新。
元数据库，即依据国家、行业相关标准规范制订的各类标准规范，各种数据元定义、数据代码、数据字典等信息。这些公共元数据用于限定和约束数据的存储、处理过程，为基础库、主题库等数据建设提供标准化支撑服务。
2.2.3基于大数据理念的档案数据利用管理
大数据理念下的档案数据利用，重点在用户操作轨迹的记录、分析、统计，包括以下三个方面：
（1）档案利用人群统计和分析。主要是对用户基本情况进行统计和分析，包括用户职业、单位、年龄、性别、关注点等，从共性和个性等方面进行分析和研究。
（2）档案利用目的统计和分析。主要是对档案利用目的和用户反馈进行分析，弄清用户重点关注或利用的档案资源。
（3）档案检索工具的统计和分析。主要是对页面响应速度、同一事件检索次数、查询条件，考虑系统检索工具操作便捷性、速度性、准确性等是否满足用户需要，优化系统操作。通过科学地统计和分析用户的潜在需求，准确地预测出档案利用的重点方向，从而有针对性地做好档案利用准备工作，引导档案信息资源的开发和挖掘，高效地构建主题数据库，向用户推送档案信息资源。
结语
总之，项目档案管理工作是一项复杂的工作，它需要多个部门共同参与、协作做好此项工作。做好项目档案的收集、整理和归档是一项关系久远的重要工作，它为工程建设的规划、设计、施工、验收及今后长期的维护管理工作提供可靠的技术资料。因此，只有加强项目档案管理工作，才能保证工程建设项目的正常发展。
参考文献
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论文作者:赵学广
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第14期
论文发表时间:2019/9/10
标签：档案论文; 数据论文; 工程项目论文; 工作论文; 项目论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 《工程管理前沿》2019年第14期论文;