企业信息流的传播机制及其控制，本文主要内容关键词为：信息流论文,机制论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 研究企业信息流的传播机制及其控制的意义
企业是整个社会经济系统中的一个重要组成部分，企业的生产、经营等活动都离不开信息。企业管理的本质，就是信息的传递和控制过程，即通过对有关信息的选择和利用作出最优决策，完成资源的优化配置。从传播学的角度看，企业作为一个整体，既是信息的接受者和使用者，同时又是信息的发布者和生产者。一方面，它通过各种途径获取自己所需要的政策信息、科技信息等；另一方面，又不断地向外界输出各种信息，如产品信息、形象信息等。所有这些信息形成了巨大的信息连续流动，我们称之为信息流。这股强大的信息流，由于内容庞杂，来源不一，难免泥沙俱下，鱼龙混杂，其中有一些对企业经营决策确实有用，也有一些对企业无用甚至有害。因此，要对信息认真地加以选择和控制，使之有序化。我们研究企业信息流的传播机制及其控制方法，就是为了对企业信息流实施切实有效的控制，提高企业的管理水平。
2 企业信息流的传播机制分析
从信息传递的方向来看，可将企业信息流划分为内向性信息流和外向性信息流两类。所谓内向性信息流，顾名思义，就是指流入企业的信息，包括来自各种媒介的宏观经济信息、行业信息以及来自市场的反馈信息等；而外向性信息流，则是指企业通过各种媒介发布的产品信息、服务信息、形象信息等。在两种信息流中，企业所扮演的角色不同。在内向性信息流中，企业扮演的是信宿的角色；而在外向性信息流中，企业扮演的则是信源的角色。即它既从外界接收各种信息，经过去粗取精、去伪存真，加以利用，又不断产生新信息，通过各种途径向外界传播。在这种意义上，我们可以认为企业信息流的传播机制是一种“集中—发散”机制。根据这一机制，在信息流的集中阶段，企业只要通过恰当地选择信息源和信息传播途径，就可以实现对信息流的控制；在信息流的发散阶段，企业可以通过控制信息内容，优选传播途径，达到此目的。
在企业内部，由于企业信息系统的组织结构不同，企业信息流的传播机制存在着较大的差异。从我国的实际情况看，一般存在着集中、分散和集中—分散三种组织结构模式。在集中型结构模式中，“由企业信息中心负责各种信息的收集、加工、检索、传递等工作，各个不同层次机构及职能部门所需要的信息，统一由信息中心筛选、提供。”[1 ]在这种模式中，企业信息流的传播机制是“信息中心←→职能部门”。企业信息中心实际上担任了一个“信息守门人”的角色。因此，这种模式对企业信息人员的要求很高，而且只适用于规模较小的中小型企业，如果企业规模较大，其信息量过大，则会造成信息传递上的“时滞”。在分散型结构模式中，企业不设信息中心，而是在各车间和职能部门设专、兼职信息员，定期或不定期组织信息交流活动。在这种模式中，企业信息流的传播机制是“车间（职能部门）←→车间（职能部门）。这种结构的优点是对环境的适应性较强，但由于各车间或职能部门之间缺少信息约束机制，经常会发生信息传递障碍。在集中—分散结构模式中，企业有独立的信息中心，负责各种信息的收集、加工、整理和传递，同时各职能部门或车间存在着必要的信息联系，因此，这是一种比较灵活的结构模式。在这种模式中，企业内部存在着自上而下和自下而上的纵向信息流动以及各职能部门或车间、班组间的横向信息流动。这种模式有利于企业的信息交流，随着国家信息基础设施的完善，它将逐渐趋于主导地位。
3 企业信息流的控制方法
3.1 企业对信息流控制的要求
企业管理的本质和核心就是对企业信息流实施有效控制。西方企业界流行一种观点，即“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就失去一切。”这充分说明了信息对企业的重要性。从企业管理的角度看，企业对信息流的控制要达到以下几点要求：①信息的准确性。所谓准确，就是要真实，不能虚假。这是对信息质量的最基本要求。只有建立在准确信息基础上的决策，才能获得成功。人们常说，一条信息可以救活一个企业，也可以置一个企业于死地，就印证了这一点。②信息的及时性。所谓及时，是指所提供的信息能够反映出市场经济活动的现状，并且具有一定的预见性，使得企业的经营管理人员能够及时掌握原定的决策、计划与现状间的异同[2]。 信息若不能及时送达应掌握信息的人手中，无论多么重要、多么有价值的信息，都将会失去其应有的价值。③信息的可靠性。只有可靠的信息才能作为决策的依据，信息的可靠性除了与信息的准确性有关外，还与信息的完整性有一种正比关系。要提高信息的可靠性，一方面要尽量多收集有关信息，另一方面要通过多种渠道去收集信息。④信息的适用性。企业不同部门对信息的种类、内容、详略及精确度等方面的要求是各不相同的。如果向不同部门以同样方式提供信息，不仅会造成信息的大量冗余，增加信息处理工作的负担和费用，而且还会给这些部门查找所需要的信息带来困难，造成时间浪费甚至经济上的损失[3]。因此，企业信息部门要针对不同部门的特点， 对信息进行不同程度的加工，以满足其不同的需求。
3.2 企业信息流的控制方法
要达到企业对信息控制的四点要求（即准确、及时、可靠、适用），合理选择信息流的控制方法是非常重要的。我们认为，建立结构与功能完善的信息系统，是信息流控制的一种有效方式。对应于企业信息系统组织结构的三种模式，可以分别采用集中控制、分散控制和分层多极控制三种控制模式，来实现企业信息流的控制。对此，文献[4] 作了详细阐述，本文不再赘述。下面，仅从传播学的角度，对企业信息流的控制方法进行讨论。
（1）合理选择信息源。信息源，即信息的来源，其质量的优劣， 直接关系到所获取的信息是否准确、可靠。一般说来，信息源按其受控制的程度可分为公开信息源和非公开信息源。从性质上看，来自公开信息源的信息，可靠性较高，但时间的滞后性较大，而且是人人都能得到的东西，若以此作为决策的依据，则企业难以获得竞争优势。而来自非公开信息源的信息，可靠性较差，且不易得到；但如果能以第一时点得到，且能从其他途径证实其正确性，则对企业决策具有较高的参考价值。因此，企业应注意公开和非公开信息源的特点，根据不同需要，合理选择不同的信息源。
（2）合理筛选信息内容。企业信息流的内容繁多， 由于受企业的人力、物力、财力的限制，不可能将所有信息全部收集进来。因此，企业应根据自身生产、经营的需要，从浩如烟海的信息流中，选择与企业生产、经营关系较为密切的信息加以收集。鉴于企业信息需求的多样化与综合化，企业应注意优化信息人员的知识结构，优化信息系统的组织结构，使其满足企业信息工作的需要。另外，企业在向外界发布产品信息、服务信息、形象信息时，一定要注意保守企业的秘密，通过健全的规章制度，将本企业的经营秘密封闭于企业内部。
（3）合理选择信息传播途径。信息传播途径主要有大众传播、 人际传播和网络传播三种，它们各有其特点。大众传播是由传播机构通过传播媒介，向非特定的大众传播信息。利用大众传播媒介，可以使信息迅速广泛地被受传者接受。但大众传播存在着致命的弱点，即反馈无力。因而无法控制传播效果，及时纠正自己的行为。人际传播是信息在个体之间的传播。这种传播方式对媒介的依赖性较小，容易获得信息反馈，但传播的范围较小。网络传播是在各种类型的通信网络上传播信息，是一种现代化的信息传播手段。可以利用它进行内向性信息的收集和外向性信息的传播。目前规模最大、使用范围最广的信息网络，就是众所周知的Internet。其特点是，信息传输速度快，容量大，并可进行多媒体传输。但由于费用支付、文字障碍等原因，目前企业使用它的较少。我们在选择信息传播途径时，要根据信息传播的目的、范围、时效等灵活选择。例如，企业在发布产品信息，服务信息、需求信息以及企业形象信息时，可选择大众传播媒介；而在对客户进行跟踪调查，获取反馈信息时，可以采用人际传播的方式；若对信息的时效性要求较高，则可以考虑采用网络传播的方式。
（4）针对信宿的特点选择信息提供方式。 不同知识结构的人对信息的提供方式有不同的要求，应根据传授对象的特点选择信息的提供方式。例如，科技人员最乐于接受原始信息，因为他们的知识结构和能力结构使他们善于从大量的原始信息中总结出规律性的东西，他们对于经过深加工的信息常常持怀疑态度，总是想方设法通过原始数据加以证实。而基层管理人员最喜欢深加工和直观的信息。因此，我们一定要根据各类信宿的不同特点，选择他们易于接受的信息提供方式。
（5）加强信息反馈的控制。信息传递的目的， 是让广大信息利用者准确、及时地获取所需信息。由于受各种主客观因素的影响，信息传递过程中难免会出现一些“嗓音”，甚至出现信息失真现象。因此，企业信息部门要对向企业各职能部门和外界提供的信息，进行跟踪调查，随时了解所传播的信息对信宿的影响，不断获取反馈信息，及时调整信息传播策略，不断提高信息传播的质量。
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