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明代修纂史书的机构——史馆，是一个尚未受到人们普遍关注的问题。明修《大明会典·翰林院》和清修《明史·职官志·翰林院》、《明会典·职官·翰林院》等都没有提到过明代史馆，《春明梦余录·翰林院》虽然在辑录史臣们的奏疏中涉及到史馆，但同样未作具体说明。只有黄佐的《翰林记·史馆》（廖道南的《殿阁词林记·史馆》实取自此）对此有50余字的简单介绍。当代学者对明代纂修活动留意甚多，而对作为纂修机构的史馆则较少探讨（注：吴晗：《记明实录》（《读史札记》，中华书局，1956年）、傅吾康《明代的历史著述》（《剑桥中国明代史》第12章，中国社会科学出版社，1992年）、刘节《中国史学史稿》（中州古籍出版社，1982年）等探讨明代修纂活动的论著，以及杨果《中国翰林制度研究》（武汉大学出版社，1996年）、商慧明《史馆制度初探》（《华东师范大学学报》，1990年2 期）等探讨翰林院制度甚至史馆的论著，均未暇论及明代史馆问题。），本文拟就明代史馆的基本面貌、管理制度等问题进行初步的探索。
一、史馆基本面貌
明代史馆的基本面貌迄今仍显得比较神秘和朦胧，它的隶属关系、设置地点、内部结构和机关性质等，都没有集中而系统的记载。笔者将对这些问题逐一考订。
第一，明代史馆既隶属于翰林院，又受制于内阁，翰林院对史馆有具体的管理权，但无决策权。
明代史馆隶属于翰林院，但翰林院内并无史馆，加上内阁对史馆的影响，使得它与翰林院的关系变得比较微妙。翰林院与史馆本是两个不同性质的机构，翰林院是起草诏书、文学顾问和艺术供奉机构，史馆是修史和著述机构，至元代则将二者合而为一。明初“循元之旧，翰林有国史院”，至洪武十四年，“更定官制，罢国史院”，但仍“以修撰、编修、检讨专为史官，隶翰林院”（注：陆容：《菽园杂记》，卷十四。）。建文改制，曾于翰林院下设文翰、文史二馆。太宗立，废之，复洪武之制。明初翰林院内的机构和职官设置虽屡有变动，但翰林院下设史官并负责修史的制度却并无改变。据《明史》卷七十三《职官志二》记载，翰林“学士掌制诰、史册、文翰之事”，表明修史是翰林院的主要职责之一，其下设的修撰、编修和检讨是法定的史官，“史官掌修国史。凡天文、地理、宗潢、礼乐、兵刑诸大政，及诏敕、书檄、批答王言，皆籍而记之，以备实录。国家有纂修著作之书，则分掌考辑撰述之事。……凡记注起居，编纂六曹章奏，誊黄册封等咸充之”。明代史学史也向我们证明了翰林院的确负有修史之责。如洪熙元年闰七月修《仁宗实录》时，宣宗皇帝于乙巳日下的诏书是要求“礼部悉恭依修皇祖《太宗文皇帝实录》事例，通行中外采辑（史实），送翰林院编纂《实录》”（注：《宣宗实录》卷五，洪熙元年闰七月乙巳。）。这一制度直到明朝后期都没有改变。
那么，翰林院具体承担史书纂修的机构是什么呢？当然是史馆。太宗虽然废除了文翰、文史二馆的格局，但事实上保留了修史的机构——史馆。明代史馆是历史的存在，各种文献均能加以证明。如文震孟《孝思无穷疏》指责改修本《光宗实录》有五条“尤悖谬者”，要求崇祯皇帝“即敕史馆逐一改正”。再如《孝宗实录》卷五十四载：进呈《宪宗实录》前一日，“设宝舆、香亭于史馆”。明代史馆无疑隶属翰林院。我们仍以修纂《仁宗实录》为例，宣宗在乙巳日的敕令中，要求礼部采辑史料“送翰林院编纂”，一周后（即壬子日），“行在礼部以纂修《仁宗昭皇帝实录》移文南北二京各衙门，及遣进士陆征等分往各布政司暨郡县，采求事迹，类编文册，悉送史馆，以备登载”（注：《宣宗实录》卷五，洪熙元年闰七月壬子。）。这两处对应的史料说明，翰林院具体修纂史书的机构是它的史馆。由于翰林院负有修史之职，下面又设有史馆机构，因此使明代的整个翰林院也有了“史馆”和“史局”的别称。如朱瞻基在《幸史馆》诗中道：“退朝史馆咨询处，回视文星烂有光。”（注：朱瞻基：《宣宗皇帝御制诗》，《国朝典故》卷之二十七，北京大学出版社，1993年4月。 ）这里的史馆显然是以备咨询和顾问的翰林院。再如霍兀崖曾上疏倡言“谓翰林不当拘定内转，宜上自内阁以下，而史局俱出补外；其外寮不论举贡，亦当入为史官”（注：沈德符：《万历野获编》卷十，《词林》。）这里的史局，便泛指翰林院。这则史料还表明，由于史馆与翰林院的密切关系，致使翰林院的所有官员也有了“史官”的别称。
然而，史馆在行政上又常常受制于内阁。内阁本是翰林院设在禁中文渊阁备皇帝顾问和为皇帝起草诏敕的机构，由于“预机务”并接近皇帝，所以地位日渐升高，“虽无相名，实有相职”，反过来凌驾于翰林院之上。加之史馆与翰林院相隔悬远，而与内阁相毗邻，因此史馆的修纂活动常常受到内阁的左右。其一，史馆修纂与否，都由内阁决定，据《寓圃杂记》卷六载，成化初，内阁大学士彭时、商辂、陈鉴等“会饮于王廷尉概家”，论及前史，认为《新唐书》体例不一，遂决定重修。只因为在所举的总裁人选上有分歧，事才告吹。明代史馆修纂的主要史书《实录》，便是由内阁大学士作出修纂决策的。如英宗时华盖殿大学士杨士奇等人便上疏请修《宣宗实录》。神宗时，“大学士张居正等请纂修《穆宗庄皇帝实录》”（注：《神宗实录》卷五，隆庆六年九月乙巳。）。其二，重大修史活动如《实录》修纂，均由内阁首辅为总裁，翰林院掌院学士最多只能当副总裁。其三，修史的史料按规定由礼部采辑后径“送翰林院纂修”，但内阁常常插手，要求经由内阁转发史馆，如张居正在其《议处史职疏》中曾提议，内阁所藏的文件，由“阁臣令两房官录送史馆”，同时各衙门章奏，“全抄一通送阁转发史馆”。这就越过了翰林院。然而，内阁对外没有独立的印钤，它的文移关防，又是用的翰林院印。这样，史馆从名义上来说，仍然属于翰林院管辖。史馆与内阁的这种暖昧关系，使史馆在隶属关系上呈现出复杂性和模糊性特征。
第二，史馆设置的地点不在它所隶属的翰林院中，而在禁中左顺门内的内阁及其诰敕房东阁附近。
明清各种关于明代制度的史书都记载了翰林院的情况，却很少提及史馆。因为明代的翰林院与史馆并不在同一个地方。明代的翰林院职责比较冗杂，制诰、史册、文翰等事均属其职掌，因此，翰林官员工作的地点和机构不可能都在翰林院内，有的与翰林院在一起，有的则远离翰林院，“盖翰林院乃朝廷司笔札文翰之臣，分局供职，讲读有讲读厅，修撰、编修在史馆，检讨有检讨厅”（注：何良俊：《四友斋丛说》卷之十二，《史八》。）。根据赵洛所绘的明清翰林院的平面图，可知翰林院中有署堂、编检厅（即上述之检讨厅）、讲读厅、待诏厅和典籍厅，但无史馆（注：赵洛：《明清玉堂之署——翰林院》，《文史知识》，1982年第6期。），说明史馆是单独开设，与翰林院公署不在一处。 另据清代永瑢《历代职官表》卷二三的案语称：从明代起，由于“图籍文史移之翰林院，于是翰林始有馆阁之目”，但是明代翰林院中并无馆的建置，所以明代“虽有此称，而并无其地，于名实仍不相副”（注：黄本骥：《历代职官表》卷二十三，永瑢案语， 上海古籍出版社， 1980年。）。但是，这并不是说史馆就不存在，只能说史馆与翰林院不在一处。
明翰林院的位置与清朝一样，在北京承天门（清称天安门）以东的东长安门（清称长安左门）外、御（玉）河桥西南。据明代对翰林院十分熟悉的孙承泽称：“翰林院在东长安门外，北向，其西则銮驾库，东则玉河侨，元之鸿胪署也。正统七年始建为院。”（注：孙承泽：《春明梦余录》卷三十二，《翰林院》。）从翰林院的位置来看，它显然处于午门外的外朝之地（注：翰林院原是萃集文土、画家、御医诗人以为皇帝供奉顾问的内朝机关、到明清时才逐渐转为外朝官，处理国家之事。陈茂同《历代职官沿革史》《词目》中有关“翰林院”的解释云：“明代始将修史、著作、图书等事务并归翰林院，正式成为外朝官署。”《历代职官沿革史》，华东师范大学出版社，1988年3月。）。然而， 翰林院下属的史馆却设在午门内的皇宫中。确切地说，明代史馆距翰林院的内署机构——内阁相距不远。关于史馆的位置，明代未见有专门而集中的介绍，但从很多零散的史料中，我们可以考证出史馆的大致方位。从午门进入皇宫，迎面相对的是奉天门，奉天门后面便是明代最主要的朝堂奉天殿（嘉靖后改为皇极殿），午门—奉天门—奉天殿这一南北轴线的东面，有一排平行的庑房，庑房的正中有一门，坐东朝西、这便是左顺门，它与午门及奉天门相垂直。进入左顺门后的东南处，便是内阁的办公地点文渊阁，据明代内阁大学士彭时称“文渊阁在午门之内之东，文华殿南面”，“凡十间，皆覆以黄瓦。”（注：彭时：《彭文宪公笔记》，《国朝典故》卷之七十二，第1586—1587页，北京大学出版社，1993年4月。又黄佐：《翰林记》卷二同。关于内阁的方位， 还见于黄瑜：《双槐岁抄》卷四，宜庙御制文渊阁铭序；杨士奇：《杨文贞公文集》卷一，“御书阁颂”；太监刘若愚：《酌中志》卷十七，“宫殿规制”；俞樾：《茶香室丛钞》，卷十七，“明内阁有象牙棋”。）。具有“内阁私门”之称的东阁，则是内阁的诰敕房。焦竑指出：“东阁在六馆之下，……以翰林学士年深者居之，专管文官诰敕事。”（注：焦竑：《玉堂丛语》，卷之六，《事例》。）。而修纂了实录等众多史书的史馆，便与东阁相连。《明会要》载：“东阁在左顺门，廊接史馆。虽有大学士官，其职在文渊阁，而司诰敕官多坐东阁。”（注：龙文彬：《明会要》卷三十，《职官二·宰辅杂录》引王圻《通考》。）据曾为史官的尹直讲，景泰间某日，帝驾从对面的右顺门过，正在史馆修史的“左顺门诸公（史官）多踦东阁门争睹之”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）。足证史馆在禁中的左顺门附近，距东阁不远。更有说明力的是，黄佐在《翰林记·史馆》中明谓“今史馆凡十所，在东阁之右”。由于史馆紧邻东阁，所以史官若旷工，史馆的负责人便会“揭不至者职名于东阁上”。史馆总裁陈循曾为此写了一幅对联：“朝参未到，荷圣朝恩有覃时；纂述不来，奈史馆书无成日”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）。《明实录》的修纂就是在史馆中进行的，据其进呈程序，也可以发现史馆的确切方位。《宣宗实录》卷六十一载：“（宣德五年正月）壬戌，进两朝《实录》。前一日，设实录案、表案于丹陛之东……设宝舆及香亭于史馆。是日早，监修官英国公张辅等率总裁、纂修官皆朝服，捧《实录》置舆中……鸿胪寺官朝服引《实录》舆……从左顺门东廊出，由金水桥中道行、监修等官皆后随至奉天门下。监修、总裁、纂修等官捧《实录》置于案。”送《实录》的宝舆设在史馆，说明《实录》是在史馆修纂的；史官迎《实录》的路线，正是从左顺门东廊经过，然后到奉天门进呈，说明史馆的方位就在左顺门附近的内阁及东阁一带。
第三，明代史馆共分为十馆，其中东面四馆主编纂史料，西面六馆主修纂史书。
明代史馆的内部结构，据前引黄佐之说，分为十所（十馆）。我们还可以举出更多的证据。尹直曾称，成化间编纂《宋元通鉴纲目》时，是“各馆分修”而“通行校正”的（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷三。）。这表明史馆内部并非只设一馆。对此，查继佐《罪惟录·艺文志》有进一步的记载：“（成化九年）十一月，命纂辑《宋元续纲目通鉴》，亦亲为序。时纪事纪言之制不复，凡修史取诸司奏牍，分六部即十馆成之，总裁主删润……”这里明谓史馆分为十馆。关于这点，费宏的《进武宗实录表》也可以证实：“臣宏等发金匮之秘藏，萃皇华之咨度，义例准乎前史，笔札给于尚方。十馆星分，礼乐政刑之不紊。”十馆星分，既证明了史馆下设十馆，也说明十馆不全在一栋房子里面。张居正的《议处史职疏》向我们提供了更详细、更有说服力的史料，他说：“照得东西十馆原系史臣编校之所，密迩朝堂，纪述为便，今合用东馆近上四所，令史臣分直其中：一起居，二吏户，三礼兵，四刑工。”（注：《张太岳全集》卷三十九；又《明实录·神宗实录》卷三十五。）张居正明确指出史馆共有东西十馆，是史臣编纂校正的场所，离朝堂奉天殿很近，这种描述，与我们上面考证的方位大体一致。十馆分为东面四馆与西面六馆，二者在职能上有所区别：西面六馆一般是修纂史书的场所，如修《武宗实录》时，检讨陈寰曾提到过“迩者采尚书故实，上六馆”（注：焦竑：《玉堂丛语》，卷之四，《纂修》。）。上六馆，意思是将政府六部的公文档册交史馆中的西面六馆编纂。六棺与东阁相连，所以才有“东阁在六馆之下，廊接史馆”的记载；至于东面四馆，则可能曾经用来编纂和整理史料，所以张居正才建议将此四馆用作起居注和六曹章奏的编校场所。
第四，明代史馆是虚体和实体相兼的修史机构。
所谓“实”是指它有固定的场馆，并有相应的设施，如图书资料等；“虚”是指它没有固定的官员，平常关闭，依靠项目才维持运转。正如黄佐所说：“今史馆凡十所，在东阁之右，藏列圣《实录》、古今书史，每被命修书，则本院官日聚集焉。常时公会后，恒扃钥之，无复载笔于其间者。”（注：黄佐：《翰林记》卷一，“史馆”。）可见，明代史馆虽是常设机构，但并非常开，而是根据修史任务来决定开馆与否。我们知道，清代的修纂机构书馆分为常开、例开和特开三种，“由于清廷修书任务日益增多，常设书馆不能满足需要，往往是每修一书，经奏准特别开设书馆、书一告成，即行停馆”，结果所设书馆名目繁多，如实录馆、圣训馆、上谕馆、明史馆、通鉴纲目馆、会典馆、古今图书集成馆、四库全书馆等等，遍及紫禁城中，甚至延及禁城之外（注：杨玉良：《武英殿修书处及内府修书各馆》，《清代宫史探微》， 第299页，紫禁城出版社，1991年7月。）。明代情形有所不同。 明代例修的史书主要是《实录》、《宝训》和《玉牒》，其他如《会典》和《永乐大典》、《宋元续通鉴纲目》等都是特开，修史任务没有清代那么繁重，仅只史馆已能应付，所以明代没有像清代那样遍地设馆修书，明代也从没有“实录馆”、“会典馆”、“续通鉴纲目馆”等名目。据史载，上述明代著作均是在左顺门附近东阁旁的史馆修纂的。由于史馆比较单一和固定，所以明代修史往往要按先后顺序排队进行，据《謇斋琐缀录》载：景泰间，朝廷打算修《续通鉴纲目》，但当时正在修纂《寰宇通志》，所以只能“伫俟志书完日开馆”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）。另据前引《寓圃杂记》的记载，彭时、商辂等内阁大臣，鉴于“今馆阁无事”，才决定将《新唐书》重修的。说明只有当史馆没有纂修项目时，才会想到修纂其他史书。当然，也有一些史书是同时修撰的。如万历初年修世宗、穆宗《实录》，本来打算“俟《实录》完日”（注：《穆宗实录》卷二十一，隆庆二年六月庚子。）修纂《会典》的，但因故提前，与实录同时修纂。不过，会典与实录的修纂人员多相互兼任，如张居正、汪镗等既是《世宗实录》和《穆宗实录》的正副总裁，又同时担任《大明会典》的正副总裁，“时马自强等方纂修《世宗实录》，诏不妨以原务兼修（《大明会典》）”（注：《神宗实录》卷五十一，万历四年六月乙酉。），这表明它们仍可能是在同一史馆中修纂。因此，明代修史的机构基本上就是史馆一家。
二、史馆管理制度
明代史馆隶属翰林院，因此修史虽然是各衙协作，具体管理仍由翰林院实施。据黄佐《翰林记·修书升赏》载，每次史书修成后的奖励和升擢，都是吏部根据翰林院开报的名单“具题请旨”的，反映了翰林院在史馆修史中具体组织的地位。翰林院学士常兼副总裁，凡“纂修实录、玉牒、史志诸书，编纂六曹章奏，皆奉敕而统承之”，同时负责史馆平时的日常管理工作。史馆的管理制度包括人事、供给、门禁、考勤，修纂和奖惩等等。
第一，人事制度。明代史馆的人事制度是一种松散而临时的制度。它依据开馆修纂的需要而组织人力，搭建班子，一旦史书修竣，修纂集体便告解散。史馆自身没有人事权，监修、正副总裁等由皇帝钦命，纂修官以下的史官，有时出自钦命，但一般是由内阁提出人选。据《大明会典·翰林院》载：“凡修实录、史志等书，内阁官充总裁，本院（翰林院）学士等充副总裁，皆出钦命。纂修从内阁于本院及詹事府、春坊、司经局官内具名题请，誊录、催纂，制敕诰敕房官皆预。”入居史馆的史官，分三个层次，第一层次以翰林院的修撰、编修和检讨等法定史官为核心，扩及翰林院内的所有官员。事实上，翰林院内部虽有一定的分工，但分工并不明确，正如陆容《菽园杂记》所说的那样，翰林院“官名虽异，然皆不分职。史官皆领讲读，讲读官亦领史事”。那些作为法定史官的修撰、编修和检讨，常兼司他职，如“经筵充展卷官，乡试充考试官，会试充同考官，殿试充收卷官”等等（注：《明史》卷七十三，《职官志二·翰林院》。）；而那些并非史职的翰林院学士、侍讲学士、侍读学士、侍讲、侍读等，一旦史馆运转，也责无旁贷地加入史书的修撰之中。第二个层次是与翰林院相关的在京政府机构的官员，如詹事府、春坊、国子监、司经局、光禄寺、太常寺、大理寺等各衙门的官员，每临修史，也常被征调入馆。第三个层次是外地官员，如知州、知县、王府官员等，也曾于开馆时被征入馆中。这一层次的史官不稳定，早期较多，后期较少。正如焦竑在《修史四事》所说的那样，“国初修书，多招四方文学之士，不拘一途”。虽然史馆实际上的负责人是担任副总裁的翰林院学士，但人事权却在内阁。内阁辅臣挂名总裁，较少直接处理史馆事务，但史馆的人事变动却一直由他们掌握。一般而言，参与史书尤其是实录修纂的人员，在书成之后，都会得到升擢和赏赐，因此，史馆修纂人员的调入，常常成为内阁大臣扶植亲信的机会。他们“各荐所知”，不顾才质，结果有时举荐的史官非老即病，或入馆“经宿而死”，被人讥为：“生老病死苦，史馆备矣。”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）史馆人员，除监修、正副总裁以原职兼任外，其他人员自到馆之日起，即由原衙开缺，以原品级在史馆供职，由史馆分配修史任务。史馆虽无权升降在馆人员的官职，但可以向其所属衙署提供考勤、考绩情况和参考意见，以间接影响其地位的升沉。
由于史馆没有人事调动及升降权，因此造成了一些运作弊端。根据史馆操作的实际步骤，一些史官可以在修纂后期再征召入馆，以避免人员浪费，但由于入馆人员事先已由内阁决定，史馆对此无可奈何。焦竑曾针对这一现象指出：“至史馆两房中书，本供缮写。今始事之日，方翻阅遗文，搜讨故实。下笔之期，茫无影响，誊录之官，安所用之？似当暂为停止，俟他日脱稿之后，经总裁改定，方可取用，量为资给，不但冗费可裁，而亦侥倖少抑。”（注：焦竑：《修史四事》，《春明梦余录》卷三十二，《翰林院》。）更为可笑的是，有的誊录官征入史馆后未及誉写，即遇丁忧服阕，至服满回京，书已修成，“未举一笔”，仍照常获得升赏，“曾无一人举觉”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷一。）。
第二，供给制度。史馆并没有独立的财务权，所需办公用品都实行供给制。史馆的供应包括酒饭、笔墨、木炭、桌、凳、砚、炉、象牙书圈、纸札等。《神宗实录》卷五十二载：“（万历四年七月）丁未，大学士张居正等以重修《会典》，请日给副总裁、纂修等官及各员役供事者酒饭、笔墨、木炭等项，照旧开支。其桌、凳、砚、炉、大小象牙书圈，内监照数送用。刑部、都察院按月支送纸札”。此外，史馆还由政府提供校尉、办事吏、裱褙匠等员工，以解除修纂史官的后顾之忧。重修《会典》时，张居正还建议“外用办事吏二十名，分送各馆管理册籍，启闭馆门，匠役并校尉照旧应用”。史馆官员的酒饭，例由光禄寺负责供给，“凡翰林官内府供职，日给光禄黄封，内膳有常制。景泰中，以水旱故，省三之一，以后渐省过半。然有承命内馆教书者，则两给之。或兼纂修时，又倍焉”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷四。）。说明明代对史官担任纂修任务期间的酒饭供给，是比较丰厚的，超过了在内府教书和入值的翰林官员。
第三，门卫制度。由于史馆是机密单位，常常修纂《实录》这样事涉宫闱的秘典，所以一般是不准闲杂人员随便出入的。万历间史馆总裁张居正要求“除典守誊录人役随同共事外，一应闲杂人等，不许擅入！”（注：张居正：《议处史职疏》，《张太岳全集》卷三十九。）太宗时曾与修《太祖实录》的史官李至刚，“尝以罪褫冠服，平巾（即着便服）入史馆供职，阍人谁何之。李既不敢举其衔，又非徒役，乃自称‘修史人’”（注：焦竑：《玉堂丛语》，卷之八，《谐谑》。）。这则记载说明明代史馆的门卫——“阍人”是比较负责的。此外，史馆还设有校尉负责守卫。修《大明会典》时，就有“校尉照旧应用”。
第四，考勤制度。凡是在史馆修史的史官，每天上班必须签到，倘若迟到或旷工，则进行登录，并将其名字公布出来以通报批评。景泰间，史馆纂修《环宇通志》，“馆中诸公日多不至”，史馆令“门吏每晨会后具报到否，揭不至者职名于东阁上”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）。
第五，纂修制度。它是史馆的业务管理制度。明代史馆依据修纂项目的需要，设立监修，以勋戚充任，对史馆进行政治监督；业务上设立正副总裁，由内阁辅臣和翰林院学士充任，进行业务领导和规划，由纂修官具体编纂，同时设立催纂加以督促，此后又有校正官进行文字校正和史实核订，最后由誊录官进行缮写。在史官进行修纂的同时，还设有收掌典籍官，负责档案邸报奏疏等史料的管理。可以说基本上做到分工合作，行之有效。史书修完，还要进行统一体例的工作，廖道南指出：纂修国史，每分为十馆，……十馆所修不能统一，则择人总勘。”（注：廖道南：《殿阁词林记》卷十七，“开局”。）然而，纂修管理上也存在一些积弊，使得史籍的修纂久拖不成。万历时，首辅大学士兼总裁张居正鉴于《世宗实录》迟迟未能修完的局面，提出了实行正副总裁责任制，专任责成，定期完成的目标管理制度：“事必专任乃可以图成，工必立程而后能责效。……盖编撰之事，草创、修饰、讨论、润色，必工夫接续不断乃能成书，而职责要紧又在副总裁官。吏部右侍郎诸大绶、礼部右侍郎王希烈原系《世宗皇帝实录》副总裁，今各馆草稿未经修饰，宜责二臣专管……立为程限，每月各馆纂修官务要编成一年之事，送副总裁看详；副总裁务要改完一年之事，送臣等删润。每年五月间、十月间，臣等将纂完稿本各进呈一次。大约终月可完一年之事，终季可完三年之事，从此渐次积累，然后后功可期。”（注：《神宗实录》卷五，隆庆六年九月辛亥。）这种修纂制度上的改革，使卷帙浩繁的《世宗实录》得以顺利完成。
第六，奖励制度。史馆每完成一部史书都要实行奖励，其形式是赏赐和升擢。以纂修实录为例，监修和总裁在明代前期各赏赐白金一百两、彩币六表里，织金罗衣一袭，马一疋并鞍一副；纂修官各赏四十两白金，后期略少。赏赐对象是所有参加实录修纂的史馆工作人员，甚至裱背、军校、匠役、吏员等。除了病故或受处分的外，可谓人人有份。赏赐钱物外，明朝政府还要对实录修纂人员进行升擢。升擢一般都是晋升一级官职或升俸一级，且都为京官而不外升。那些位极人臣的监修、总裁官已极品，无法再迁，便加授荣誉职衔如少师、太保、太傅、柱国、光禄大夫等。那些位低职卑的官员，实录修成后并不升其职，而是升俸一级。史馆的奖励制度对史馆修纂活动的正常进行起到了一定的推动作用。
但是，史馆并非完全的实体机构，没有人事权，对来自各衙门的史官难有有效的管理和约束，所以有时候史馆管理的效果并不十分理想。史官常常散漫无纪：他们随便请假不来上班，在外面租私寓“逍遥宴饮”（注：《熹宗实录》卷五十五，天启五年正月癸酉。），他们天热时不顾体面，竟在史馆“多亵服执笔”，以致于景泰帝看见后，还以为是收拾笔墨并负责锁门的匠人（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。），他们甚至在史馆中吵闹对骂，斯文扫地。景泰间修《寰宇通志》，史官丁珵与宋怀“忿怒失色，詈言于馆中”，有人写诗讽刺道：“参议丁公性太刚，宋卿凌慢亦难当。乱将毒手抛青史，故发伧言污玉堂。……”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）这些管理上的缺陷，使史馆的修书活动常常出现懈怠弛废的局面。
明代史馆的更革，与明代皇权强化息息相关。首先，明代史馆承元之制，改变了唐宋以前相对独立的馆阁形式，并入以文学侍从和艺技供奉为主职的翰林院中，并由内阁插手其中，以致于使史馆的面目变得十分模糊。其次，第一次设立了以政治监督为专职的监修一职。唐代虽设监修，但由文臣（宰相）担任，其职能是业务领导，相当于明代的总裁。明代的监修则由武臣担任，这些人多为朝廷勋戚，代表皇帝对史馆进行监控。这些更革，为后世积累了丰富的经验和教训。从清代实录馆的运作来看，很多方面都吸收了明代史馆的经验教训（注：参见王清政《清代实录馆考述》，《江汉论坛》，1999年第2期。）。 比如正副总裁的专任责成制度，便是对张居正经验的继承。再如清代修史机构对监修总裁（相当于明代的监修）的人选进行改进，由既是皇帝亲信又具有业务能力的高级文臣担任，便是汲取了明代监修由外行的勋戚武臣担任而形同虚设的教训。明代史馆在史书修纂机构的发展史上起到了承前启后的作用。