文书部门立卷制度被挑战的原因及对策，本文主要内容关键词为：文书论文,对策论文,部门论文,原因论文,制度论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自从“文书处理部门立卷”作为国家档案工作一项原则在企业中推行以来，十余年中始终伴随着一场讨论：究竟哪个部门立卷好？笔者以为：脱离企业档案工作实践，仅仅从理论上讨论这个问题；或者脱离改革中已经全新的形势，书斋式地研究这个问题，都难以得出正确的结论。
一、文书部门立卷制度被挑战的原因是什么？
1、在新的形势下讨论这个问题。
目前企业档案工作面临的形势发生了很大变化。计划经济体制向市场经济体制转变之后，企业定员、机构定编与部门职能不再由上级决定；如何设置文书与档案部门，由哪个部门负责立卷，也不由上级说了算。上述问题的决策权已经下放到企业，由企业根据文书与档案工作具体情况，决定部门职能与分工，确定文书立卷负责部门。在“减员增效”改革中，某些国有大企虽然保留了文书部门，可人员定编压缩到最低限度，不可能再单独担负起文书立卷工作；为数不少的中型企业，文书、档案工作由一人承担，文书立卷工作由谁承担亦无争论。这些情况，是我们讨论此问题必须注意到的。
2、在企业具体情况中讨论这个问题。
当前，我国企业状态是十分复杂的。既有各种所有制的企业，又有企业集团、跨国企业集团和众多中小型企业；既有经营状况好的企业，又有即将倒闭破产的企业。企业类型及状况的复杂局面，是讨论“哪个部门立卷好”这一问题也应当注意到的。比如，大型国企或企业集团，一般保留了文书和档案部门，其中某一部门被领导指定负责文书立卷工作；而大型外企或私企，则可能设几个雇员专职管理文书和档案并负责文书立卷工作。经营状况好的大中型企业，文书、档案部门能够正常开展工作，文书立卷由某一部门负责。即将倒闭的企业，文书和档案工作陷入停顿状态，自然提不出谁立卷的问题。
3、在办公自动化迅速普及条件下讨论这个问题。
办公自动化的迅速普及，对企业文书、档案工作形成了越来越大的影响。其一是，电子文件正在向潮水一样地涌来，令人应顾不暇。在相当多数企业，几乎每一部门都配置了微机，企业中大部分文件都由现代化工具制发。在一些建立了计算机网络的企业之中，更是对电子文件的增长推波助澜，加上“无纸办公室”的势头的出现，使得文书部门立卷制度的讨论变得复杂起来。其二，电子文件的组卷方式与纸质文件截然不同，它不如纸质文件那么直观、易于鉴别和易于把握，但是立卷程序却变得简单起来。尤其在计算机互联网络之中，电子文件的立卷更是新颖奇特。因此，包括电子文书立卷方式、立卷责任部门的确定等问题的提出，使得文书部门立卷制度受到了更加严峻的挑战。
二、应当采取什么对策？
1、顺其自然，允许多种立卷方式并存。
企业中多种立卷方式的产生与存在，有着复杂的历史原因。八十年代，国家档案局开始推行这一制度时，是基于计划经济体制下的企业管理状况，当时没有，也不可能预计到改革中变化了形势。如果说，这项制度在原来的经济体制下本来可以推行得很好的话，那么，在市场经济条件下，其推行难度是不言而喻的。因此，为了顺应新的形势，为了企业文书与档案工作发展需要，在一定时期内允许多种立卷方式并存，由企业根据自身状况自主决定文书立卷部门，是完全必要和非常可行的变通措施。
2、因势利导，有条件地推广文书部门立卷制度。
文书部门立卷制度，作为国家档案管理原则已推行多年，并且取得了很大成绩，足以证明这一制度具备了一定的优越性，在很大程度上、很大范围内是适应于我国国情的。可是，随着企业深化改革，文书与档案工作面临的形势发生了很大变化。如果不顾客观情况，继续在全国企业中硬性推行这一制度，并非明智之举。我们不如“小块使导”，在继续有条件地引导部分企业实行这一制度的同时，对文书立卷制度放开搞活，认真总结经验，寻找出规律性的东西，使文书立卷制度不断加以完善。如果实践证明文书部门立卷制度是可行的，即可在更大范围内推广。
3、锐意改革，探索出新的文书立卷方式。
从辩证方面讲，世界上任何一种事物都不可能做到十全十美，也不可能在历史上永存。文书立卷制度亦如此。文书立卷制度需要改革，需要探索新的制度或方式。在企业文书与档案管理实践中，也的确涌现出了一些新的方式，如：企业间协作立卷、请社会中某些人员有偿立卷等。这些方式的出现，都是基于企业机构或人员精简这一状况出现的。在改革中，为数众多的企业撤并了文书或档案部门，或重新合并为一个部门，或档案人员除文书管理外另兼数职。这样，耗时费力的文书立卷工作成了人们头痛的事情。于是，有隶属关系的企业之间主动结合，集中两个或若干企业的文书或档案人员开展协作，共同完成各自的文书立卷工作。有的企业则通过各种途径请档案馆或其他人员有偿帮助立卷。除了这些方法之外，有的中小企业改一年一立卷为几年一立卷。这些方法是否值得提倡，还需要在今后工作中进一步加以检验才能做出决定。但是，这些新的立卷方法都是企业文书或档案部门主动适应新形势的举措。此外，笔者建议：由档案馆牵头成立档案服务中心或与劳动部门合作建立档案劳务市场，组织档案部门下岗职工或退离休人员开展有偿立卷活动，以解某些企业文书立卷工作之急需。同时，也可以把企事业单位档案人员的公休日加以利用，组织他们到所需单位开展有偿立卷活动，使社会上的所有档案人才资源得以充分利用。
4、信息革命的启示。
我们即将进入信息时代，信息时代最显著的特点，是电子文件剧增。电子文件立卷是文书与档案人员都不甚熟悉的一项工作。出于这些原因，由文书或档案部门单独完成电子文件立卷是不妥当的。笔者认为，由文书或档案部门共同担负起电子文件立卷工作，即可发挥出文书部门熟悉电子文件内容，可以准确地划定电子文件的保管期限这一优越性；又可以发挥出档案部门熟知电子文件的保管技术，可以对电子文件安全性、易用性、可读性等技术状况进行全面系统的鉴定这些优越性；从而在两个部门相互配合下完成电子文件立卷工作。另外，由于每年归档的电子文件数量巨大，鉴定任务十分繁重，由文书部门单独完成这项工作也是十分困难的。如果有档案部门配合，即可以减轻文书部门鉴定工作的担子，又可以通过电子文件鉴定，使档案人员了解到归档的电子文件内容，便于今后保管和提供利用。因此，电子文件更适于文书和档案部门联合立卷，共同完成立卷工作。再者，随着文书、档案和图书资料信息一体化管理方式的推广，计算机网络技术的迅速普及，有可能以信息中心的方式将文书与档案工作合为一体，共同管理。那么，任何部门立卷问题将自行解决。
总之，关于企业文书部门立卷问题的讨论应当加以展开，从市场经济体制下的社会广度上去认识这一问题，从企业改革的深度上，从企业现状的复杂性中去认识这一问题。而不要急于作出最后结论。
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