摘要：国家在不断的发展，社会在不断的进步，然而随着我国经济的快速发展，各行各业都面临着前所未有的机遇和挑战。尤其是在档案管理方面，需要给予高度重视。所谓档案管理就是对过去发生的事情进行文字记录，然后将所有的文字进行时间划分，最后进行归纳整理。该工作对于我国的历史具有至关重要的作用，目前存在着记录不详细、记录错误率较大等问题，给日后的档案分析带来了隐患，新形势下如何做好文书档案的管理成为了人们关注的焦点。本文首先介绍了文书档案工作的内容，然后分析了现阶段存在的问题，最后结合实际案例给出了具体的档案管理工作，希望能为从事相关工作的人员提供一定的指导和帮助。
关键词：新形势；文书档案；管理工作
引言
文书档案是一种非常有价值的社会资源，做好档案管理工作方能充分发挥档案资源的价值与作用。在新形势背景下，传统的文书档案管理体制已经不能满足当代档案管理工作的需求，必须推进文书档案管理工作步入信息化，做好文书档案保管工作，方能提升档案管理工作效率。但是，当前文书档案管理工作中尚且存在一些问题，笔者将在简析这些问题的基础上探讨解决措施。
1我国文书档案管理工作的背景
一个国家的发展过程是文书档案的主要内容，我国的档案记录工作在任何阶段都在不停的进行着，它完整的记录了我国每一次发展和改革。原有的文档记录形式是档案工作者以时间为轴，将发生的重要事件进行文字记录，然后进行封存。但由于是人为操作，必定会发生一系列人为错误，导致一些历史性档案被遗失，新中国成立以后，我国加强了对档案的管理工作，虽然取得了一定的成果，但在分类管理及搜索准确率方面依然存在漏洞。
2当前文书档案管理工作的现状问题
2.1档案管理人员工作素养不足
档案管理人员的工作素养不足主要体现在两个方面，一方面，是档案管理工作人员的计算机操作能力偏低，不能熟练操作文书档案管理信息系统，很难利用信息技术调阅和保管档案文件，甚至会因为信息泄露而导致档案泄密。另一方面，则是指部分档案管理工作人员缺乏爱岗敬业精神，职业道德素养有待提升，不能认真对待文书档案信息化管理工作，没有及时修补残破的文书档案。甚至有工作人员为了一己之私而贩卖或者恶意泄露档案机密。
2.2各个部门之间协调配合工作较差
在一些实际的文书档案管理工作之中，某些部门为了自己部门的效益或一些其他的原因不想把自己部门工作产生的文件档案及时归档，最终会导致文书档案收集工作停滞不前。文书档案相关管理人员在多次收集失败之后，这些工作人员就会觉得缺少精力投入，最终没有办法只能放弃对这一部门的文件收集，也就致使该单位收集的文件档案发生缺少现象，导致许多重要文件无法找回，最终也就形成了资源流失这一问题。
2.3在“卷”改“件”中，计算机功能欠缺
为了满足时代的发展要求，归档工作已经开始逐渐引入计算机网络技术，这有两方面优势：第一，提供了文献复制功能；第二，增加了检索文史的便利性。需要特别指出的是，由于文件具有独立性，需要保障计算机管理的有效性，对文件和实体可进行必要查询，给文档管理工作带来了较大便利。但当文书的门类有差异的话，则无法实现服务一体化，由此可以看出计算机管理服务有待提升。
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3文书档案管理工作解决策略
3.1提高档案管理人员的工作素养
档案管理机构要不断提高档案管理人员的工作素养，加强对他们的信息化教育和培训，引导工作人员认知文书档案信息管理的重要性质和必要性，指导他们按照正文材料和附近材料的前后顺序来保管档案文献和输送电子档案，注意确保档案内容的完整性。而且，档案管理工作人员要灵活利用信息技术制定档案目录，全面做好文书档案文件的收集、修订和保存工作，并通过数据管理来方便档案的调阅，结合熟悉技术对分类项目进行数字命名，例如档案目录中的分类项目应包括字段名FLH、类型CHAR、字节30、允许空NULL；档案题名项目字段名TM、类型VARCHAR、字节120、允许空NULL；密级项字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文种WZ、规格字段名ZTGG、数量字段名ZTSL等。此外，文书档案的数据保存形式是DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每个字段占一行，记录为一行，列与列之间使用分隔符TAB隔开；在进行档案文件的再次压缩和重组时要同时移交相应的解压缩、合并方法；档案号应严格采用“全宗号—年号—目录号—案卷号—页号”的格式；缩微号由画副号和盘号组成；文件的编号由机关代字、年度、顺序号组成；对于档案的秘密级别来说，主要分为内部级NB、秘密级MM、机密级JM、绝密级UM。另外，要促进档案资源数据与档案信息之间的准确无误和无缝对接，确保数字档案的完整性。
3.2要正确处理好文书工作与档案工作的关系
单位文书处理和档案管理两项业务，一般由一个管理人员承担的现象较为普遍。作为文书档案管理人员，如何处理好文书工作与档案工作两者之间的关系，更好地发挥公文处理和档案管理工作的职能，为领导提供可靠的决策依据，为单位的经济管理和做大做强提供高效的服务是一项艰巨的任务。文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源，档案是由各类文件材料办理完毕转化而来的。不言而喻，文书工作不仅直接影响着文件材料的质量，也直接关系到档案工作的质量。规范文书工作是做好档案管理工作的基础。公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案业务研究的质量，尤其是在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。对于文书人员来说，应处理好文书工作与档案管理两者的关系，通过一定的条件促使两者互相促进、相互转化。档案工作做好了，会对文书工作产生积极的作用，促进文书工作的进一步完善和提高。
3.3利用现代化技术进行文案管理工作
应用现代网络技术对文书档案工作进行管理，现阶段，网络管理技术发展十分迅速，其在生活中和工作中的应用非常广泛，它的应用为我们的生活提供了较大便利，在文书档案工作中应用网络技术，能够减少文档整理工作量，且降低人力和财力的投入。另外，对于一些缺少的文献，可以通过互联网技术进行查找并进行建档操作，进而保证我国文书档案的顺利开展。
结语
在新的发展背景下工作者应该重视文书档案管理工作的开展，完善各种服务设施的需要，更重要的是要加强文书档案管理工作的培训，通过各种措施的制定和实行提高文书档案管理的质量、推动管理水平以及医疗服务质量的提高。
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[3]林丽媚.基于档案管理理念创新视角的档案管理信息化思考[J].经济与社会发展研究，2014（10）.
论文作者:王鹏
论文发表刊物:《基层建设》2017年第32期
论文发表时间:2018/2/26
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