（广东省江门市中心医院 广东 江门 529000）
【摘要】随着网络及电子计算机技术的发展，医院档案管理面临着变革。传统档案管理急需转变为数字化管理，从而适应当前信息化发展要求。本文首先探讨了数字化管理与传统管理的异同，其次分析了档案数字化管理在医院档案管理中的重要作用，开展档案数字化的原则与要求，并对当前档案数字化管理在医院档案管理中存在问题进行分析，在文章最后提出提高数字化管理的重视程度、建立完善的管理制度、提高数字化管理人员的职业素质解决措施，为促进医院档案数字化管理提供可行的途径。
【关键词】档案；医院；传统管理；数字化；措施
【中图分类号】R197 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2017）36-0325-03
随着电子信息技术不断深入医院管理之中，医院档案管理正面临一次全方位的技术革命，医院传统档案管理该如何转变为数字化管理，提高档案管理质量是管理人员共同关心的问题。医院档案管理内容涉及面广、工作任务繁重，传统管理模式中档案多是纸质形式，保存时间较短[1]，不利于档案的查阅利用、保管和安全。数字化管理将传统纸质档案信息与计算机相融合，通过将纸质档案通过扫描和录入等方式存储到计算机数据库中，减少对档案实体的翻阅调档，能显著提高档案的保存寿命，减少查阅步骤，减轻档案管理人员的工作量。
1.数字化管理与传统管理的异同
1.1 数字化管理与传统管理差异
建设数字档案室是档案工作适应时代发展的现实需要，也是必然趋势。可以提高档案的服务能力，提升医院的档案管理水平。以时间为界限来分析，数字化管理是医院传统档案管理的前进发展阶段，传统管理是档案数字化管理的前提基础，数字化管理可以让档案管理更加先进、方便、高效[2]。从位置空间来讲，实现数字化管理在管理和利用上都不仅限于上班时间和特定场所，传统管理则需要在特定的办公场所中，经管理人员审批后才可以利用。档案数字化管理是医院传统档案管理的一次技术、观念革新，数字化管理是传统档案管理的未来形势，利用网络和计算机改革现行管理模式，改善传统档案管理中存在的缺点及弊端，实现现代化管理。
1.2 数字化管理与传统管理的相同点
两者其本质都是对“档案信息”的管理，两者均需要全面、深入了解医院的档案信息资源，两者都需要确立“以人为本”的管理理念，两者都存在专业管理技术人才短缺，懂技术、懂管理的复合型人才偏少的问题。
2.档案数字化管理在医院档案管理中的重要作用
2.1 实现电子信息管理及应用互联网已经成为医院档案管理的发展趋势和改革需要，信息量的开发多少决定着档案的利用价值大小，医院各专业领域人员在医院管理、申报科研课题、评职称、写论文、准备各类报告材料等工作中都需要进行信息查询，获取准确、全面的档案信息，档案数字化管理不仅能够提高医院档案的利用率及保存周期[3]，实现快捷方便的检索利用，同时还能够促进医院医学科研事业的发展。
2.2 数字化档案管理将档案管理人员从传统手工管理工作中解放出来，减轻了传统档案管理中人员的工作量和压力，提高了工作质量和管理效率。
3.开展档案数字化的原则和要求
3.1 档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
3.2 数字化对象的确定原则
（1）对要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。，纸质档案的数字化必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
（2）属于归档范围且应永久或长期（30年）保存的、社会利用价值高的档案应进行数字化加工处理。
3.3 基本要求如下
扫描色彩模式通常用彩色，扫描分辨率不少于300dpi。纸质档案数字化副本一般存储为JPEG格式，也可另存为CEB、PDF等。压缩率保证扫描图像清晰可读的前提下尽量减少存储容量。确保纸质档案目录数据的档号与图像文件命名相一致。数据存储一般采用光盘作为数字化副本存储载体，为保证长期保存的需要，使用单片盒装档案级DVD刻录光盘。要特别注意的是，要慎重开展密件数字化加工，不得通过外包方式进行加工。
3.4 开展数字化管理不仅要符合档案管理部门的规定和要求，更重要的是要适合医院档案管理的特点，前提必须要采取有效的网络安全保障措施。
3.5 实施数字化管理之前要完善软硬件配备条件，如档案工作专用、配置较高的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、网络及存储设备等，以满足工作和管理需要。数字化整理步骤主要包括目录数据准备、拆除装订物、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、重新装订等，每一环节紧密相连，不容出错。
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4.当前档案数字化管理在医院档案管理中的存在问题
4.1 档案数字化管理水平与工作要求不符
在医院档案管理工作中，管理人员对数字化的认知不足、知识掌握不够，管理水平偏低，加之宣传力度不够，医院领导对档案数字化管理未予重视，没有从服务医院层面上提出长远发展目标与需求，对数字化管理的发展前景较模糊，不能准确解决数字化档案管理中的存在问题，从而制约了数字化管理的开展。
4.2 管理制度不规范不完善
由于档案数字化管理在医院档案管理中开展时间较短，经验不足，医院档案管理多遵循传统管理规章制度，适用于传统档案管理，但并不适用在数字化管理。在档案信息收集转变的过程中，没有明确工作人员的具体职责，导致出现问题后无法快速找到相关责任人。没有制订符合医院实际、高效的、完善的数字化管理章程和制度规范，阻碍了医院档案管理改革的步伐。
4.3 管理人员素质不高
人是档案事业发展的根本依靠，也是决定档案管理水平的第一位因素，目前，医院的档案数字化管理任务是由传统档案管理人员兼负，这部分人员只熟悉传统档案管理模式，而缺乏数字化管理知识和操作技能，无论在知识结构、业务能力、解决处理问题能力等方面都不同程度存在或多或少的欠缺，未能适应档案数字化管理业务的开展，影响到档案工作的实施与开展。
5.当前档案数字化管理在医院档案管理问题的解决措施
5.1 提高对数字化管理的重视程度
（1）医院领导要从档案事业发展的趋势和需要出发，将档案数字化管理作为医院长远发展的工作目标，并积极推进传统档案管理向数字化管理转变的进程。
（2）加强宣传，明确数字化管理的优势。提高档案管理人员的思想、工作和服务意识，加快传统思想的转变，增强数字化管理理念，完善三级网络管理制度。
（3）网络安全是工作顺利开展的首要条件，预防病毒及恶意攻击，必须设置科学有效合理的计算机网络防护系统，提高网络安全性。
5.2 建立完善管理制度
（1）要从医院工作实际出发，坚持务实管用的原则，对现有的档案管理制度全面梳理，该废止的废止，该修订的修订。加强统筹规划，确保制度间相互衔接。
（2）电子文件在处理、保存等各个环节因网络、病毒及操作者的失误可能会出现不同程度的信息丢失，档案管理部门应在充分了解数字化技术基础上，制定不同环节的工作规范和标准，定期审查数字化管理内容，审查档案归档保存结果，对档案实体和目录进行规范性检查，做好监督管理，保证档案信息的完整性、真实性和安全性。
（3）档案数字化过程应履行保密管理责任制，制定与信息涉密等级相应的管理制度，并定期对制度实施情况进行检查。
（4）严格按照中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》要求开展电子文件管理，实现文档一体化管理。无论是医院自行设计研发或采购档案管理软件，都应符合国家档案局、中央档案馆印发的《档案管理软件功能要求暂行规定》。
5.3 全面提高档案管理人员的综合素质
（1）档案数字化管理涉及大量文件在计算机上进行处理，对管理人员的计算机操作能力要求较高，档案管理人员必须熟练掌握计算机操作，熟练应用各种管理软件，丰富知识储备，提高业务技能和专业化、规范化水平。
（2）医院要着力优化人才队伍结构，积极引进和培养既了解档案管理业务又懂信息化技术的复合型人才，解决骨干力量流失、专业人才尤其是新型专业人才不足等问题。聘用档案管理人员时，要综合考虑应聘者的档案业务管理能力及电子信息技术处理能力。
（3）医院要组织专题培训计划，指导档案管理人员如何正确应用及维护档案信息管理系统，提高人员的专业知识，尽快适应工作要求。
5.4 引入档案中介服务，缓解档案管理人员的工作压力
按相关档案及保密有关的法律法规、制度标准要求，可选择具有一定规模、管理制度健全、经验丰富、具备相关资质要求的档案外包机构进行档案数字化加工。必须符合国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，纸质档案数字化加工处理应符合《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31的规定，并严格落实档案保密、整理协议签订等手续。若数字化档案数量较少、数字化加工场所达不到规范要求的，也可委托市档案部门集中统一加工处理。
6.结语
档案管理是医院管理工作的重要内容之一，数字化管理能够提升医院档案管理水平，保护档案实体，节省查档时间，实现档案信息的准确快捷提供利用。医院要加大资金投入，应用先进的档案信息化数字化管理系统，选聘优质复合型人才参与管理，提高人员的数字化管理水平和综合素质，进一步提升数字档案资源的管理和利用效能，实现分层次多渠道的档案信息资源共享利用。
【参考文献】
[1]冯桂景.医院档案管理数字化趋势及有效对策[J].办公室业务,2016(24):146-146.
[2]王坤.医院档案数字化管理模式分析[J].中国卫生产业,2016,13(23):179-181.
[3]韩冰,沈铁峰,周璇.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].中国卫生标准管理,2015,6(5):2-4.
[4]陈虹.大数据时代医院档案信息管理策略探究[J].中国管理信息化,2016,19(4):185-185.
[5]徐敏.新时期医院档案数字化建设的创新与思考[J].卷宗,2015,5(10):77-78.
论文作者:刘惠敏
论文发表刊物:《医药前沿》2017年12月第36期
论文发表时间:2018/3/22
标签：档案论文; 医院论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 传统论文; 纸质论文; 工作论文; 《医药前沿》2017年12月第36期论文;