摘要：在档案管理工作中，文书档案整理占据着非常关键的位置，它也是档案工作中不容忽视的一个环节，只有不断的提高文书档案整理工作的质量，才能更好的提高档案查阅和利用效率的提高，所以在档案工作中，工作人员一定要仔细、认真的将这项工作顺利的完成。
关键词：新规；文书档案；整理方法
1做好企业文书档案整理、保管的重要性
文书档案具有较强的真实性，能够对企业的工作现状进行反映，同时还能够有效地促进企业的发展，是企业决策的重要信息依据，可以说文书档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。当前社会已进入高速发展时期，文书档案整理和保管工作中也开始融入网络技术和计算机技术，各种先进技术与文书档案整理和保管工作有效的结合，这对文书档案管理工作的高效性具有非常重要的意义。企业档案管理人员在文书档案管理工作中，需要按照档案的内容和实际需求来进行分类，并充分的应用档案管理技术，有效的提高文书档案管理工作的效率。现阶段计算机技术在文书档案管理工作中普遍应用，这使文书档案管理工作形式发生了较大的变化，在对电子档案信息管理过程中，不需要繁杂的纸质档案，只需要借助于计算机设备即能够有效的完成管理工作，不仅档案管理人员工作量减少，而且工作效率有了大幅度的提升。利用计算机技术可以实现档案序列的自动编号、自动检索，有利于提高档案内容查找和应用的效率，而且在文书档案管理和保管中计算机技术的优势也更好的显现出来，达到了简单易行的效果。
2新规下文书档案整理方法
2.1组件（件的组织）
《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中对归档文件的主要类型进行了说明，和DA/T 22-2000《归档文件整理规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。
2.2文件分类、排列
随着社会经济的发展和现代化建设进程的推进，各单位的文件资料类型也更加多元化，大部分单位开始借助于部门整理的办法来工作，遵循谁形成、谁整理的基本原则，清楚地规定各个部门的归档责任。考虑到DA/T 22-2000《归档文件整理规则》中“保管期限-年度-机构分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便”，在《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中推荐先采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类方法。在归档文件排列这一环节上，《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)规定“按时间结合事由排列”，放弃了DA/T 22-2000《归档文件整理规则》中强调的事由原则和重要性程度标准。在实际工作中，目前办公自动化已非常普及，按《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)的要求大大提高了工作效率。
2.3档号编制
档号的本质是字符形式的档案代码，其主要功能是规定档案材料的排列顺序，属于全宗中的位置标识。我们在开展档案整理工作时，为了确保各种类型档案材料整理方式的一致性，将档号当成是文件资料的一种身份标志，从而便于未来查询利用时更有效率。因为在DA/T 22-2000《归档文件整理规则》中并未明确提出关于档号的规定，各单位结合自身具体情况来制定档号规则，导致了档号编制的混乱。在《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中也明确规定了档号编制原则、档号结构以及档号编制的具体方法，是进一步贯彻推进深化检索的有效对策，也让我们在进行文件资料查询时带来了极大的便利性，让单位档号可以实现统一格式。档号编制工作同时也是针对各种类型档案实施统一有效整理的基本要求，按照《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中的内容，档号机构一般是：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构代码-件号，上、下位代码用“-”符号进行连接，同级代码用“•”符号间隔。针对部分选择机构分类法的单位，相关部门已经设置部门代码，档号结构能够这样进行设置：全宗号-WS•2015-Y-01-0001。档号中档案门类代码的使用让《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)不单单能够适用于文书档案材料，同时还能够适用于其他不同门类的档案材料，确保不同门类档案都拥有唯一的档号，能够便于我们进行统一管理。
2.4文件装订
DA/T 22-2000《归档文件整理规则》中对档案文件装订相关的规定不是非常明确，单纯的规定装订材料必须要满足档案保护的实际需求，对档案装订材料以及装订方法都没有进行清楚的规定。现阶段很多单位一般所采取的档案装订办法包括线装、粘贴、不锈钢钉装订。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆所谓线装通常来说即是较为传统的三孔一线装订，实际操作起来相对繁琐，对于近年来越来越多的归档文件，采取这样的装订手段非常影响工作效率，但站在档案保护这一角度而言，线装依旧是最符合要求的。粘贴法的成本相对较低，对于纸张不多的归档文件比较适合，但其缺陷在于复印扫描不方便。不锈钢钉装订操作起来较为简单，然而对装订材料的质量要求高，成本较高。《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)中明确提出归档文件装订材料必须要和文件保管期限要求相符合，针对永久保存的文件可以选择线装法，对于定期保存的文件要按照其具体情况，可采取线装混不锈钢钉、封套等方式进行装订。如此我们在对归档文件进行整理的过程中，只需对部分永久保存的文件应用线装法，针对定期保管的归档文件可选择不锈钢钉进行装订，能够有效地降低工作操作时间。
3文书档案整理过程中应注意的原则
3.1要保持档案的自然联系
3.1.1维护档案原有的历史联系
档案是对历史的最为真实和客观的反映，所以在档案工作中，对档案进行严格的管理的缘由之一就是要将事物原本的面貌更加真实客观的还原。
3.1.2保持档案信息的来源联系
档案是社会实践活动的过程中，由不同的党委构成的，在档案接收的时候也必须要体现出档案自身的形成单位，这也就说明，每一个档案都是有其出处的，在文书档案的来源方面应该注意到的一点就是注意保持文书档案自身的形成机关或者时生效机关，这也是工作中需要注意的一个重要内容。
3.1.3注意档案承载物的形式联系
一般情况下，档案都是又很多文书材料构成的，但是对文书材料内容进行承载的物质却存在着一定的差别，同一个内容，可以用文字的形式展现出来，也可以用声音和图像的形式展现出来，这样也就形成了文字稿和录音带以及录像带等多种文字资料。当前计算机技术在文书档案工作中也得到了非常广泛的应用，所以也出现了电子文件的形式，在文书档案管理的过程中，电子文书档案和纸质文书档案在管理的方法上存在着非常大的差别，所以在实际的工作中也需要对其进行研究，做好电子档案保护工作。
3.1.4尊重档案反映的内在联系
在文书档案工作中，我们所填写的文字材料实际上都是为了可以更好的解决单位运营和发展中存在的问题，在单位进行了一些重要的活动之后也会形成文字材料，这些档案的内容都是有着十分紧密的联系的，有些材料甚至是相互补充的，也是因为文字材料上存在着非常明显的内在联系，所以在实际的工作中也逐渐体现出了文字材料的整体性，不同的案卷虽然不划归为一类，但是其内在的联系是不能忽视的，在对文书档案进行整理的过程中也应该得到高度的重视，只有做好了这一点，才能更好的在工作中提高工作的效率和质量。
3.1.5考虑档案形成的时间联系
档案中的各种文字材料实际上都是在一定的历史时期所形成的，所以，同一个时期形成的档案在反应的内容上一定存在着某些共同点，将同一时期的档案放在一定位置可以很好的展现出这一过程中存在的问题，这对整体管理工作质量的提升都有着十分重要的推动作用。
3.2尊重、利用档案的原有基础
原有的档案能够反映历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系，使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌，继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。
3.3重视档案管理和利用的便利性
3.3.1保证档案形成机关和部门之间建立良好的关系
在充分的保证文件之间形成有机联系的前提下，将上级机关，同一级的机关和本机关应该管理的材料进行科学的划分，将同一类的进行妥善的整理，但是需要注意的是对于一些联系非常密切的文件，如果其不属于同一个部门，不能随意将其分开，如果要分开，必须要请示上级主管部门，得到上级主管部门的批示以后才能将其分割开。
3.3.2做好档案利用中的保密工作
在档案保密性上，总是采用一种观点去看待它是不正确的，但是这并不意味着档案的使用者就不对重要的档案进行保密，在实际的工作中，应该强化档案使用者的保密意识，同时还要做出严格的保密规定，让档案信息的使用者知道什么样的情况下需要对档案信息进行保密，保密的范围又是什么。
结论
档案整理工作在档案管理工作中是一项基础性的工作，它也是档案工作得以顺利展开的前提，所以工作人员一定要对这一过程中出现的各种问题予以总结，同时还要掌握工作中应该坚持的原则，只有这样，档案整理工作的质量才能得到有效的提升。
参考文献：
[1]赵琦.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].科技创业家，2012~08~16.
[2]夏远智.企业文书档案的立卷改革与发展[J].科技视界，2012~08~15.
论文作者:张贺苗
论文发表刊物:《基层建设》2018年第12期
论文发表时间:2018/6/13
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