摘要：随着我国的经济在快速的发展，社会在不断的进步，城建档案是记录城市建设脉络和发展历程的专业档案，对本城市的设计规划、建设改造乃至文化传承都有着查考价值和借鉴作用。本文以北京市城市建设档案馆近10年的档案利用工作情况为依据，重点分析城建档案利用服务现状，尝试结合使用与满足学科理论分析，以优化工作效果为初衷，为城建档案的利用服务探索新模式。
关键词：城建档案；档案利用服务；使用与满足理论
引言
城建档案是现代城市建设与规划的主要参考，能够有效推动城市的发展。在现代城市规模逐渐扩张的背景下，城建档案信息量大大增加，内容越发复杂，因此城建档案管理工作的难度也日益加大，传统城建档案管理方式已无法满足时代发展的需求，需对原有思维定式予以优化，将各类先进技术引进到日常管理工作中，进而让城建档案管理工作能够向着数字化方向发展，让城建档案管理能够得到有效完善，进而促进其服务效率的提升。
1城建档案利用服务的工作现状
1.1利用制度不完善，利用标准不统一
该馆2004年应北京市档案局立项课题《北京市城建档案馆建设工程竣工档案利用的研究》形成《北京市城建档案馆建设工程竣工档案利用范围暂行规定（试行）》（以下简称《暂行规定》），2010年以《暂行规定》为基础制定《北京市城市建设档案馆利用须知》，对利用档案时间、手续、流程、收费及注意事项等方面进行规定。2014年为进一步完善利用工作，提高公共服务水平，该馆继续研究制定城建档案利用新规定。但是因近些年北京市住建委机构的改革、职能整合，致使档案利用管理制度上的不统一，给城建档案利用工作带来很大的挑战。故应及时修订与现实需求相适应的政策法规、技术标准，健全和完善城建档案利用服务的相关法律法规，加强档案开放利用制度与政府信息公开制度、保密制度之间的配套和衔接。
1.2政府信息公开被误解为档案无条件开放
《城市建设档案管理规定》第五条规定，建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案属城建档案部门重点管理档案资料。根据这个职责，城建档案部门要接收业务管理与业务技术档案。然而这并不等同于档案利用者可以无条件无限制地以政府信息公开的理由来利用这些档案。文件归档有法定的范围。以现行文件归档为例，档案管理人员需收集该文件形成过程的背景信息，文件起草人、修改经办人信息及签发人信息等均属归档范畴。背景信息是档案保有原始记录性本质的重要构件，即使文件内容信息可以公开，也并不意味着能公开该文件的背景信息。文件在形成过程往往是参与人员思想路径从多元走向统一的过程，思想路径所留下的痕迹会在不同阶段的文件底稿中有所体现，多元的思想路径有时会形成分歧乃至冲突，而此过程不会在正式文件中反映出来。对于这些文件形成过程中产生的背景信息，世界各国的政府皆极其重视并严加保护，严禁扩散、流传，以免严重干扰公务人员正常履行职责。档案是由不同内容的文件及其背景信息集合而成的，所以档案法的档案封闭期制度与政府信息公开并不是矛盾的存在，城建档案馆可以为政务信息公开提供必要的文件利用服务，而封闭期的档案却需要严格遵守档案法的相关规定。
1.3利用检索途径多样化
城建档案在提供利用上不同于文书档案和一般的科技档案，城建档案的利用者多数为城市规划、国土资源建设、装修设计施工以及诉讼纠纷等，所以该馆在利用检索工具上本着便捷、快速、方便、实用的原则按照分类检索、主题词检索等检索途径制定，既便于查找，又符合档案规定。
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2使用与满足理论在城建档案利用服务中的应用
2.1档案利用情况调查问卷结果分析反馈
《北京市城市建设档案馆用户利用情况调查问卷表》分为五个部分，第一部分是受众基本情况分析，了解受众的自然状况，有助于该馆将档案利用需求与档案利用效果相比较，确定档案是否被有效利用以及如何做好利用服务。第二部分是受众对城建档案的利用需求状况，只有了解受众的基本需求才能有针对性地提供利用服务，也才能帮助传播者了解受众的额外需求。第三部分是受众对档案利用服务工作的满意程度，也是利用服务的体现价值所在。第四部分和第五部分是受众对档案利用的效果以及改进意见。笔者通过2018年《北京市城市建设档案馆用户利用情况调查问卷表》的发放、收集、整理统计及分析数据发现和实际获得的满足之间存在着差异，这种差异会导致人们在利用档案的行为过程中产生变化。所以要让使用与满足理论在城建档案利用服务过程中得到应用并发挥作用，首先要掌握受众的各种特性和需求，然后根据城建档案的特点将档案利用服务融入到使用与满足过程中。笔者通过《北京市城市建设档案馆用户利用情况调查问卷表》基础数据分析以及多年工作经验将受众及其需求统分为四种类型，现试做以下分析：一是受众为城市国土规划、行政管理、公检法等政府职能部门。其利用档案的目的是为了城市规划管理，如拆除违章建筑、处罚违法违规开发建设行为、处理群众举报案件、环境整治以及司法诉讼案件等。需要的档案通常是工程前期文件如规划许可证及附件附图、项目总平图、征地文件以及有关职能部门的批文或取得的相关验收报告等。二是受众为设计单位、高等学校研究团体等。这一类受众群体主要是为了城市规划、市政公用设施建设、交通运输设计参考、学术研究以及修史编志等需要，涉及到的档案内容一般为城市总体规划、城市建筑、道路桥梁、地下管线等相关竣工图纸、数据和指标以及编研成果等。三是受众为建设单位、施工单位、监理单位、物业单位、产权单位等与工程密切相关的企业。这一利用群体的目的是为了资质评定、参与投标、评标、产权登记、办理决算、工程备案、解决经济纠纷、单位存档等，所涉及的内容一般有建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程验收备案表及竣工验收文件等。
2.2规范城建档案利用流程
对全国各地城建档案利用条件与办理手续进行梳理，以求大同、存小异的原则，规范城建档案利用办事流程。对有明确且合理合法利用目的的提供必要的利用服务，满足社会对城建档案的利用需求，发挥城建档案促进社会发展的积极作用。
2.3做好前期的档案准备工作
对档案进行日常接受和归档能够让档案管理顺利进行，并以此来促进档案管理数字化建设。在对城建档案管理进行数字化建设时，要做好城建档案管理当中的接收与归档工作，使城建档案管理满足科学化要求，确保馆藏资源的丰富和完善，并让档案资源种类更加多样。就拥有不同类型的城建档案而言，需对其予以分类整理，对其中涉及到的重点工程档案、管道布局档案以及基础设施档案等予以归类整理极其重要。此外，还需增强对档案管理基础设施的建设，增大硬件投入力度，并将现代化技术设备应用到城建档案管理数字化建设当中，诸如防盗报警系统、计算机设备以及数码设备等，以便于让城建档案管理数字化建设能够实现更好的发展。
结语
笔者相信，利用现代化技术手段，简化利用方式，深化和拓展城建利用服务，提高城建档案馆公共服务的认知度和用户满意度，多渠道开发档案资源，不断向社会推出城建档案展览和举办受众欢迎的活动，通过不断探索和积累经验，一定能够更好地推动城建档案利用服务又好又快发展，城建档案的价值也将在城市发展和人民生活中得到真正的体现。
参考文献：
[1]仲燕.浅议城建档案价值如何在档案利用服务工作中体现[J].城建档案，2013（5）.
[2]蒋成兰浅谈做好档案利用反馈信息处理工作[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2004（6）.
论文作者:蒋全举,徐永利
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/9/16
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