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【摘 要】随着我国相关法律制度的完善，我国的工程建设都已经采取了招投标制度。在招投标制度执行过程中，招投标档案可以真实的对建设工程企业的招投标活动内容进行记载，是招投标工程的相关法律依据。本文针对现今我国建设工程招投标档案管理中存在的相关问题进行分析，得出其问题形成原因，同时提出相关的解决办法，希望对有关的人士能有所帮助。
【关键词】建设工程；招投标；档案管理
引言
我国的建设工程招投标制度已经发展的相对比较成熟，很多工程通过招投标制度的应用优化了工程建设的过程，明晰了工程建设的形式。在招投标制度执行过程中，招投标档案可以真实的对建设工程企业的招投标活动内容进行记载，是招投标工程的相关法律依据。虽然招投标制度已经相对成熟，但是就像所有制度一样，招投标制度也还是存在着一定的缺陷，还是需要不断的完善。对我国建筑企业招投标档案管理所遇到的问题进行深入研究，分析问题产生的原因，提出解决问题所采用的基本思想以及方式方法，这些内容都对进一步规范建筑行业招投标档案管理、维护工程相关方的合法权益具有重大的意义。
1 招投标档案管理所面临的问题
1.1 招投标档案管理相关制度不完善
制度是企业建设的根本依据，对于招投标档案管理同样如此。对于现今的大部分建筑行业的企业来讲，招投标档案管理并没有相关的制度来进行约束，或所具有的制度也是很简单的内容，制度还有很多的漏洞，这就使得招投标档案管理没有相关的制度可以遵照，往往都是凭借着相关管理人员的经验来进行管理，这就在制度层面上留下了很大的管理漏洞，可能会对企业造成较大的影响，急需解决。
1.2 招投标档案管理模式落后
随着信息化时代的到来，企业的管理方式也应随着时代技术的进步而升级，进行更新换代，符合时代发展的要求。但是对于建筑工程企业来讲，很多的企业可能处于建设成本的考虑，在招投标档案管理中没有跟上时代发展的要求，其管理模式还是相对比较滞后，缺少现代化的管理工具，例如电子档案查询系统等，招投标档案还是只有纸质版本，且对其处理较随意，没有采用特定环境管理。在需要进行档案查询的时候只是凭借着管理者的记忆从档案室里查找。
1.3 招投标档案数量较多，管理任务繁重
当今建设工程企业对于招投标档案管理的依据为《中华人民共和国招投标法实施条例》中相关的规定：招标人或其委托的招投标代理机构应该妥善保管招标中形成的文件资料，存档备查，并且最少将其保存十五年。招标单位都是根据此规定对中标的建筑企业招投标档案进行的保管。但是根据此规定对招投标档案进行管理的相关问题为：由于工程项目较多，项目所产生的需要进行归档的招投标文件数量就较多，相关的文件资料较庞杂，并且随着项目的增多，相关的资料会逐渐增多。再加上对于没有中标的企业标书按照规定进行处理，档案管理的数量会成倍的增加，这些都会对企业招投标档案管理带来较大的压力，同时会对建设工程企业造成重大的管理成本负担，严重影响企业的实际经济利益。
1.4 招投标档案自身有缺陷
招投标档案的作用就是对整个的招投标过程进行全部系统性的记录，包括建设工程企业对于所要招投标项目的前期准备、开标、评标以及中标的所有活动，招投标档案是记录所有这些活动的文件有机系统。但是当前的建设工程企业招投标档案管理很大一部分对于整个的招投标过程并没有进行详细的记录，缺少必要的记录内容和记录过程，招投标档案在过程控制上还有自身的缺陷。
2 招投标档案管理问题的原因
2.1 缺少必要的理论指导
在现有的应用档案学内容进行管理的实际成果中很少涉及到招投标档案管理的内容，涉及到的也只是很肤浅的介绍了业务经验方面的内容，并没有进行深层次的探究。这就造成了我国建设工程企业招投标档案管理上存在着很多根本性的问题，缺少相关的理论建设，没有相关的理论对招投标档案管理进行相应的指导。
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2.2 相关的法律制度不健全
当今建设工程企业对于招投标档案管理的依据为《中华人民共和国招投标法实施条例》以及《中华人民共和国招投标法》，但是问题在于这两种法规及条例没有涉及到招投标档案管理的信息，没有明确的说明招投标档案管理方面的内容，从法律层面上来说对于招投标档案管理没有明确的规定，造成了招投标档案管理无法可依。
从实际情况上来看，建设工程企业没有必要将招投标过程中的所有档案文件资料进行保管，否则长期以往会形成所有招投标档案都要进行保存管理的错误观念，这将在很大程度上增加建设企业档案管理的成本，降低企业的经济利益。所以很有必要在法律上明确相关的制度，规定招投标档案保存的必要内容，降低企业管理成本，提升经济效益。
2.3 成本管理重视程度不够，没有进行信息化管理
建筑工程企业在实际的经营管理工作中追求最大收益的同时，也要尽可能的降低生产成本。如果还是采用现今这种高成本、低效率、粗放式的招投标档案管理方式，一定会大大增加企业的管理成本，对企业造成重大压力。长久以往，企业自身就没有进行成本改进的动力，企业的经济效益就会进一步损失。在招投标档案管理中没有跟上时代发展的要求，其管理模式还是相对比较滞后，缺少现代化的管理工具，例如电子档案查询系统等。
2.4 招投标工作针对性不足，档案没有明确归类
在现今建设工程企业招投标档案管理中存在问题的重要原因是企业并没有相对明确完善的管理理念，对招投标工作中重点内容针对性不足，这样使得招投标档案的管理工作效果不是很好，招投标档案的管理工作不完善。
另外，建设工程企业对于档案的管理制度不完善使得不同种类、不同形式的工程招投标档案混为一体，没有进行严格的、明确的分类，这就造成了档案管理没有针对性，对于重点类型的档案没有足够的重视，尤其是随着时间的累积，档案数量的增多，更会造成管理的混乱。
3 对于招投标档案管理问题的解决措施
3.1 完善相关法律法规及相关制度，明确招投标档案保存期限
增强对于招投标档案管理的最根本措施就是从法律上明确其管理方式及内容，通过参考总结相关部门以及地区的经验以及规定，明确的规定出不同类型、不同形式的招投标档案保管时间限制。一般的建设工程企业招投标档案管理期限规定为：招标文件以及委托标书文件管理期限下限是30年；评标文件、相关的评分标准及打分表、评标报告、中标通知的管理期限下限为10年；中标的投标文件的管理期限为无限期；对于没有中标的投标文件，管理期限的年限为6个月至2年。
3.2 增强成本管理的重视程度，采用现代化手段以及方式进行管理
企业自身应从管理层开始重视招投标档案管理的成本控制，通过完善相关的管理制度来降低管理成本，改变传统粗放式的管理方式，通过定期的教育培训增强档案管理人员的成本意识，提高工作效率，减少管理成本。
另外，企业要遵照国家关于电子文件管理的相关规定，采用电子化的档案管理方式来取代传统的人工管理方式，建立相关的招投标档案管理系统，这样可以提升招投标档案管理的水平，降低管理的成本，为企业相关业务的未来发展供应强有力的信息支持和证据保证。
3.3 加强招投标档案管理方面相关的理论建设
虽然到现在为止关于招投标档案管理方面的相关理论建设较薄弱，但是我们可以通过对招投标档案管理之前成果经验的总结以及相关失败方面的教训，同时可以借鉴某些发达国家相关管理理念及成功经验，来弥补我国关于招投标档案理论方面的不足之处，以此为我国招投标档案管理供应科学的理论指导。
3.4 完善招投标业务流程，明确招投标档案发展的关键点，全面掌握招投标档案管理
建设工程企业要充分认识到自身的特点以及招标方面的特征，完善招投标方面的相关流程，明确招投标档案发展的关键点以及在这些关键点中形成的相关文件类型，对其进行全方面的管理掌控，确保招投标文件的明确归档，防止失控或者缺失的情况出现，确保工程各个项目特别是关键性招投标档案的完整性。
4 结束语
我国的建设工程招投标制度中招投标档案可以真实的对建设工程企业的招投标活动内容进行记载，是招投标工程的相关法律依据。但是就像所有制度一样，招投标制度也还是存在着一定的缺陷，还是需要不断的完善。我们可以从完善相关法律法规及相关制度、增强成本管理的重视程度、采用现代化手段以及方式进行管、加强招投标档案管理方面相关的理论建、明确招投标档案发展的关键点，全面掌握招投标档案管理等方面来加强我国建筑行业招投标档案管理水平，促进建筑行业的整体发展。
参考文献：
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[2] 陈婧.浅谈企业招投标档案管理[J].黑龙江史志，2014（19）：13-14
[3] 谭小虎.加强建设工程招投标档案管理[J].门窗，2014（10）：11-13
论文作者:刘莲
论文发表刊物:《低碳地产》2015年第5期
论文发表时间:2016/8/23
标签：招投标论文; 档案管理论文; 档案论文; 企业论文; 建设工程论文; 制度论文; 内容论文; 《低碳地产》2015年第5期论文;