摘要:随着国家经济的发展,房地产事业崛起,大量新建、改扩建项目应运而生,新的工艺技术也层出不穷。伴随新技术产生的同时,建筑工程项目资料管理的规范不断更新、相关资料表格不断增加、地方资料管理标准越来越严,资料管理内容越来越复杂,且每个市(县)档案馆对项目资料归档要求都不尽相同,竣工资料的移交又是工程竣工的关键性一环,关系到施工企业的根本利益。因此,如何做好建筑工程项目资料管理工作成为每一个施工企业需要面对和解决的重要问题。
关键词:建筑工程;资料管理;施工企业
0.前言
建筑工程的发展目前全国都很重视,相对应的资料管理规范性也得到了重视,各个施工企业也在资料管理规范文件出台后,越来越重视工程资料管理工作,只是不知道该如何做好工程资料管理工作。作为一名工程资料管理者,深刻体会到项目资料从编制到收集整理成册的不易和重要性,认识到资料管理必须从项目立项就开始介入,在此简单谈下如何做好建筑工程资料管理工作。
1.资料管理存在的问题
1.1 项目领导不重视
随着建筑工程项目价格的透明化,合同条款越来越苛刻,几乎每个项目都面
临着工期紧张的问题,往往项目经理会更重视工程进度,而忽略工程资料管理工作,或是为了控制项目成本,安排项目人员兼管资料。当迎接检查时,好多资料都是临时补的,存在各种各样的问题,如资料数据与设计不符、施工日期出现逻辑性错误、人员代签字、检测报告不及时等,这些都会导致施工资料与工程实体不同步、各分部工程不能及时验收,更有甚者一个项目建设完成,基础分部还未组织验收,再加上没有专职资料管理人员监督检查,使得工程资料管理工作处理被动状态,难以前行。
1.2 缺乏复合型人才
建筑工程涉及多个专业分部工程,如电梯、消防、暖通、幕墙、弱电等,某
一方面的专业资料员已经不能满足工程资料管理的需求,资料管理工作越来越需要复合型人才,要求管理人员能懂建筑工程全部的专业知识,拥有较强的技术水平,如果不懂,很可能存在资料编制不规范,更有可能表格都用错而不自知,或是每个专业资料编制不统一,同一个工程数据出现不同的填写情况,导致资料大批量返工。
2. 资料管理“三步曲”
2.1 工程初期准备工作
2.1.1 成立项目部,配备专业资料管理人员
资料管理人员进场后,应了解工程情况,要求业主提供建设工程许可证、规划许可证、施工许可证、图纸审查报告、有效图纸文件、勘查报告、原始控制点等资料,仔细研究施工承包合同、中标通知书,确定竣工资料原件份数、项目名称、单位工程数量、资料上签字人员等基础事项,编制详细的项目划分。
2.1.2 技术交底
及时与工程当地档案管取得联系,将项目划分给档案馆人员审核,邀请档案馆人员进行技术交底,询问当地资料规范表格的要求,使用正确规范的表格编制资料,避免资料大批量返工。邀请质安监站人员进行技术交底,询问当地工程验收流程及注意事项、安全生产及文明施工管理规范,准备机械设备安拆资料,避免因设备备案而影响工程进度。根据档案馆、质安监站交底内容,结合企业内部资料管理制度,进行分析,制定适合本项目的资料管理制度,对全体人员进行详细交底,将事情层层分解落实到每一个人,如隐像资料的拍摄、商混资料的对接、试块制作与养护、原材资料的及时性等,保证在工程实施中能快速对接,及时处理突发问题。
2.1.3 工程往来函件程序化
往来函件是每个项目上不可缺少的资料,内容都与工程成本息息相关。进场后资料员要与各参建单位对接,确定资料负责人及往来函件的签发人员,双方写承诺函盖章,避免文件发放至其他人而导致内容传达不及时,且要求函件必须是签字盖章纸质文件,否则作为无效文件处理,避免产生经济纠纷。资料员要做好函件签收、发放、借阅、回收、保管等管理工作,编制详细的文件台账,做到查看台账就能迅速找到所需文件。
2.1.4 工程开工准备
踏勘现场,做好五通一平准备工作,配合建设单位办理施工许可证,编制施工总组织设计、质量安全等管理检查制度等文件,对原始坐标控制点进行复核,向监理单位申请开工,监理单位下达开工令后现场正式进入施工状态。
2.2 工程施工中资料管理
2.2.1 打造资料综合数据库
熟悉图纸、编制详细的工程概况,比如施工许可证编号、规划许可证编号、工程造价、建筑高度、面积、各参建单位名称、负责人姓名、各楼层标高、混凝土设计强度等数据,只要是与工程资料编制相关的数据,尽可能的全部整理出来,打印粘贴在墙上,后期不论是编制资料还是在审核各分包资料时,就再也不用到处去翻阅文件查看图纸了。
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2.2.2 组织资料专项会议
定期或不定期的对分包单位资料员进行交底,传达当地档案馆和施工企业内部不断更新的资料管理要求,从源头上扼杀资料编制的错误;了解资料整理的进度情况,对分包单位资料进行检查,发现问题要求限期整改、并跟踪复查、做到资料闭环,保证资料的同步性、真实性、完整性、有效性。
2.2.3 与各单位部门处理好关系
资料管理所做的工作冗杂繁琐,涉及方方面面,它是集物资材料、质量验收、工程技术、安全保证、经营计量为一体的,只有得到大家的支持,及时提供信息,及时给以签字,这样工作起来才能和工程同步。搞好关系,是必备功课,虚心请教、尊重别人,把自己该做的及时做好是一个资料员对自己最基本的要求。
2.2.4 及时整理归档
不要想着今天的资料不多,等有一部分了再一起整理,或是这个文件盒里才两份资料,太浪费了先放在桌上吧,这样的想法都是绝对不行的。资料管理员手上每天往来的文件种类繁多,过不了两天,你自己都无法分清楚。作为一名资料管理者,你要清楚的知道不同单位的资料归档要求,是按分部工程还是按ABC类别组卷归档,大概需要用多少资料盒和资料柜。建议大家:每天下班前可以花1个小时整理桌上的资料文件,按照不同的归档要求将已报批完整的资料分别装盒贴标签,做好卷内目录,分别放柜;签字盖章不全的资料贴标签夹好,第二天上班就可以首先完成未完的工作;电子文档可以建立多个文件夹按部门类别归整。这样办公环境一目了然,心情也好,大大提高工作效率。
2.3 工程后期资料管理
2.3.1 梳理所有工程资料
要求各专业分包单位将资料整理齐全移交总包单位,办理移交手续,总包单位对其查漏补缺,发现问题及时整改,对所有资料进行汇总,编制竣工验收类文件,及时完成资料签字盖公章的手续,做好竣工验收准备工作。
2.3.2 制作声像资料
声像资料是现在档案馆要求必须提交的资料,在资料预验收时必须完成基本制作。项目部应根据前期人员拍摄的隐像照片,安排专人提前做准备,对工程从立项到竣工的、能突出重点的典型照片进行全面梳理整理,按照档案馆要求汇总照片、制作成视频、编写演讲稿并刻盘。
2.3.3 编制工程竣工验收计划
工程即将完工,除了前期施工中已进行的基础、主体分部验收,其它大部分验收工作都是在工程后期进行。资料管理者要根据工程竣工备案时间,编制工程竣工验收计划,合理列出各验收工作(包括水电安装、节能、电梯、消防、资料预验收、人防、环保、规划等)进行的先后顺序、所需时间、还未完成的资料、欠缺条件及验收建议,提前与领导和相关部门沟通,准备各分部验收的资料,一一销项,保证验收工作的顺利进行。
2.3.4 提前绘制竣工图
竣工图的编制耗时耗力、尤其是大型工程且设计变更较多的工程,图纸绘制量大,签字盖章量大,需要各专业人员、监理、建设单位的积极配合,将这些工作都做在前面,不要等到工程已经办理了竣工验收,再去开始准备,到时时间肯定不够,压力越来越大,工作只会越做越乱。
2.3.5 工程备案与移交
竣工验收完成后,各单位出具工程合格证明文件,包括质监站出具的工程质量监督报告,资料管理者积极与备案科沟通,准备相关备案资料,及时完成备案工作。同时按档案馆资料移交目录和公司资料移交目录进行组卷归档,在规定时间内办理移交手续,双方签字盖公章,保存好移交清单。
3. 资料管理持续改进
3.1 强化资料重要性
项目部领导要加强对资料的重视程度,把资料验收工作建立一套详细的管理制度。将资料的方方面面责任到人,做到资料日常化规范化,杜绝那些应付检查而制作的资料文件。不仅仅是资料员重视资料,要把资料的重要性深入到每一个管理者心中,从工程内部提高对资料的重视程度。
3.2 注重人才培养
企业应建立资料领域的职业规划,让员工觉得资料行业是有前景的。定期组织资料员培训,加强资料管理与现代化科技相结合的技能培训,开展小组探讨、技术比武、实战演练、导师带徒等活动,从中挑选出优秀人员进行培养,特别要注重复合型人才的培养。慢慢形成一套适用于企业内部的规范性资料管理流程,更好的保证资料的正确性、及时性、完整性。
4.结束语
随着建筑工程资料管理规范不断更新,企业需要加强资料管理复合型人才的培养,我们需要不断总结工程资料管理经验,不断的学习,深入了解建筑工程资料管理的规范要求,使工程从开工到竣工的资料管理工作日常化,建立完整的资料系统,为日新月异发展的建筑领域添砖加瓦。
参考文献:
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[2]建筑工程施工资料在实施过程中的问题探讨[J].谢剑斌.科技创新与应用.2017(16)
[3]如何做好建筑工程技术资料整编的管理[J].李丽娟.建材与装饰.2017(08)
论文作者:周英
论文发表刊物:《基层建设》2018年第29期
论文发表时间:2018/12/2
标签:资料论文; 工程论文; 文件论文; 项目论文; 档案馆论文; 管理工作论文; 建筑工程论文; 《基层建设》2018年第29期论文;