摘要：随着我国市场经济的不断发展，我国经济领域愈发繁荣，各种性质的企业数量在逐渐增多，这在促进了我国社会繁荣的同时，也给企事业单位的发展提出了更高的要求，尤其是事业单位在发展的过程中会面临更多的挑战和困难。事业单位想要有效应对市场经济发展带来的挑战，就需要从管理的角度出发，通过完善内部管理为单位的发展创造新的动力。目前事业单位的管理工作中，办公室管理工作的开展是十分必要的，尤其是办公室的档案文书管理工作，会给事业单位其他工作的开展产生影响，对办公室功能的实现带来影响。所以本文就以档案馆为例，探究办公室档案文书管理工作的有效策略。
关键词：办公室；档案文书管理；策略
办公室档案文书管理工作是我国事业单位众多管理工作中的重要构成部分，办公室对事业单位的工作开展会产生综合作用，办公室的工作也具有综合性的特征，办公室工作的开展会直接影响到事业单位其他部门工作的有效开展，会给命令传达和信息传输的带来影响。办公室的档案文书管理工作主要是对办公室内部的档案和文件等进行归纳和整理，进行保管，方便后期相关工作人员的调阅和使用，为事业单位各项工作的开展提供便利。目前我国档案馆的办公室档案文书管理工作还存在着很多问题，其效率始终得不到提升，所以要求档案馆的办公室管理人员必须要加强对档案文书的管理。
一、办公室档案文书管理工作的特点
1、一体化
办公室档案文书管理工作主要指的是相关工作人员对办公室内的档案和文件资料等进行管理，而该管理工作的具体内容包括档案和文件的运转、收集和承办，并在此基础上对其进行归纳、分类和整理，加以保管，使其能够充分发挥出应有的作用。由此可见，办公室的文书工作和文书档案管理工作是相辅相成的，文书档案管理工作的相关文件和资料都是通过文书工作获取的，所以文书档案管理工作的质量直接受到文书工作质量的影响；同时，文书档案管理工作也是文书工作的重点和最终目的。
2、广泛性
办公室作为事业单位内部的综合性部门，办公室的功能本来就具有极强的综合性，办公室内的工作内容比较繁杂，尤其是文书档案管理工作中，文书档案在内容和类型上都十分广泛，涉及到了本单位各个部门的工作文件和单位发展过程中的重要资料。
3、保密性
事业单位办公室档案文书管理工作的一个重要要求就是保密，要求管理人员在工作的过程中，不能对文书和档案的内容进行泄露，必须要严格遵循保密协议和工作的规范化要求，保护档案的安全性。
4、重要性
事业单位办公室内的文书和档案资料，大多是单位内部各部门的工作情况，以及单位发展中的一些系列文件资料，这些文件资料对于事业单位的发展有着重要影响，能够将其作为企业未来决策和发展的重要依据，所以办公室档案文书管理工作极为重要。
二、办公室档案文书管理工作存在的问题
1、管理制度不完善
办公室的档案文书管理工作对于事业单位发展的重要性是不言而喻的，但是很多档案馆在开展该工作的过程中，都缺乏完善的管理制度作为引导和规范，没有重视办公室档案文书管理制度的重要性。很多档案馆都会将该工作交由行政部门进行管理，但是却没有对管理部门的具体工作规范进行明确，存在着很多不规范和不完善之处，经常会出现文件档案资料泄漏的情况，给档案馆工作的开展带来不利影响。
2、管理方式单一
档案馆对于办公室档案文书管理工作的重视程度不足，所以就没有对企业管理理念和管理方式进行创新，很多档案馆仍然采用这待遇的管理方式，只是将其交由行政部门进行管理，然后就没有对其进行后期的监督，而在管理过程中，大部分工作人员只是对文书档案进行随意的放置，没有采取相应的密封和保护措施，这些都导致了文书档案管理工作效率低下，也不利于文书档案的使用。
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3、管理人员素质有待提高
档案馆办公室档案文书管理工作在开展的过程中，管理人员的素质对于管理工作的效率和质量会产生直接影响。可是我国很多档案馆的办公室档案文书管理人员，其自身的综合素质和专业技能都不高，这些管理人员并不具备专业的档案文书管理能力，管理工作的流程也不正确，对文书档案的管理不到位，这些都会影响到办公室档案文书的使用。
4、管理人员的意识不到位
虽然办公室档案文书管理工作对于档案馆十分重要，可是很多档案馆在开展工作的过程中，很多的管理人员都没有认识到该工作的重要性，自身的管理意识不足，缺乏工作的积极性、主动性和责任心，工作的过程中经常会出现敷衍和拖沓的情况，导致管理工作效率低下。
三、办公室档案文书管理的有效策略
1、健全办公室档案文书管理制度
档案馆在开展办公室档案文书管理工作时，想要保证该工作的有效开展，首先就必须要建立起健全的管理制度，为办公室档案文书管理工作的开展提供引导、进行制约，以此来保证办公室档案文书管理工作的有序开展。这要求档案馆的领导必须要认识到档案文书管理工作的重要性，然后在档案馆内部设置一个专门的管理机构，内部配置专业的管理人员，然后为其提出明确的档案文书管理相关制度和规范，对其工作流程、工作规范性等进行明确要求，并对其提出明确的职业道德要求，以保证办公室档案文书管理工作的有效开展。
2、创新管理方式
办公室档案文书管理的方式对于档案管理工作的质量也会产生影响，所以要求档案馆必须要对办公室档案文书管理工作进行创新，创新管理的方式和方法。档案馆的领导需要对相关部门工作人员出工作的规范性要求，尤其是要对该工作的安全性、保密性等进行要求，并设置人员对其进行监督，使管理人员的各项工作都能够做到规范和严谨。
3、提高管理人员的素质
档案馆办公室档案文书管理工作在开展的过程中，管理人员的素质对于管理工作的质量会产生直接影响，所以要求档案馆必须要加强对管理人员的培训，提升其专业素养和综合素质，使其能够更好地胜任办公室文书档案管理工作。档案馆需要对相关管理人员进行培训，需要帮助其了解办公室档案文书管理工作，提高其对工作的重视，然后在理论方面，涉及账户专业的档案，文书管理的理论知识，熟悉相关的管理流程和操作规范，并不断提升自身的工作能力，从而保证办公室档案文书管理工作的要开展。
4、激发管理人员的工作积极性
档案馆在开展办公室档案文书管理工作时，还需要想办法激发管理人员的工作积极性，对管理人员采取一定的激励措施，定期对管理人员进行技能和工作能力方面的测验，然后通过物质奖励和精神奖励来激发其工作积极性。
结束语：综合上文内容能够得知，办公室的档案文书管理工作具有一体化、广泛性、保密性和重要性的基本特征，正是由于这些特征，使得办公室档案文书管理工作愈发重要。目前我国档案馆在开展办公室档案文书管理工作时，由于制度缺失、管理落后以及管理人员素质等方面的问题，使得管理工作的效率和质量十分低下。针对该问题，要求档案馆的管理人员必须要加强对办公室档案文书管理工作的重视，从制度、管理和工作人员的角度出发，采取针对性的措施对办公室档案文书管理工作进行创新和改进，为档案馆工作的开展提供更大的便利。
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论文作者:刘婷婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/1
标签：文书论文; 档案论文; 管理工作论文; 办公室论文; 档案馆论文; 管理人员论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第10期论文;