摘要：档案信息化、数字化的发展是对档案管理工作的必然要求，是顺应时代发展的必然选择，也是各单位、各企业推进各项工作发展的必要手段，作为一名档案从业人员，我们要始终坚持党的领导，以国家发布的档案管理政策为指导，重视档案管理信息化的重要性，以最高的要求完成这项任务，以规范化的管理保障档案信息化的安全发展，与时俱进，坚守本真，为全国档案事业的发展作出贡献。
关键词：档案；信息化建设；重要性；规范化管理
1档案信息化及信息化建设的必要性
1.1什么是档案信息化
档案信息化：是指将传统载体（纸质、磁带、录像带等）转化为计算机能够识别的电子文件，也就是能计算机语言二维码表示。杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1.2纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。
2档案信息化建设的重要性
档案信息化，可远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。
2.1档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
2.2检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大的减轻了工作人员的负担。
2.3提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2.4有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是单位内部的信息中心。
3档案信息化建设过程中面临的问题
虽然现在很多单位和企业都认识到了档案信息化的重要性，但是在推进档案管理信息化工作时，仍然面临着很多的问题。
3.1单位或企业管理者对档案工作的理解程度不深。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆管理者身在上位要通观全局发展，档案工作的重要程度绝对比不过主营业务的发展，虽然在大时代背景下管理者们都认识到了档案的重要性以及信息化发展的重要性，但对于其中的了解还不深刻，档案管理系统参差不齐，档案工作人员对于信息化建设也缺乏必要的知识和技术，系统的维护管理工作也需要大量的专业知识，这些都不是简单的一句做好档案信息化建设就能解决的，各个单位和企业都缺乏独立的档案机构，大多是挂靠在别的部门机构之下，这就导致其领导的主要负责工作不在档案上，对于档案管理的了解和要求都会大打折扣。
3.2档案信息化建设的条件支撑仍需强化提高。做好档案信息化建设工作的主要条件包括人员的素质、能力以及经费支持等。大部分单位和企业的档案工作人员是多年从事传统档案管理的人员，缺乏专业的信息化知识，而专门的档案专业人员不能支撑信息化的加速发展要求，人员配备的组成不完备，是制约档案信息化发展的一个因素。经费支持问题想必是每个单位都面临的问题，经费不足，大型专业的档案信息化设备则不能够配备齐全，专业的电子智能密集架也是重点的支出。巧妇难为无米之炊，没有专业的设备，档案信息化只能无限期延迟。
3.3档案管理系统参差不齐，档案资源共享环境差。现在档案行业中的管理系统参差不齐，每个单位包括市级和省级的档案局所用的档案管理系统都不尽相同，档案管理系统之间会出现不兼容、衔接差的问题，导致档案资源的整合和共享方面必然会存在一定的限制，在大数据背景下难以实现更好的交流和沟通，阻碍档案信息化的发展。
4档案信息化建设的规范化管理
档案作为一种兼有保密性质的文献材料，在信息化的背景下，面临着很大的安全隐患，如何保障档案的安全性，使其在错综复杂的网络背景下偏安一隅，是我们亟待研究及解决的重要问题。
4.1完善的档案信息化制度体系是其规范化管理的坚实基础。不以规矩，不能成方圆。任何事物的发展都需要一套规章制度来为其保驾护航，档案信息化建设也是如此，需要一套与其匹配的制度规范。国家对档案信息化建设的相关制度要求有《全国档案信息化建设实施纲要》，各单位应参照国家要求，贴合本单位本企业的时期发展情况制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖励惩罚和监督机制，使档案信息化建设的制度建设趋于完善，才能更好地保障其规范化管理。
4.2加强档案信息化建设的安全性是其规范化管理的重点内容。档案作为一种具有一定保密性质的资料，在错综复杂的互联网大环境下，面临很大的安全挑战，加强网络安全防护，引进先进的技术，定期做好病毒检测与维护工作是十分必要的，能够有效地阻止不法分子对重要文献资料的窃取。在提高网络防护等级的同时，对于工作人员的责任意识也应作出强调，明确各人的岗位职责，提高档案信息化建设工作人员的责任心，才能有效降低档案信息流出的概率，加强安全意识，增强安全防护，真正做好规范化管理。
4.3完善档案信息化建设工作的监督反馈机制是达成其规范化管理的重要保障。监督反馈机制是做好档案信息化建设工作中必不可少的一环，一项工作，安排的井井有条，但若是没有与其并行的监督机制，则这项工作难以按照预期的发展方向发展。而在加强监督的同时，也应将自上而下及自下而上的沟通反馈渠道打开，使得上能通，下情可致，下不隐，上令必答。打开沟通桥梁才能使上下凝聚一心，共同做好档案信息化建设这项工作。
结束语
随着经济社会的高速发展，互联网时代、大数据时代、人工智能时代的全面到来，档案的发展也面临着巨大的挑战，档案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴随着档案管理的信息化不断发展，其安全性、规范性及稳定性都是我们面临的主要问题，积极加强档案的信息化建设，并同时重视其规范化管理，双管齐下，才能保证档案事业平稳健康发展，紧跟时代，服务大众。
参考文献
[1]王曦瑶,骆里光.探析档案信息化建设与档案管理[J].兰台内外,2019(36):65.
[2]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案,2019(12):16-17.
论文作者:高世明
论文发表刊物:《基层建设》2020年第2期
论文发表时间:2020/4/30
标签：档案论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 工作论文; 规范化管理论文; 单位论文; 管理人员论文; 《基层建设》2020年第2期论文;