摘要：随着信息时代的到来，各个行业领域都面临着新的变革，办公室档案管理工作也要与时俱进，不断创新和优化管理方式和技巧，来提升档案管理的效率和质量。
关键词：信息时代；办公室；档案管理
引言
随着我国社会经济的不断发展，办公室档案管理和技术也得到了长足的进步。档案属于一个发展中企业、单位的核心资料，对企业的发展起着重要的作用。有效的管理措施能够充分发挥档案的应有价值，同时对各个部门之间的工作起到辅助和协调作用，因此办公室档案管理工作只有不断的进行改革和创新，才能符合社会和企业的发展需求
1办公室档案管理信息化的重要性
1.1满足档案管理工作发展的需求
由于受到传统思想的影响，档案管理工作一直处于被忽视的地位，管理工作难以实现高效、高质的完成。所谓信息化管理就是指突破传统的管理方式，以规范化与制度化的管理流程，来满足单位档案管理工作的内在需求。随着信息技术的高速发展，现代化的档案管理工作能够更好地在信息技术基础上展开高效、高质的档案管理工作，保证档案管理工作的全面落实，为企业发展创造良好的内在条件。为此，在办公室档案管理工作中，要建立信息化的档案管理工作，通过优化管理流程提高管理效果。
1.2通过信息化管理提高档案管理效率档案管理的信息化能够提高优化管理流程、提高管理效率，突破传统的管理模式，更好地满足新时代背景下的档案管理工作需要。另外，档案管理工作效率的提高是档案管理工作实现规范化与制度化的基础条件，也就是要以高效的工作实现档案的收集、整理及归档。为此，档案管理工作的信息化是实现档案管理工作高效开展的基础条件，也是实现制度化的保障。
2办公室档案管理工作面临的问题
2.1管理理念的问题
受到传统档案管理理念的影响，档案管理工作一般只重视档案的存储而忽视了档案的应用。实践表明，在各个行业，档案管理都对现实工作具有重要意义，尤其是在信息时代的背景之下，档案信息量大，且具有很强的应用价值，所以需要相关管理人员树立服务意识，积极调整自己的观念，确保档案管理工作与时俱进。
2.2管理方式的问题
档案管理的方式过于落伍。在传统的档案管理工作中，档案信息的录入一般是通过工作人员人工编辑录入的，过程复杂，出错率高，且工作量巨大，不能及时对相关档案信息归档。此外，在这种管理模式之下，档案信息的检索效率和准确性都比较低，不能很好的发挥档案资源的作用，还浪费了大量的人力物力资源。
2.3管理队伍的问题
在传统的档案管理工作中，管理人员对于计算机的了解不多，仅仅掌握信息录入的有关知识，对于档案管理工作了解不足，相关的管理知识也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加强档案管理队伍的建设，积极的对档案管理人员进行技术培训，帮助其了解电脑的软件、硬件知识，提升他们的计算机操作水平，从而培养出具有较高专业素质和操作能力的档案管理人员。
2.4信息系统的规划与设计落后
现代化时代，档案管理工作最为明显的缺点在于信息系统规划与设计落后。档案信息资源的生成有着明显的空间地域特性，并且受到资金与权力的影响。为此，采取统一的规划方案就有着较大难度，导致信息化档案管理工作难以有序开展。
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3信息化背景之下档案管理改革与创新策略
3.1创新档案管理思维
促进办公室档案信息化管理进步，首先需要转变管理思想。虽然档案管理资料参考价值及收藏价值较大，但是工作人员的服务意识落后，工作内容还是局限于资料的收集、整理与归档，无法发挥档案应用价值。为此，想要真正实现信息化档案管理工作，就需要转变传统的档案管理思想，包括企业管理人员及档案管理工作人员，都需要转变传统的档案管理思维，广泛接收最先进的档案管理理念，以此为基础建立档案管理系统，实现档案管理的信息化。
3.2创新档案管理系统
在信息化的背景之下，对办公室档案管理工作进行创新，需要完善档案管理系统的建设，结合当代的信息技术，对档案管理系统进行科学化的创新。具体的工作内容包括：⑴积极地对已经录入完毕的档案进行重新编排，对于原有档案中较为繁琐的环节进行简化。⑵应用信息化手段，创新档案管理制度，促进档案管理工作效率的提升，同时确保档案管理信息的准确性。⑶完善管理系统，将档案进行分类管理，实体文本类档案需要及时准确录入，同时将文本合理保存，电子类档案进行分类归档管理。
3.3加强档案管理设计规划和人才培养
档案管理工作要想真正意义的实现信息化，就一定要从管理的观念和思想上进行改革，因为档案资料具有很大的参考和收藏价值，所以档案管理人员在进行档案的收集和归档过程中需要将档案进行分类、整理，从而为以后的查档工作提供便利。办公室档案管理人员的思想和观念改革需要做到以下几点：第一，档案人员在进行办公室档案收集时需要做好基本的系统骨架设计，在归档时严格按照骨架大纲为依据进行整理，从而提高档案管理的完整性和准确性；第二，相关企业、政府部门及事业单位还需要增加档案管理的资金和技术支持，培养一批具有高素质的办公室档案管理人才，在对相关人才进行培养的过程中，可以与相关高校进行合作，将可塑性较高的档案管理人员推荐给高校进行深造学习，同时还可以加强与相关企业进行技术交流，从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断的推动办公室档案管理工作发展和进步。
3.4档案管理工作中需要注意保密工作
虽然先进的科技技术为办公室档案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在着较大的隐患，一旦出现档案管理资料的泄露，将会对企业造成严重的损失，因此在实施档案管理中一定要确保计算机操作过程中硬件和软件的保密工作，并做好相应的防范措施，对于一些机密的资料在设置密码时要相对较为繁琐一些，同时做好备份，避免因为计算机的原因而造成档案资料丢失，给企业造成巨大的损失。因此，在实施档案管理工作中需要在计算机上安装防护软件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等软件，加强对计算机的保护，防止因为病毒等原因造成档案资料泄露或丢失，给企业、公司等造成严重的损失。同时还需要由计算机专业维修人员对计算机硬件进行定期维护、检修，及时更换存在问题的主机、硬件等，避免出现计算机死机等，造成存储的档案资料丢失。
结语
档案管理工作对于企业的发展有着关键作用，尤其在制定决策环节，通过对以往工作经验的总结来进行才能够保证决策的合理性。而传统的档案管理手段已经无法适应现代发展需求，建设信息化档案系统是非常关键的。企业要转变档案管理观念，加强信息化管理平台的建设与应用，从而实现档案管理工作的高效高质。
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论文作者:冯玉波
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/6
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理人员论文; 信息时代论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第23期论文;