江苏省常州市第七人民医院 213000
【摘 要】本文结合笔者所在的综合性医院人事档案管理工作，探讨新技术新时期背景下应用信息化建设思路构建综合性医院人事档案信息系统的方法和具体的实践应用，以供参考。
【关键词】综合性医院；人事档案；信息系统；构建；应用
在医院的日常运营与管理中，人事档案管理是非常重要的信息资源，也是对职工履历、学历、职务等原始材料信息进行收集和归档的过程。伴随着科学技术的不断发展，现代化档案管理理念已经成为重要的管理思想，这就要求工作人员积极将计算机技术与信息科学相结合，共同融入到综合性医院的人事档案管理工作当中，创建信息化平台，挖掘和保存更多有价值的信息资料，全面提高服务能力。
1.综合性医院人事档案信息系统的结构与功能
1.1系统的结构框架
在当前，综合性医院人事档案信息系统是由相关团队进行自主开发应用的，其应用主体通常采用Browser/Server（B/S）he Client/Server（C/S）混合体系结构，基本类用户通过B/S便捷模式，管理类用户通过C/S结构模式，数据库通过SQL Server 2005数据库形成具体的系统框架，在这样的况下通过操作Windows Server系统部署服务器保持日常的运行。
1.2系统的功能模块
首先是信息管理模块。这个模块功能在于管理档案信息，如职工的基本管理，表现为不同部门、科室职工的基础信息，可进行浏览、添加、修改等操作，还有就是职工档案目录管理，结合职工的档案ID浏览、修改操作档案的正本或副本，还有一些个人的基础信息，如姓名、性别、科室、出生日期、身份证信息、工作时间、学历等等。在不同的职工档案ID中，统一采用四角号码编译，其具备了简便、少误差、效率高、存放集中的优势[1]。
其次是档案业务处理模块。这个模块是日常管理档案正副本与其他材料的，前者有档案的转进转出，借阅和归还等，都可进行批量的操作与处理，后者是档案材料的传递与登记。另外还有一些比较特殊的档案管理，比如退休人员档案管理、死亡人员档案管理等等。此外还能进行纸质档案图片管理，结合员工的档案目录浏览部分纸质图片，或是进行上传、下载等操作。
再者是查询检索模块。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆发挥查询与检索的功能，通过输入查询条件，为工作人员提供信息与结果，查询方式有很多，比如简单查询、二维查询、多维查询、模糊检索、精确检索等等，可输入员工编号，或是性别加学历、年龄等信息，模糊检索则可搜索姓氏，就能出现该姓氏所有职工的信息[2]。
统计分析模块用来统计分析职工档案以及具体的信息数据，比如干部编制、教学编制、人事代理、外聘人员等等，具有汇总统计的功能，还有就是统计分析职工档案信息数据，结合职工档案的基础信息，以字段为标准进行统计，如查看员工年龄的分布、工龄的分布、职称的分布等等。
系统设置管理模块更多是针对单位机构的管理进行，还可以维护档案目录代码和相关的指标代码，进行用户管理和口令修改操作。比如单位机构管理中，机构的单位名称、单位负责人、性质等机构信息，具体的组织机构图，以及增加、修改和删除具体指标代码。用户管理上则操作用户的信息，同样有增加、修改与删除的选项进行操作，这个步骤实际上是分级管理与多层授权管理的体现，有助于增加数据库的安全性。
最后是备份的恢复和日志管理模块。前者主要应用在数据库发生故障以后得以安全恢复，如人员信息数据库备份恢复，业务处理备份恢复等等。后者是访问日志管理，用户操作系统时任何数据信息都能形成电子日志文件，在系统自动化的定期审查与追踪下，有助于及时发现隐患和一些非法操作的情况。
2.综合性医院人事档案信息系统的应用
2.1注重现代管理理论的指导
在进行开发和构建系统时，工作人员需要结合具体的系统理论，融合计算机技术与信息科学技术，充分发挥软件项目管理的功能，在实践中加入如PDCA循环管理理论等理念，确保信息系统的开发和操作得以在实践中不断改进和优化，进一步满足当前医院人事档案管理的需求[3]。
2.2系统标准化设计
实现系统标准化设计的过程，实际上就是整合信息、挖掘信息价值的过程，包括采集数据、格式编码数据、分类等等，在相关的软件开发过程中，其主要参照两大标准，首先是全国干部人事管理信息系统指标体系，即GB/T17538-1998国家标准，其次是全国组织干部人事管理信息系统的《信息结构体系》标准。
2.3系统的实用性
系统的构建与应用必须建立在实用性的基础上，由于系统直接覆盖了整个人事档案管理的业务管理工作，其功能也包含信息查询、数据汇总等等，要为医院人力资源报告表的制定奠定基础，同时也涉及到医院人才的规划、绩效的管理等等，因此其功能化更提倡实用性。
2.4信息资源共享及网络化
医院的人事档案具备全面性、真实性和客观性的特点，因此应用的系统要针对医院所需的ERP信息、HIS信息提供基础性的数据，以网络技术为重要的手段发挥数据信息共享的功能，才能确保医院内部工作的所有人员都能一致性地获取各部门所需要的数据，并确保数据信息的时效。比如临床医疗人员、医学教学人员、科研人员、管理人员等等，共同促进医院整体运营效率的提高。
2.5系统的连续长期建设
医院的人事档案建设应该是一项动态化的信息系统工程，在动态运行过程中必须有急事的更新维护，那么工作人员就要控制好信息录入的质量，保证其真实与准确，提高应用的效率和可信度，还要为此展开工作人员的培训工作，从整体上提高档案业务管理能力，尤其要主要操作人员的软件运用能力培训，才能为系统价值的全面发挥奠定基础。
3.结束语
综上所述，当前在我国不少地区的综合性医院中，人事档案信息系统已经投入使用，并取得了很好的效果，真正将档案管理人员从冗杂的事务工作中解脱出来，还能全面提高医院人事档案的服务质量与水平。
参考文献：
[1]李臻.人力资源信息系统在人事档案管理中的应用[J].经营与管理，2012，11（9）：52-53.
[2]史江霞.档案信息化建设不足与对策[J].档案管理，2012，2（5）：90.
[3]廖瑜鑫.医院人事档案信息化管理体系的构建探究[J].中国管理信息化，2013，11（12）：89-90.
论文作者:张俞
论文发表刊物:《中国医学人文》(学术版)2018年6月上第11期
论文发表时间:2018/11/23
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