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摘要：文书档案管理的办公自动化是一项系统化的业务流程，它是为了档案工作给企业日常生产、科研指导、基础建设、经营等提供优质服务。这篇文章论述了文书档案管理办公自动化的实际应用，优势和存在问题及应对措施。
关键词：文书档案；办公自动化
前言
发展文书档案管理办公自动化，能在一定程度上增强档案管理效率和服务能力，从对档案管理的全面优化发挥着积极意义。在文书档案管理自动化期间，对应的管理人员要放眼未来，开拓创新，了解各项理论知识，熟练操作各项专业技能，掌握档案管理新型思路。这篇文章我们对档案管理自动化项目实施探究，解决当前问题并提出建议，进而促进档案管理高效发展的全面提升。
一、文书档案的管理和利用
1.档案管理模式的调整
以往的档案监管，操作人员只用依据纸质文档的收集和归纳再采取管理就行，管理措施是不需要有改动的，然而在当前档案办公自动化管理进程的不断加快下，和档案保存和归档有关的操作人员要求可以熟练掌握计算机的操作方法，然而这些技术又存在较大差异，比如存档和调用对计算机操作完全不一样，对音视频文件和文档文件归纳整理时要运用的软件工具也差异较大。办公自动化管理模式是在计算机网络前提下进行的，这就是档案管理模式顺应现代社会发展潮流的表现。
2.档案管理目标多样化
数字化管理的主要表现就是管理目标多元形式。传统的档案管理就是为了以记录工作资料，来给单位发展规划做参考，给单位决策带来经验和依据，却无法为一般职员带来基础的档案服务，也无法由档案管理任务表现出单位的地位，这就是因为档案资料的调用操作程序复杂。办公自动化管理方式就很好的解决了这一点，能够异地调取，从网络上进行档案共享，也让人员便于调取档案，达到档案管理的服务性目标。
3.档案管理办公自动化的硬件配备。
配置基础设施。在相关设施的各种软硬件都配置妥当的基础上，我们才可以更加高效的去推动档案管理体系的建设。只有完善档案信息体系网络化，才能达到档案资源的传递和转换，档案信息体系网络化是配备基础信息的关键因素。因此，要加大力度的完善局域网，同时推广计算机资源的文档管理。
完善档案讯息资源。以往的档案管理体系对于过量的文档资料，难以系统的管理，加上调用资料的繁琐程序，以此加大力度健全档案管理体系是很必要的。普及档案信息的数据库，有序的整理相关档案资料，以及更明确的分类方式，达到数字化系统，能较好的推动档案管理体系的建立健全。
基本系统的建立。提高应用的工作效率，推动开发系统满足软硬件的兼容性和通用性，来配合政务网以及互联网各网站的推广应用。标准化的普及。在档案管理体系的发展进程中，一定要严格按照标准对档案管理的各个步骤来规范操作。因此来提高工作效率，完善档案管理信息的建设。
二、文书档案办公自动化管理现状
1.数据分散程度深。档案办公自动化管理期间，档案资源的分散程度较深，如，在处理一些财务资料时，会面临很多种类的信息，数据管理机构在归纳财务报表期间，仅仅开展分散性管理，对档案办公自动化管理的工作水平提升有一定的制约性。
2.管理方式陈旧。在进行档案办公自动化管理期间，档案管理形式陈旧，无法确保档案管理质量和效率，每年对档案进行目录汇总，使得档案管理水平难以提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆我国的档案管理普遍存在缺乏标准规范的档案管理制度，档案管理不科学合理，档案管理的操作不规范，负责档案管理工作的人工作态度不够认真，导致档案管理工作效率低、质量差，满足不了现在化的单位和个人对档案记录整理再到管理的要求。
3.认知不足。档案信息化发展为档案办公自动化管理提供很多发展途径，能够全面优化档案办公自动化管理意识，然而，目前一些档案办公自动化管理人员对档案管理认知不到位，无法确保档案管理质量和水平，更甚会引发档案管理风险。
4.电子档案标准化不完善。对于档案的办公自动化管理模式要全面落实，就需要将文书档案的管理工作细致化、科学化以及规范化。但是我国的电子信息档案的管理还处于一个刚刚起步的阶段，和一些发达国家的文书档案信息化管理还有着很长一段距离。因为我国的电子档案没有统一严格的标准化，导致本来同样的电子档案，复制到其他地方不是格式有问题就是内容存在差异，和预期的效果有较大的差别。因为没有统一的文书档案标准，导致文书档案的办公自动化管理上有很大的困难。
5.电子档案信息的安全隐患
电子档案的保密性如果做的不好，就容易引起信息泄露，给企业单位乃至个人带来巨大的损失。同时现在有不少的网络黑客窃取电子档案信息来做一些违法乱纪的时间。我国的电子档案信息的保密工作做的还远远不够，网上经常有报到电信诈骗，窃取客户的银行账号密码来盗取客户的钱，等都是因为档案信息出现泄露，有的可能是档案管理部门个别人将信息泄露卖给别人，也有是窃取网上的电子信息。总之我国的电子档案信息保密性管理这一块还存在很大的问题。
三、完善档案办公自动化管理措施
1.加强文书档案的标准规范建设
在信息技术高速发展的时代，想要实现电子档案的共享的前提就是要创建一个完善的管理机制和一个统一化的电子档案标准。并且电子档案的建立要能够结合当地档案管理的需求。
（1）文书档案管理工作还从开始抓起，档案中采集的信息要规范化，建立相应的说明书，以此来保证文书档案办公自动化管理和与此相关的的所有工作。
（2）对于档案的办公自动化管理工作，我们要特别注意，在进行档案接收时，要严格进行把关，保证只有优质的档案才可以入库，对于后期管理，也要采取科学、合理的管理方案。
（3）引进一些外国的先进管理技术来管理文书档案，尽快制定出一套适合自己的档案办公自动化管理方案。
2.加强电子档案办公自动化管理安全建设
一旦档案使用了网络信息技术，就要加强这一方面的档案安全管理工作，保证档案资料信息的准确性和保密性，加强档案库的防盗系统建设，防止黑客破解，来窃取相关资料从事非法活动，同时电子网络的系统要经常更新维护，加强电子档案的安全性管理。
3.培养专业的档案管理队伍
在档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。开展针对档案管理工作者的专业培训，增强自身的技能。
4.完善技术维护体系，推动档案办公自动化管理
档案管理体系的发展重要的一个特征就是广泛应用于先进技术。其中两项就是：一是有效的利用专业高新技术项目人才，对常规的档案管理体系进行调节、更新和整改，促进档案管理的安全性能；二是切实推进档案管理的可行性战略方案，减少工作漏洞，并且有效地将纸质资源中出现的照片、文字信息利用办公自动化技术进行电子档的管理。
四、总结
档案办公自动化发展，是档案管理工作的主要发展途径，要完成好档案信息化建设，就要技术、资金的全面支持。在档案管理期间，相关人员一定要明确档案办公自动化管理的重要意义，不断增强档案信息建设效率，并且，档案管理人员还有建立健全档案管理体制，全面优化档案信息化的质量水平，实现最初的档案管理要求。档案办公自动化管理能够增强档案管理工作水平，还能在一定程度上促进档案使用的便利性。
参考文献：
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论文作者:余琼
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第9期
论文发表时间:2017/8/21
标签：档案论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 文书论文; 信息论文; 电子论文; 管理工作论文; 《建筑学研究前沿》2017年第9期论文;