论ERP管理思想在图书馆管理中的应用，本文主要内容关键词为：管理思想论文,图书馆论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G251
ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源规划，是由美国Gartner Group公司在20世纪90年代初期提出的一种管理理念。作为企业经营管理的整体解决方案，它以系统化的管理思想为企业提供决策运行手段的管理平台，面向企业生存所依靠的整个“供需链”实施优化管理，因此它不仅是一套先进的计算机业务管理系统，更多地体现了现代企业管理思想和理念。
作为社会重要的文献信息服务部门，在获得资源并为社会提供服务上，图书馆与企业间并没有本质上的差异，所不同的是，贯穿企业经营过程的是物流和资金流，而贯穿图书馆业务活动过程的是信息流。作为现代先进的系统管理思想，ERP一样可以为图书馆所用， 可以供图书馆变革管理体制借鉴。
1 ERP的管理思想
ERP 的基本思想是在宏观上将企业的业务流程看作是一条由供应商、企业自身、分销网络和客户等各个环节紧密联接的供需链，在微观上又可在企业内部划分成多个相互协同的子系统，如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、开发设计等。在这里，企业同上游产品供应商、销售商和产品用户的关系不是简单的需求关系，而是利益共享的合作伙伴关系，共同组成一个稳定的商业环境中的“生态链”，这条链上的每一个环节都兼有“供”与“需”的双重身份，“供”与“需”是相对而言、相伴而生的。ERP对整个供需链的管理主要体现在以下3个方面：
1.1 对整个供需链资源进行系统管理的思想
ERP管理思想认为，在知识经济时代的市场竞争中， 企业间的竞争不再是一个企业与另一个企业间的竞争，而是一个企业供需链与竞争企业供需链之间的竞争。一个企业仅靠自己有限的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把与企业经营有关的上游产品企业、各个制造工厂、销售网络、客户等纳入一个联系紧密的供需链中，这样才能满足企业利用一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，进一步提高效率，在市场上获得竞争优势。
1.2 体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想
ERP 系统对生产方式管理的思想表现在两个方面：一是“精益生产”的思想，它是由美国麻省理工学院（MIT ）几位从事“国际汽车计划”的专家对日本“丰田生产方式”的总结。精，即少而精，不投入多余的生产要素，只是在适当的时间生产必要数量的市场急需产品（或下道工序急需的产品）；益，即所有经营活动都要有效益，具有经济性。企业为了保持和扩大市场份额，先要有相对稳定的销售渠道和客户，为了保证产品的质量和技术含量，必须有相对稳定的原材料和配套件以及协作件的供应商，在ERP管理系统中，它要求企业把相关客户、 销售代理商、供应商、协作单位纳入经营体系，同时在企业内部更加注重各个子系统间的综合集成，组成一个精于高效的有机系统，这种合作伙伴关系组成了一个由共同利益维系的供需链。由此可以看出精益生产更强调的是从系统工程的角度对企业的活动及其社会影响进行全面的、整体的优化。二是“敏捷制造”的思想。“敏捷制造”是1991年美国Iacocca研究所主持的“21世纪发展战略讨论会”的一份著名报告中提出来的，它认为企业应发展一种通过编程可重组的、模块化的加工单元，以实现快速生产新产品及各种变形产品，从而使生产小批量、高性能产品能达到大批量生产同样的效益，能按定单生产，以合适的成本生产顾客的定制产品或个性化产品。敏捷制造要求企业遇到有特定的市场和产品需求（离散型生产）时，能迅速组织起一个由特定的供应和销售渠道组成的短期或一次性的供需链，形成“动态同盟”（或称“虚拟工厂”），用最短的时间将新产品打入市场，敏捷制造不强调全能，而强调企业间的动态合作。
1.3 体现事先计划与事中控制的思想
ERP系统集成了生产计划、物料需求计划、生产能力计划、 采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等功能与控制功能，并通过定义与事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证资金流与物流的同步记录和数据的一致性。这样，根据财务资金现状可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。
此外，计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供需链的业务处理流程中实现，这就要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则更加强调人与人之间的合作精神，在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能，实现企业从集权式管理向民主式管理的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。
2 ERP管理思想在图书馆管理中的移植应用
一般认为，物流、信息流、资金流、增值流、工作流及企业管理、企业文化、团队精神等人文因素共同构建起一个企业。图书馆作为社会文化服务部门，也具有企业的基本特征，只不过图书馆提供给社会的产品不是物质化的商品，而是凝聚了图书馆员劳动的增值了的文献服务；图书馆的资金流是一个不完整的循环，社会对图书馆的资金注入是显性的，而图书馆的价值产出是隐性的，它是通过满足社会的文献需求来促进社会的物质文明及精神文明建设，用间接的物质或精神产品的创造来回报社会；图书馆人的劳动使图书馆收藏的文献得以有序化，实现了文献利用价值的增值，而图书馆的业务流程的科学化则构成了图书馆的工作流。
在科学的管理下，企业各种‘流’实现其有机合成和畅通流动，企业实施ERP系统改造后，借助于现代信息技术手段， 可以将最新的科学管理思想应用于企业管理的宏观领域和每一个具体的工作环节，图书馆将ERP管理思想移植到日常管理中，可以实现图书馆管理的最优化。
2.1 从系统的观点客观分析图书馆的供需链
与企业的供需链相似，图书馆在其生存的社会环境中也存在一个以工作关系维系的供需链，它包括书商、行政管辖部门、资金来源部门（包括财政部门和提供赞助资金的其他单位和个人）、图书馆、社区、读者及图书馆业务技术支持行业等，另外还应包括存在竞争关系的其他图书馆。
在图书馆内部体系中，其各个组成层面相对于周边系统而言是不活跃的，而与图书馆处于同一供需链上的周边系统则时时在动态变化着。图书馆这种内部的稳定保守与图书馆外部环境的快速发展变化之间便构成了一对矛盾，突出表现为事业经费投入大，而图书馆所能提供的文献信息服务的产出效益低，不能根据用户的需求提供及时完善的服务，所提供的服务不能适应社会的需要等等，这种服务能力上的滞后又影响着社会对图书馆价值的认可和对图书馆的再投入。
系统论认为，整体性、关联性、等级结构性、动态平衡性、时序性等是所有系统的共同的基本特征，图书馆系统在其发展过程中，就要正确评价本身在生存发展的整个供需链上的地位和作用，这包括：
图书馆－书商（源文献信息提供者）：及时与书商互相沟通最新图书文献供求信息；
图书馆－行政管辖部门（资金来源部门）：让对方充分了解图书馆建设的资源产生的效益情况，明白图书馆要实现其工作任务需要多大力度的支持；
图书馆－社区：让所在社区大众了解图书馆在该社区的存在将有利于社区经济文化的发展，丰富社区民众的精神文化生活；
图书馆－读者：及时与读者沟通，了解读者对图书馆服务的需求，让读者了解图书馆的工作任务、服务方针、服务方式、服务能力，让读者参与图书馆的日常管理；
图书馆－本行业及其他文献信息服务部门：图书馆要及时了解本行业及其他文献信息服务部门的最新技术、管理发展动态，根据行业的发展及时改进本馆的管理措施，完善管理制度，提高服务效率；
图书馆－技术支持行业及部门：及时获得可应用于图书馆的最新技术发展信息，特别是信息处理技术和自动化技术、数据库技术等，改进图书馆的服务手段，提高服务能力；
在这条供需链上，图书馆要时时注意提高自身在链条上的地位和重要性，获得自身生存与发展所需的更多的社会资源，因此，图书馆要紧跟社会步伐，不断改革进步，以不断的创新来实现这一目的。
2.2 ERP的精益生产与敏捷制造思想在图书馆管理中的应用
ERP 的精益生产思想强调的是企业“供需链”的稳定和处在同一“供需链”上的个体之间的共同利益。与图书馆同在一条“供需链”上的其他个体，一方面因图书馆而受惠，另一方面也为图书馆提供生存与发展的条件。图书馆必须非常重视与这些单位和个人的关系，稳定与他们的联系，做好基本工作，以优质的服务获得社会的广泛认可，建立图书馆优良的公关形象，形成一条稳定的“供需链”。
在一个稳定、合理的“供需链”中，物流、资金流、信息流、工作流才能顺畅健康地流动，实现图书馆内部机构和外部环境的良性互动，图书馆也才能借以在这个稳定的环境中实现服务社会的目标，即实现文献服务的“大批量、混合型”的生产，这是图书馆服务的主体部分，即以图书馆现有的资源和服务满足绝大多数读者的绝大多数文献需求。
但是，在此之外还存在着一小部分读者的个别文献需求是各类图书馆所未能满足的，并且这种服务短缺长期以来被图书馆认为是合理的或正常的。在计划经济体制下，社会各产业及服务部门的所有生产和服务取决于国家的计划，供应决定需求，但在市场经济体制下，需求则决定供应。当经济市场的空白点在经济杠杆之手操控下已无空白点时，作为从国家和社会获得资源的服务性单位，图书馆便不能再以服务能力有限为借口只为用户提供有限的“计划内”服务，而应该是无条件地满足用户的一切合理的文献信息需求。
为用户提供适用及时的文献信息服务是图书馆的社会义务和责任，因此，图书馆在接到读者的超出本馆一般服务范围和服务能力的文献信息需求时，不应轻易地对用户说“不”，而是要运用“敏捷制造”的管理思想建立临时文献信息和服务渠道。传统图书馆阶段是利用协作图书馆之间的馆际互借、代查代检代复印等手段来实现这一目的的，而现在现代通讯技术和网络技术的发展为实现这一目的提供了更便捷的手段。互联网将全世界的所有信息提供者和需求者连在了一起，越来越多的图书馆和其他文献信息服务机构已实现了馆藏文献书目的上网，大部分动态文献已实现了电子化、网络化，通过网络获得这些文献更加方便，数据库处理技术和各种搜索引擎则可以帮助用户实现所有这些文献信息的搜索、归纳综合和有序化整理。
图书馆员在这个过程中的作用不仅是帮助用户了解获得文献的方法，还要帮助读者实现获得文献的优化，提高文献的检全率和检准率，降低文献获得成本。对于检不到的文献，图书馆员有义务向用户提供准确的指导意见。
2.3 强化图书馆管理过程中的动态控制
图书馆是一个动态发展的系统，其人员管理、业务开展、读者服务都是一个动态的变化过程，而其工作规范、工作制度则是静态的，只能对工作中问题的处理进行事先计划，这种计划是原则上的、非具体的，针对性不强，对于工作中千变万化的问题，单纯靠这种计划的指导无疑是不够的。对问题的妥善解决措施，前提是要符合规章制度的规范，但图书馆事业和社会经济文化的快速发展，又使图书馆面临着更多新的超出范围的新问题，如文献资源建设中要不断接触新形式文献、拓展文献获取新渠道，文献分编中会经常遇到一些新学科或边缘学科，文献服务中要遇到用户新的复杂的文献需求、图书馆工作各环节要不断引进新的技术、管理上要采取更新的人事和业务管理方法等，这些新问题总是在不断突破旧的规章制度的框框。
在图书馆工作动态变化过程中的动态控制，首先是制度的动态控制，即建立一种制度动态完善的机制。不是在积累了一大堆问题或经验后隔一段时间对原有制度进行修订，而是在明确图书馆要优化文献资源收藏、文献内容著录、揭示科学化、提高服务质量、扩大服务范围的工作目标后，采用一种类似于美国司法审判制度中的判例制的经验积累方式，即遇到原工作制度未能规范的新问题后，要谨慎地在充分论证的基础上提出处理措施，获得与该问题有关的其他工作环节及与图书馆处于同一供需链上的馆外单位或用户的认同，再付诸实施，并观察其效果或社会的反映，若处理措施正确，则该措施自动成为工作制度的一部分。
这样的制度建立方式，可以最大限度地减少制度滞后于实践造成的不便，并使制度与实践真正地统一起来，对实际工作起到更好的指导作用。
图书馆管理动态控制的另外一个思想是提高人的素质，从管理者到一般工作人员的业务素质要提高，知识结构要更新，服务意识要增强，岗位责任要明确，奖惩措施要到位。这要有科学合理的岗位责任制度和人事管理制度配合，现在国家事业单位及高等学校推行的岗位聘任制度、分配制度改革可以更好地促进图书馆人事管理的科学化、合理化。拥有一大批知识层次高、追求上进、工作积极、认真负责、爱岗敬业的工作人员，是图书馆完成工作任务，实现工作目标的最好的保障。
3 将ERP管理思想引入图书馆管理要达到的效果
3.1 强化图书馆的系统化集成化特征
在一个良性发展的系统中，系统的功能要大于其子系统功能的数学累加，即1＋1＞2。图书馆在引入新的管理思想后，各个部门之间、 每一个部门的各个岗位之间、图书馆与其同一“供需链”的单位及个人之间，要建立起更加科学合理的工作关系，并使这种工作上的合作关系更加人性化，通过完美的配合，互相之间都获得最大的利益，在这种环境下，图书馆可以获得最充分的发展动力和最大的发展空间。
3.2 使图书馆业务流程更加科学合理
图书馆系统生存质量的好坏关键在图书馆的内功，因此，要在每一个图书馆员工的参与下解决不同岗位、不同部门之间工作配合上的不合理问题，理顺各部门之间的业务配合关系，使图书馆业务工作流程更加科学合理，增强系统内聚力，减少不必要的内耗，增强队伍的团结，实现图书馆内“工作流”的顺畅流动。
3.3 工作绩效的动态反馈
一个良好运行的系统应有自己高效的反馈机制，通过ERP 管理措施的应用，系统间各组成要素的关系得到理顺，系统运行的真实状况应该有更快捷更完整的反馈，这种反馈包括定性的和定量的。除了传统意义上的上情下达、下情上达外，还要有图书馆系统内部与外部间的内情外达、外情内达，图书馆管理、工作、服务信息的真实反馈及广泛共享共知共用，可以使图书馆及时纠正工作中的差误，取得外界最新信息，及时做出正确应对。
3.4 运行更正规、更高效
随着管理措施的到位，图书馆的管理将是更正规、更简化、更透明，在经过一段时间措施推广初期的不应期后，图书馆日常运行时出现的需要由领导直接干预的问题应该越来越少，单纯依靠馆员按照自己的理解来处理的问题也应该越来越少，绝大部分工作问题的解决措施和解决手段也会变得有章可循。制度与人之间、图书馆与社会之间、馆员与读者之间、文献需求与供应之间的矛盾冲突也应该越来越少。这种效果的体现，可以通过建立一套科学合理的图书馆管理评价指标体系进行综合评价。
4 结语
ERP系统综合了现代信息科学技术和现代管理学的最新成果和最新理念，虽然其发展历史较短，但在国内外企业界得到了广泛快速的推广应用，并获得了很大的成功。图书馆将ERP 管理思想运用于本馆管理工作实践，关键是要契合本单位的实际，针对本单位现状，取用适合本馆实情的，摈弃与本馆实情差距较大的，并在引进其管理方法时进行充分论证，以免出现不良后果。