摘要：纸质档案与电子档案之间存在着显著的区别，本文将针对两者之间的优缺点进行分析，并对纸质档案与电子档案两者共同发展的必要性进行阐述，同时，提出基建工程档案管理在信息化的时代应该如何将两者所存在的优势发挥出来，从而互相取长补短，共同发展。
关键词：纸质档案；电子档案；管理；优缺点
计算机通信与网络技术不断发挥自身的优势，呈现出突飞猛进的发展态势，由此，信息时代正式到来。信息技术在各行各业的蔓延，使大量的电子文档与传统的纸质文档形成共存的局面。电子档案的出现虽然为人类带来了诸多便捷，然而纸质档案自身的优势却是电子档案无法取代的。不论是电子档案亦或是纸质档案，它们的价值都需要我们对其加以有效利用，将两者之间的优势进行拓展发挥，将基建工程档案工作的效率与质量全面提升。
1.纸质档案的优缺点体现
传统纸质档案其优势重点体现在以下六个方面：第一，原始性。传统档案可以非常清楚的看到它的内容，并亲手对其进行触摸，是作为一个具体实物呈现出来，属于最原始的文件记录；第二，文物性。纸质档案可以作为一种历史的真实见证，很多传统的纸质档案其不但拥有一定的收藏价值，而且对其开展研究、考证、鉴赏等工作都有着巨大的参考价值；第三，包容性。传统的纸质档案不但包含有纸质资料，还会有照片、勋章、商标等很多领域范围的参考内容存在。因此，在对基建档案进行归档的时候，可将设计施工图纸、竣工资料等文档全都归纳到档案管理的范围之内；第四，不可复制性。纸质档案主要由纸张、字迹材料以及字迹三个部分相互结合而成，整体结构形式上，将资料档案责任管理人的亲自签名进行了保留，使资料的可信度得到了提升，同时还内容不会轻易被篡改。例如，基建项目相关负责人亲笔批示和签发的文件等等；第五，耐久性。整理档案的时候，将所有工程资料按照档案制定的管理程序进行相应的操作，同时，对可能导致纸质档案损坏的因素全面排除之后，传统的纸质档案将会被保留上百年或是更长的时间；第六，保密性。随着纸质档案相关管理法律法规的不断完善，其相关制度与经验逐渐丰富起来，同时，伴随着先进科技技术的有效应用，监控、报警设施的应用，都能够对档案的安全保存带来便利，尤其是在保存基建相关技术文件上优势显著。
但与此同时，正是由于科学技术的飞速发展壮大，使我国传统的纸质档案其缺点被逐渐暴露出来，重点是在对基建图纸进行管理的过程中存在诸多问题。比如，通过传统的纸质档案的保存方式反复对施工的图纸进行保存整理，就会导致在保管的过程中造成图纸发生损坏；传统纸质的档案没有办法对其实现资源共享；对图纸进行重复管理，很容易导致所保存的资料出现不一致；在基建工程项目施工过程中，一旦图纸的管理不到位就会导致图纸无法实现及时、准确、完整的归档；对设计图纸的蓝图与底图全部进行整理保存，导致人力、物力与财力之间造成极大浪费，并导致所占的库存空间增大等。这些缺点问题的出现，都会使图纸档案无法得到科学有效的管理与利用。
2.电子档案的优缺点体现
电子档案其优势重点体现在以下四个方面：第一，快捷。当前是信息技术飞速发展的时代，通过使用电子档案对档案资料进行查阅，能够省去人们翻看纸质档案过程的一半时间，将档案进行检索的时间有效缩短，更加方便人们对其利用；第二，共享性。其共享性主要体现在以下两个方面：一方面，传统的纸质档案属于有形的形态，而电子档案则将这种有形彻底打破，呈现出无形的一种信息资源，人们可以对同样的一份文件进行复制、下载、传递等方式，将其由最初的一份变成为多份资料，同样的时间点，不一样的地点区域，就可以将一份档案资料让很多人共享。另一方面，电子档案的出现，将传统纸质档案必须在固定场合进行查阅的局限打破，传统的纸质档案，必须在固定的一个指定档案馆内去进行查阅，不但对时间与体力造成了浪费，同时还对区域进行了限制。而现在，对电子档案进行相关的查阅，只需要采取一些网络技术手段，无论是在任何地点、任何时间段，都可以实现对档案的查阅，完全不会受到时间与空间的左右；第三，保护文件。现阶段，人们开始逐渐加强对资料档案的重视，进行档案查阅的次数也逐渐增多，传统的纸质档案如果长期被不断反复查阅使用，就会导致原件档案严重破损。但电子档案作为数字化的档案，根本不会出现由于反复使用所造成的老化与损耗现象发生，原件能够得到有效的保护；第四，经济环保性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆想要查阅利用档案的人群可以通过计算机对电子资料进行直接阅读或保存，无需浪费纸张，资料进行保存的空间得到节省，档案管理人员也无需在花费大量的时间与精力对纸质档案进行拆钉、装订、搬运等工作。
所有事物都具有双面性，电子档案也一样。其自身所具有的缺陷，主要体现在以下两个方面：第一，缺乏真实性与可靠性。由于电子档案自身的存储这一特性，一般电子档案都会有重写性的特征，档案内容的信息轻易就能够对其进行修改与复制，一旦文件被修改后，不会留下任何的痕迹，导致电子档案其真实性与可靠性无法得到充分保障；同时，随着科技水平的快速提升，很多网络安全问题也逐渐暴露出来。计算机病毒以及黑客入侵等行为无时无刻都会对电子档案的安全以及保密内容产生威胁；第二，依赖性强。电子档案的文件内容必须要通过一个特定的载体进行呈现，一旦离开计算机等相关设备，电子档案的文件信息内容就没有办法读出，为使用者资料查阅带来不便。同时，如果将储存的文件资料在读取或是储存的过程中无意中丢失，就会导致文件内容不再完整，对档案工作的进行产生严重的影响。
3.电子档案与纸质档案并存发展
3.1建立电子图纸管理系统
在对项目资料进行整理归档的过程中，将所有的工程设计方案、施工蓝图以及施工现场的图纸资料，从发放就将其纳入计算机的系统进行管理，确保所有的项目资料都有专门的档案管理人员进行管理，对于A3以及以下的图纸，可将其下载到本机后在进行打印。施工管理部门对电子图纸管理系统实施管理，档案部门提供相应的指导工作。同时，要将施工设计图纸的更改通知单位进行管理，并将修改后的设计图纸同更改通知单提交于管理系统中建立清晰的标识，为后期竣工图的编制工作进行参考。当进行到竣工图的设计阶段，档案部门要同工程管理的相关部门共同针对竣工图进行会审，确保图纸通过会审合格之后，才能进行竣工验收工作。
3.2电子图纸的移交归档
电子图纸进行移交归档的过程中，主要可采取两种方案进行：第一，需要设计单位提供电子版的竣工图纸，并在设计图纸上将变更的意见清晰的标注，审核通过后再将竣工图纸转到数据库内，以方便后期进行随时查阅使用；第二，通过对电子图纸管理系统的使用，在最初的施工图纸上编制竣工图，然后在目录上签名并盖上竣工的图章，之后进行扫描。通过实施这一环节，可以使图纸更加的具有准确性，同时，纸质图纸直接向电子图纸进行转化的过程也更加的方便。然而，对电子档案的利用并不能完全将纸质档案所具备的原始性，以及证据性两大本质属性所取代。因此，纸质档案无法被电子档案所淘汰以及完全取代。档案管理人员可通过以下几点对纸质的文档管理进行不断改进：首先，将传统档案的收集、整理等工作内容做好，要在其内容整理方面更加的细致、深入，同时，还需要加强其信息利用率，通过利用效益将其影响不断扩大；其次，将传统的纸质档案的整理方式，由最初的立卷模式替换成以件为单位的保管形式，通过改变保管方式的方法，适应电子档案应用计算机的快速多元化检索功能。
结束语
综上所述，现阶段属于现代信息领先的时代，将电子档案的管理应用融入到档案工作中，必将展现出它的绝对优势与重要性。但是，传统的纸质档案自身也有着独特的优势所存在，因此，只有将传统纸质档案与先进的电子档案共同结合在一起，相互辅助相互配合，才能够发挥出它们最大的功能，只有这样，才能够更好的推动我国的档案事业发展。
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论文作者:赵厦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/9/6
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 图纸论文; 传统论文; 资料论文; 文件论文; 《基层建设》2019年第18期论文;