浅谈文献采访的需要控制论，本文主要内容关键词为：控制论论文,浅谈论文,文献论文,采访论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
图书情报工作论坛 原生文献专栏（第60期）
中国人民大学图书馆／书报资料中心联合主办
尽量搜集读者需要的各种文献，使馆藏文献信息能够尽可能地涵盖读者的信息需求是图书馆开展各项工作并最终实现其根本目的的前提条件和物质保证。但是读者的信息需求同图书馆的文献收藏之间却是一对永远不可能完全解决的矛盾。为了能够最大限度的调和这一矛盾，就需要我们在文献采访理论上充分考虑读者的文献需求及其特点。
1 对现有文献采访理论的认识
随着图书馆学的发展，在不同的历史时期，学者们从各自的侧重点提出过许多不同的文献采访理论。这些理论至今还影响着图书馆的文献采坊工作。然而，正是因为这些理论有其不同的历史阶段和各自的侧重点，所以不可避免地存在一定的局限。
1.1 现有文献采访理论概述
(1)图书馆藏书绝对完整论
1808年，俄国的A.H.奥列宁开始研究国家图书馆藏书的绝对完整性概念。藏书绝对完整论也称绝对完备论，要求国家图书馆应该收藏世界各语种一切有用的图书。这是一种纯理想的理论，实际上任何一个国家图书馆都不可能做到这一点。
(2)图书选择论
19世纪俄国的B.B.斯达索夫提出了藏书补充选择论，认为国家图书馆的藏书补充要经过严格的选择。但是这一理论对如何选择文献，什么样的文献是“优秀”文献的问题并不能做出令人满意的答案，因此就有了随后学者们提出的“需要论”和“价值论”。
(3)图书馆需要论
1826年，俄国莫斯科大学图书馆馆长雷斯提出了图书馆需要理论，主张选择在科学上最新、最有价值的图书。英国的维纳德认为图书选择的社会需求应该通过社会环境和读者需求调查来确定，既社会调查选择论，是对图书馆需求理论的补充和深化。
笔者认为读者需要论最大的功绩在于能够从读者对文献信息的需求角度来考虑图书馆的图书选择。这种理论一直影响着图书馆的采访工作实践，但是需要论只是由图书馆的采访人员通过社会调查的方法来宏观地了解社会和读者对图书馆文献信息的需求，并不是针对特定读者对特定文献的特定需要，同时也没有考虑读者自身和文献自身的因素。
(4)图书价值论
图书价值论即指文献的采访应选择有价值的图书。这种理论最早由德国的大数学家莱布尼茨提出。图书价值论将文献采访的重心放在文献的价值（主要是内容价值）上，而没有将读者的需求放在首位，这不符合图书馆以读者为本的宗旨。
(5)图书选择评分法
1925年英国公共图书馆学家麦考文提出了图书选择是图书馆的最基本职能，并提出了一个纯理论的“图书选择评分法”，以量化的图书的知识价值和社会需求性，作为选择图书的标准。但一本书的知识价值如何量化，社会需求如何量化是一个非常实际的问题，必须有实际可操作性。
(6)读者使用概率论
1966年，印度著名的图书馆学家阮冈纳赞在《图书馆书刊选择》一书中提出“负责图书采购的图书馆员或教师，应该注意到选购图书对于读者使用该书的概率性。”即选择符合读者需要的、使用率较高的图书。如何判定一本书的使用率高，目前采用的方法不外乎通过统计文献的借阅率。一本书已经到馆，我们即使知道其借阅率高，也无非是增订，可是当今知识更新迅速，老化加剧，增订又淡何容易，往往是“踏破铁鞋无觅处”。而对那些根本就没有采购的图书，我们又怎么谈得上借阅率。
(7)文献采访协调论
文献采访协调论即文献合作采访，其早期最著名的案例即“法明顿计划”。这一理论是针对社会出版物猛增，而经费相对有限，又要保障文献采集的全面性而提出的。但是，每个图书馆都有特定的读者，我们首先要满足的就是这些读者的文献需求。这一理论对文献保障是一种促进，但是并不能解决本馆读者需求与本馆馆藏资源的矛盾。
1.2 文献采访理论的几个要素
(1)必须以满足读者的文献需求作为文献采访的根本出发点
“需要论”、“选择评分法”、“使用概率论”有所不同，但从读者的文献需求作为第一出发点来考虑文献采访工作，是其共同特点。这是文献采防理论首先要明确的一个要素。满足读者的文献信息需要是图书馆最根本的目的，是图书馆发生、发展的意义所在。我们绝对不能以文献本身的价值功用作为判断该文献是否应当采访的主要依据。采访人员必须明确读者需求，这是采访工作的基础。
(2)在确定文献有读者阅读要求时必须考虑其自身价值
“价值论”和“图书选择评分法”都认为文献采访要重视文献自身的价值。当我们能够确定某一文献有读者需要时就必须考虑该文献自身的价值，主要是内容价值。这就要求采访工作人员不但对文献的内容价值有深入的分析能力，能够通过自身的专业知识、可靠的方法判断出具体文献的价值含量，还要能够通过读者对文献的价值评判来修正自己的判断。在读者需求相同的前提下，尽可能地购入一些优秀的文献，也是文献采访理论要必须注意的一个要素。
(3)运用一些切实可行的分析方法
“选择评分法”和“使用概率论”都提出了用量化的分析方法来帮助确定文献的读者需要和自身价值。因为文献采访是一门非常实际、具体的学问，因此单纯的定性分析方法还远远不够。在可能的情况下适当运用数学的方法进行量化分析，是对文献采访工作非常有效的补充，同时可操作性也大大提高。目前许多有效的信息分析方法被广泛应用到了金融、商业、咨询等各个领域，而我们在学习这些方法的同时，却很少想过这些方法可以在图书馆最基础，最重要的采访工作中得到应用。
(4)适应社会和科技的发展
各种文献采访理论的提出都受到当时社会，主要是科学技术大环境的局限。比如，“文献采访协调论”就是信息时代的产物。文献采访理论的发展必须要联系社会的进步，特别是科技的进步。交互式网络、数据库技术、图书馆自动化技术的不断成熟，为读者和采访人员之间的信息传递提供了更为便利的条件，使得读者有可能获得更多的文献目录信息，采访人员有可能广泛了解读者的文献信息需求，读者与采访人员的交流更为直接。这样在文献采访工作中通过对读者需求信息的分析，就能更好的满足读者文献信息需求。
2 需要控制论的提出
通过以上分析，笔者认为图书馆的采访工作应该分为三个过程，首先必须从读者的需要出发，要有读者直接参与，由读者亲自选择自己所需要的文献，并将所需文献信息反映到图书馆采访部门。对文献采集人员来讲，这是一个相对简单的搜集读者需求信息的过程；然后，由图书馆的采访人员对读者具体化、数字化的选书信息及其信息需求进行分析、协调和控制，结合馆藏特色，具体需要，本着思想性、目的性、预见性、协作性、节约性等原则制定图书馆的采访计划；最后通过流通统计等读者反馈信息来进一步修订采访工作。
2.1 读者及其文献需求信息的搜集
2.1.1 采访人员提供书目信息
采访人员首先要做的工作就是搜集各种类型出版物的出版信息，详细揭示每一出版物的内容特征，通过各种途径向读者提供预定图书目录。随着图书市场的细分，出现了一些专门为图书馆提供服务的图书经销商，为图书馆提供了大量免费的图书采访数据，另外由于图书馆工作自动化、网络化的发展，除了印刷型书目，还可以通过网络发布预定图书书目。尽可能的的完善、充实书目信息，使读者最大限度的了解该文献的内容、出版等信息是这一工作环节的重点。
2.1.2 由读者进行文献的初选
由教师来圈订预定书目，然后由图书馆采访人员统一采访，这一模式很早就被美国的大学图书馆所采用。这种模式对高校图书馆搜集专业文献起到了很好的作用。但是教师并不是所有的读者，也不能反映所有读者的要求。因此所谓读者选书必须将读者的范围扩大到本馆的所有读者。也就是说只要是该馆的读者就有权进行选书活动。这是“需要论”的精华所在。
这种方法可以直接、客观地反映读者对文献的需要，而不是采访人员对读者文献需要的经验判断。以往，我们认为采访人员是读者同图书馆之间信息传递的一座桥梁，但桥梁终究是一种屏障，因为只有读者才最清楚自己需要什么，而不是采访人员。
2.1.3 搜集读者及其文献需求信息
为了能够更好的审核、协调读者的文献选择需求，采访人员应该主动建立同读者间良好的信息交流途径。应当要求读者在选书的同时将其职业、年龄、学历等信息提供给采访人员。通过在图书馆交互式网络系统上建立文献荐选信息交流平台，发放读者调查问卷，设立采访部门的读者接待等方式，获取读者的需求信息。
2.2 对读者及其文献需求信息的分析、控制
因为文献需求信息来自于读者，所以可以保证文献有它的读者。当然，必须注意思想性原则，对于低级庸俗，内容反动的图书自然要坚决抵制。这时如果经费充足，那么读者所选图书就应该全部购买，以尽可能多的满足读者的需要，最大限度地使读者找到他所需要的图书。
但经费相对不足是每个图书馆必然存在的问题，所以绝对不能忽视图书馆工作人员在文献搜集中的作用，而是要求采访人员的工作更具体化，更具可操作性。当采访人员收到读者反馈的需求信息后，就可以运用一些数学分析工具来进行数据分析，例如常用的Excel、SPSS等工具，对其进行客观、科学地分析，最终形成图书馆的定购书目。图书馆采访人员，具备专业的信息搜集、信息分析、信息认知能力和经验，通过科学和适当的方法全面分析、权衡各种读者的阅读需要，有能力合理地控制文献的搜集全过程。中科院文献情报中心向桂林博士在《采访质量控制数学模型研究》一文中采用了对读者级别、馆藏特色进行分别赋值的计算方法。这是一种科学、实用的统计方法，这种方法不仅应该运用在读者借阅分析上，而且还应该应用在读者的需求信息分析上。也就是说应该尽可能地在购书事前分析，而不是在事后总结。这样就可以在读者需求的基础上对文献的自身价值进行量化，形成更加合理的采访计划。
2.2.1 读者自身信息分析
针对不同的读者，采访人员要对读者按照自身特点进行适当分类，对于不同的读者应该给予不同的权重，以便对读者文献需求进行综合分析，确定读者所需文献是否应该购买及其复本数，制定恰当的采访计划。
2.2.2 读者所需文献的分析
不同的图书馆有不同的专业特色，相同类别的文献有出版社、作者、版次以及定价等区别。因此，不同类别的文献可以按照本馆的专业特色确定权重，相同类别的文献可以从出版社、作者、版次以及定价等方面确定权重。
2.2.3 综合协调控制
结合读者的权重，文献本身的权重，读者需求量的大小，确定最终的采访计划。
2.3 流通统计分析
采访质量的好坏，最终需要在流通环节体现出来，流通信息分析一直是采访工作的一项重要任务。通过流通信息的分析不但可以检验采访的效果，还可以进一步指导采访工作的改进。因此，对流通反馈信息的分析是采访工作最后的一个重要环节。
2.4 其它内容
读者选书不能忽视图书馆的教育引导职能，也不能完全按照读者的要求来进行文献采访。对于一些不容易激发读者兴趣的文献，如果内容积极向上，有利于读者的身心健康和成长，不但要适当购进，而且要建议图书馆进行宣传、介绍，鼓励读者借阅。
另外，实际工作中还有一些因素必须要考虑，例如：如果本馆有自己的特色收藏，那么就应该应用藏书绝对完整论的理论尽可能全地收藏相关文献，然后再考虑其他类别的文献；如果有特定课题需要也应该首先保证课题所需文献。
总之，只有让读者能够尽可能地接近文献，直接提出自己的文献需求，并重视和加强图书馆采访人员在文献搜集过程中的分析控制功能，而不仅仅是对文献购进后的流通信息分析，才能做出更客观的判断，最大限度的满足读者的信息需要。本文只是对文献采访中需求控制提出了一个倡议，并不能对大量具体的工作，特别是对读者需求信息的分析做出详细的论述，还有待于图书馆的采访人员在实践过程中逐步完善。