摘 要：初入职场的秘书都有“万语开头难”之感，运用语用策略化解职场中的一些语用问题，选择沉默是金、以退为进、实诚干练的语用策略来组织话语，打开职场中的僵局，说话有分寸，在职场中才容易赢得他人对自己的认可。
关键词：初入职场 秘书 语用策略
秘书职业，是大多数刚毕业的学生会选择的职业。所谓秘书就是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员”。作为上司的“助理”、办公室的文员，秘书的工作很琐碎，每天都要与人和事打交道，打交道就离不开语言，不管是有声的语言，还是无声的语言，都会如影随形地穿梭在秘书的工作中，特别是对于初入职场的秘书来说，“万语开头难”，就怕说错话做错事。如何才能在职场中展现自己的魅力，那就很有必要考虑秘书初入职场的语用策略，利用语言策略为秘书的职场生涯保驾护航。所谓“语用策略就是发话者用什么方式组织话语，从而能最大限度地使受话者理解他的语用意图，并在受话者身上产生最理想的效果”。对秘书而言，那是“成也语言，败也语言”。
初入职场的秘书，因为对各方面都不熟悉，需要的语用策略是：
一、沉默是金，多用无声语言代替有声的语言
初入职场的秘书，往往会面对一些挫折，运用一些语用策略来化解这些挫折是很有必要的。
秘书面对的挫折有：他人对自己工作的误解，遭到他人的批评与指责时，有时需要马上按正确的方法去做好它；有时需要沉默以对，让事态冷静下来，此时的辩解，对初入职场的秘书，只会给人留下强词夺理、狡辩的印象，秘书要学会把他人的不满和指责当作是激励自己的良言，才能在职场中成长。所以有时面对领导、同事、客户的无端迁怒与谩骂，要沉默以对，此时张牙舞爪地还击只会是火上浇油，最好的语用策略用陶渊明的话来说，“此中有真意，欲辩已忘言”。面对领导布置给自己不熟悉的或无从下手的工作，也要用沉默以对表示接受，而不是找各种理由搪塞或直接说“不会做”，这都会给领导留下“抗旨不遵”的印象。秘书需要用实际行动来说话：上网查寻或求助，或向同事请教积极去化解难题。还有面对他人的不理解，也要选择沉默以对，要知道解释就是掩饰，掩饰就是事实，用无声的言语，用流逝的时间来证明自己的做人和做事的风格。沉默是金的语用策略，是指多用行为语言或肢体语言代替口语表达，用自己的无声语言告诉别人自己的能力，用能力证明自己的实力。面对各种困难和逆境都要微笑以对，告诫自己：顺境的时候不要太得意，逆境的时候也不要太失意，做好自己的本职工作才是硬道理。用唐代诗人王维的话来说“行到水穷处，坐看云起时”，在困难和挫折面前，踏实肯干，此时无声胜有声，为自己的职场生涯奠定了一个良好开端。这比华而不实、哗众取宠、光说不做、逞口舌之快、口无遮拦更为有用。对于初入职场的秘书，要在学中做、做中学，拒绝盲干，要懂得“三思而后行”，就是随时睁大眼睛用脑子去看，竖起耳朵用脑子去听，甩开手脚用脑子去做，把嘴巴闭上就是一条最实用的语用策略。
沉默是金的语用策略适用于困境和矛盾的关系中。如果领导想要了解事实的真相，作为秘书要阐明事情的原委，如果是自己的过错就要承担过错，把大事化小，小事化了才能显出自己的能力。领导才知道你不是一个喜欢造事的人，是一个以工作为重、有大局意识、有担当的人。当然，沉默是金并不是说上班见人都不说话了。其实该张嘴时就张嘴，见人礼貌问候：微笑、点头、打招呼还是需要的。接受领导安排的工作还是要愉快地回应：“好的，我马上办。”沉默是金，是用无声语言去积极地做事，让自己周围的受话人都能得到实惠，营造出良好的职场人际环境。
二、以退为进，站在受话者的角度去说话
对于初入职场的秘书来说，“嘴上无毛，办事不牢”，因为没有职场的历练，能力有限，说出的话没有分量，较难得到年长同事的认可。但有些工作又必须得到同事的配合才能完成，因自己的资历浅，而不配合；如果是在领导身边工作的关系，有些人会认为秘书是领导的传声筒、领导的代言人，只会为领导说话，而不配合；有些部门的同事，他们会提防着领导身边的“近臣”，自然在心里树一道防线，不愿与领导身边的“密探”打交道，生怕自己“说者无心，听者有意”的话被秘书传到领导那里去，从而影响自己的前程。但领导的一些决策必须有大量的信息，因此秘书作为领导的“耳目”，更是领导的“前哨”和“先锋”，就必须有迎难而上的思想去开展工作。作为初入职场的秘书想要融入集体中去，就要对自己所说的话进行组织，讲究以退为进，“退”到“受话者”的位置，站在“受话者”的角度去说话，才能“进”到同事之间沟通交流当中来，有利于工作的展开。我认为“以退为进”要这样组织话语：
1.退到“受话者”的喜好，从喜好入手谈起，投其所好。如：“听说你对××有研究，帮我看看，这个×××是真还是假？”受话者听了感觉有知音。这些话要在工作之余才能说。
2.退到“受话者”眼前面临的问题，尽自己所能帮助解决。如：“准备下班了，看你那么忙，你有需要我帮忙的吗？”受话者听了感觉“救星”来了，这些话在完成自己工作后可以说。
3.“退”到“受话者”的角度，说“受话者”最想别人理解、认可和赞赏的话。“你真行，毕竟姜还是老的辣……”受话者听了就会觉得这个年青人是赞许我的能力的，有培养成自己“粉丝”的潜力，自然就会有好感。寒暄的时候说。
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4.“退”到“受话者”的角度，站在“受话者”的立场“自省”，说：“这个×××有难度，如果我去做，可能会更糟，……” 职场生存不容易，多讲感同身受的话，让受话者得到安慰，有惺惺相惜之感。在同事不如意的时候说，等等。
初入职场的秘书，懂得运用“以退为进”的语用策略，方显真诚，容易赢得受话者的好感，成为同事中的一员。如果秘书不分时间、不分场合地随意闲聊、打探消息、搞串联，就会有拉帮结派之嫌；秘书要知道擅长搞派系活动的秘书往往是领导不待见的，因为单位或公司的派系活动往往是产生和制造谣言的集散地，同时也是矛盾和麻烦的聚集地，所以要注意分寸，秘书要守得住“秘密”的职业道德底线，才能得到领导和同事的信任。
三、实诚干练，为自己在职场塑形而言
对初入职场的秘书而言，要给别人实诚干练的印象，就要从态度上去组织自己的话语，养成简洁明了的说话习惯，还可以从内容上因地制宜地去组织话语，让受话者受益，也是让自己得益，就要考虑：
1.要坚持用事实说话的态度。习近平就曾经语重心长地嘱托：“优秀年轻干部要把当老实人、讲老实话、做老实事作为人生信条。”对于初入职场的秘书想要有前途，就要讲老实话。态度决定一切，用真诚的态度与人沟通和交流。在职场中要凭良心说话，讲公道话；用客观事实说话，只有符合客观事实，才能经得起时间的考验；同时，讲实事求是的信息也有利于领导决策方向的正确；跟同事真诚交流才能得到工作的支持；与下级讲真话才能赢得下级的信任；对客户讲实话获得客户的信赖。在这种语用策略下组成的话语一般用客观的判断句式比较多，“事实的情况是这样的……”，然后把事情发生的时间、地点、人物、起因、经过、结果讲述一遍，不要有自己的主观的判断句式，“我认为……”这一类的句式不要出现，即使讲人也是客观发生的某件事中的人，要避免凭空出现自己的臆想的句式，“这人好像……”，杜绝以此来组织话语。也许自己的所说是微不足道，但“窥斑见豹”、“一叶知秋”。不要为了某个领导或个人利益而编瞎话、谎话，或用欺上瞒下的态度处理事情，到头来势必会祸害他人、祸害自己。因此在自己不知事情的底细时，宁可不说总比乱说要好。初入职场的秘书坚持用事实说话的态度，会显得人很真诚，容易赢得同事的尊重。
2.养成简洁明了的说话方式。职场中，时间就是金钱，时间就是效率，作为秘书就应该知道“在最少的时间内做好最多的事”，而且要“以最少的时间获得最佳的效果”。而说话简洁明了，就是节约时间，获得效益。简洁不是简约，不是简陋，不是词不达意。简洁明了是抓住要点，用简明的语句表达完备的意思，通俗易懂，语言精练。虽然初入职场的秘书会碰到各种各样的人，但在说话方式上要一视同仁——简洁明了：长话要短说，短话要常说，无话就不说。对领导安排的每一件事情都要有交代，很难完成的事情要交代，很容易做的事情，完成后也要交代一声。如出差回来，用“事情办好了”来交代，如果没有完成出差任务，就说“这次出差遇到点麻烦……”然后把麻烦事说出来就可以了。同时要把一些短话常挂嘴边，如：“是”、“好的”、“嗯”、“办好了”、“完成了”、“寄出了”、“时间”、“地点”、“谁去？”等等，或用肢体语言，如：点头、微笑等来与他人交流，有时还可以用自己赞许的目光来传递一些正能量的信息，给人一种做事干练、说话利索的语用习惯，别人也能快速得到所要的信息。
3.说话的内容要因地制宜。因地制宜中的“地”指的是职场的语境，所谓“语境是人们运用自然语言进行言语交际的言语环境”。对初入职场的秘书而言，上班时间秘书的工作环境，一般叫办公室，在办公室里“莫谈私事”，话题要关涉工作的事情。如果人力资源部门的工作人员，要秘书谈论对人事问题的看法，在这种场合下，秘书要讲负责任的话，这是职场语境的客观因素要求。秘书的语用策略是人做事，事显人，把具体的人和事相结合，才显得自己说话有根有据，令人信服。还有职场语境的主观因素，要考虑交际时受话者的身份、职业、思想、教养、心态等，面对形形色色的受话者，说话的内容要因人而异：对直属领导要忠心，说话的内容要言简意赅。如：对领导会议的安排就要具体的时间、地点、会议主题、入住的酒店、往返的机票、当场天气等，尽量详尽，可以让领导放心；对同事讲设身处地的内容，讲恰如其分的话；如：“你现在有空吗？麻烦你……？”大家都忙，这样组织话语的内容，让人听了顾及了对方感受，尊重了对方。对下级讲谦卑、礼貌的内容，讲量力而行的话；如：“您好！请您帮下忙可以吗？”，征询式的请求，平易近人。对客户讲话要有真诚服务的内容，讲乐于助人的话。如：“请问我可以帮你做点什么？”，“你有什么事需要我帮忙的吗？”服务到家，宾至如归。对那些需要等待领导回复的员工，秘书要这样组织话语，如“这件事我帮您留意一下，……”，“有消息会通知您……”，既给别人期待，又尽了秘书上传下达之责。职场中对外说话的内容要谨记：逢人只讲三分话，留下七分给自己，这是为自己留条退路。忌内容中添油加醋、弄虚作假、颠倒黑白的大话空话。秘书说话的内容不靠谱，做事就不会让人放心。
总之，对初入职场的秘书而言，想要在职场中站稳脚跟，就要用自己的业绩来说话，而业绩是做出来的。因此，要想学会做事，先学会做人，要想学会做人，先学会说话，这对自己在职场的发展有事半功倍的效果。
参考文献
[1]朱淑萍 刘春斌 主编 《秘书实务》[M].北京理工大学出版社，2010版，P4页。
[2]邵敬敏 主编 《现代汉语通论》（第二版）[M].上海教育出版社，2007版，P258。
[3]习近平 《习近平论优秀年轻干部》，载人民网>>时政，2018年7月28日访问。
[4][5]朱淑萍 刘春斌 主编 《秘书实务》[M].北京理工大学出版，2010版，P239页，P195页。
[6]索振羽 编著 《语用学教程》（第二版）[M].北京大学出版社，2014版，第21页。
论文作者:廖联思
论文发表刊物:《教育学文摘》2019年8月总第308期
论文发表时间:2019/7/5
标签：职场论文; 秘书论文; 自己的论文; 领导论文; 说话论文; 策略论文; 语言论文; 《教育学文摘》2019年8月总第308期论文;