辽宁省盘锦市盘山县就业人才和社会保险服务中心 辽宁省 盘锦市 124010
摘要：企业的人力资源管理中人事档案管理是其核心环节，随着信息技术的发展速度越来越快，企业中人事档案的信息资料已经成为了重要的文件，在企业的人力资源管理中起到了关键的作用。本文主要阐述了人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性，介绍了人事档案管理在企业人力资源管理中的作用，促进企业人力资源管理工作的可持续发展。
关键词：企业；人力资源管理；人事档案管理
人力资源管理的发展分为几个阶段，分别为人事档案管理阶段、人力资源管理阶段、战略人力资源管理阶段，后战略人力资源管理阶段。其中人力资源管理过程中，人事档案管理占到了重要的地位，发挥着重要的作用。但是随着信息技术的不断发展，人力资源管理的不断创新，人们对于人事档案管理的重要性有所忽略。随着全球化经济的发展，信息化网络时代的到来，企业想要适应时代的变化，面对复杂的局面，就要收集和分析对企业发展有利的内外部环境信息。企业中最宝贵的信息资源就是人事档案，也在人力资源中占有着重要的地位。
1.人力资源管理中人事档案管理的重要性
企业的人力资源管理过程中，人员的选、用、识主要的依据就是人事档案信息和资料，因此人事档案管理和人力资源管理是密不可分的。
1.1 为开发人力资源提供可靠、真实的数据与信息
企业员工的人生动态轨迹和资料都保存在人事档案中，通过对人事档案的分析能够了解和掌握一个员工的过去和现在，有效的预测出该员工的发展潜力。企业通过人事档案提供的有价值信息和资料，帮助企业发现所需要的人才，避免对可造之材的埋没与压制，物尽其用，充分发挥其岗位价值，人才效力。
1.2 有利于合理配置人力资源
企业人力资源部门通过人事档案能够充分的了解员工的信息，针对不同的员工采取科学合理的管理方式，人事管理的有效性能够实现企业人力资源信息和资料的共享，按照不同类型的人才进行资源的配置，做到因人制宜，以人治事，充分发挥出人才的作用，在企业的每个部门中保障人才的合理流动，组织有序，才能促进企业的健康发展。
1.3 更规范、科学地预测人力资源需求
人力资源管理受到多方面因素的影响，其中企业组织内部是重要的影响因素之一，企业人力资源通过对人事档案的分析和研究，及时发现人才，避免人才资源的浪费，保障人才资源的合理性。
2.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用
2.1 确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助
通过企业人才的供给和需求，制定科学合理的人力资源规划方案。企业的人事档案中记录的企业内部人才数量、人才结构、人才水平等数据信息。通过对不同类型的人才进行整理和分类，企业能够及时的找到所需要的人才数量和情况，同时还能了解和掌握企业员工的人力资源具体信息和存量。例如企业中的一些员工如果面临着退休，通过人事档案管理工作就能将这些信息及时的反馈给人力资源管理部门，人力资源管理部门就会在未来的人才招聘中进行重点的关注，为企业的人才招聘提供重要的信息依据。
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2.2 保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据
企业的人力资源招聘工作主要分为两个部分，内部招聘和外部招聘。内部招聘指的就是从企业内部员工中进行招聘，找到企业需要的人才；外部招聘指的就是从高校、社会等企业外部环境中招聘到符合企业需求的人才。目前企业进行外部招聘的过程中，招聘的人员会有意无意的照顾自己的老乡、校友，即使他们并不是完全的符合招聘要求，这就会造成企业招聘质量水平的下降，造成了企业日后管理工作难度的增加。因此企业通过人事档案管理，在招聘人员的安排过程中，不去任用那些和招聘地区、学校有关的人员，保障企业招聘流程符合企业的相关规章制度，提高企业招聘人员的质量水平。同时企业的内部招聘过程中，通过人事档案管理，分析和查找员工的工作经历，找到符合企业需要的人才，为员工的录用提供有利的依据。
2.3 帮助企业有针对性地设定员工培训项目
每个企业都会定期的对员工组织培训，但是员工的综合素质水平参差不齐，因此企业可以通过人事档案，按照员工的教育背景、年龄、经历进行分类，采取有针对性的培训内容。例如年龄比较大的员工，可能对知识技能培训不太喜欢，就可以安排一些健康保健培训，保障其身体健康，充分调动其培训的热情，也能促进员工更好的为企业的发展做出贡献。
2.4 了解、分析员工地域文化信息，促进企业的跨地域文化管理
我国国土面积幅员辽阔，一共由56个民族组成，因此每个民族和地域的人文、风俗、习惯都各不相同，不同文化的员工在工作和生活中不可避免的会发生一些摩擦和沟通不通畅的状况。这时候就显示出企业人事档案的重要性，企业通过人事档案能够清楚的了解员工的籍贯和经历，针对不同的文化特性，预测其可能在工作中出现的问题，并制定有效的解决和预防措施。同时企业还要定期的开展一些活动，将一些文化背景不同的员工组成团队，提高他们的团队合作意识，实现不同文化背景之间的员工有效的沟通和交流，保障企业员工心里方面的健康成长。
2.5 根据员工档案中不同的情况，采取有效的激励手段
经过大量专家学者的研究和分析发现，人的一生中有各种各样的需求，包括生理需求、社交需求、安全需求、尊重需求、自我实现需求等等，在不同的人生阶段人们的需求也是有所差异的，不同时期的需求对员工的刺激程度也是不同的。企业通过人事档案管理，找到员工在每个阶段的需求，并采取有针对性的方法和手段。例如，如果一名员工常年在国外进行工作，并担任高薪的重要岗位，如今回国后他对物质激励看重的程度一定要比其他的员工小，这时候我们就需要依靠人事档案管理，查找其回国阶段的需求，得知其家人都在国内工作，那么其回国最主要的原因可能就是佳通，比较看重家庭平安和稳定。这时企业就可以根据其目前阶段的需求，对其工作时间和家庭生活时间进行平衡，企业通过这种方式有效的调动了员工的积极性，促进企业的可持续发展。
3.结语
企业通过人事档案能够充分的了解员工的过去和现在，是企业录用和提拔员工的重要依据，企业人力资源管理中，人事档案管理占到了重要的地位，起到了重要的作用。企业人力资源的发展离不开完整、规范的人事档案管理，因此只有充分发挥出企业人事档案管理工作的作用，才能保障企业人力资源的可持续发展。
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[3]赵东艳.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].金融经济，2018（18）：122-123.
论文作者:霍焰焰
论文发表刊物:《文化时代》2019年15期
论文发表时间:2019/10/28
标签：企业论文; 员工论文; 人力资源管理论文; 人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 人才论文; 《文化时代》2019年15期论文;