优化铁路运营维修物资采购供应管理研究论文_郭长友

优化铁路运营维修物资采购供应管理研究论文_郭长友

中国铁路哈尔滨局集团有限公司物资设备采购供应所 黑龙江哈尔滨 150001

摘要:铁路运营维修物资管理是指铁路运输企业依据相关法律法规,对运营生产过程中所需物资的计划、采购、供应、结算等行为进行有效控制的过程。管理重点由“保供、保生产”转变为以廉政为前提的“规范化、程序化、标准化”管理。

关键词:铁路运营维修;物资采购;供应管理

物资管理的框架结构决定集团公司物资采购供应管理模式,制约着物资采购供应管理集中程度。采购、供应、管理权限过于集中,就会违背廉政风险防控及铁路总公司物资采购供应管理的相关规定;采购、供应、管理权限过度分散,又会给物资采购供应管理的统一协调与供应时效带来不便。

一、现状分析

1站段运营维修物资需求计划提报现状

站段运营维修月份需求计划,采用铁路物资管理信息系统线上提报,采购供应所业务员根据年度招标计划等签订的购销合同,在物资信息系统内进行合同匹配、订单下达。对于无法匹配合同的需求计划,整理后形成专项采购计划,然后延用年度物资专项采购计划相同的程序、流转、审批、招标。月份专项采购因受规模、额度等限制而影响招标立项,为提高物资招标采购供应时效,对月份物资采购立项招标问题需进一步优化。

2运营维修物资预算价格与招标现状

2.1运营维修物资招标采购

一般由上一年度的中标价格作为本次招标预算价格,且原则上本次招标价格不得高于预算价格,预算价格对运营维修物资的招标成功率产生较大影响,每流标一项次都直接影响运营维修物资的采购供应。因此,预算价格与招标成功率问题需要进一步研究优化。

2.2物资招标方式影响物资招标结果

公开招标是目前物资采购招标的首选方式。运营维修物资品种多、型号杂、配套要求高,综合需求存在批量优势,但单项次物资用量不大,造成市场不活跃,如何选择招标方式,拓宽市场渠道,减少流标率问题也需进一步优化。

3运营维修物资供应结算现状

3.1供应商发票问题

供应商依据采购订单和合同发货后,有些供应商出现迟开、漏开、重开发票现象,影响采购供应所对物资使用单位(站段)的供应结算时效,站段未提账单过多,导致无法及时准确地反映站段档期成本,供应商发票管理问题需要进一步优化。

3.2验收人漏签问题

有些站段收到物资后直接交付车间班组使用,存在物资信息系统中验收人漏签现象,造成采购供应所无法及时进行供应结算。站段收货合格后,网签时效问题需要进一步加强管理。

二、优化措施

1集团公司物资采购供应管理框架结构优化措施

调整集团公司物资采购供应管理的框架模式,组建物资采购供应管理新型机构,集团公司物资部负责物资采购供应全面管理,物资部下设分管物资采购、供应相对独立的附属机构,在物资的采购供应管理上统一步骤,在业务的管理、招标采购、计划合同和组织供应等设立相对独立的科室及采购供应所。物资部招标管理科、业务管理科、综合督察科分别负责物资招标立项审查、物资计划及供应管理、物资采购供应管理监督;物资部附属采购供应所设置综合业务部,负责月份需求计划接收及招标资料汇集上报,配件材料(招标)部负责年度计划的接收汇总及采购物资招标立项及物资供应管理。集团公司形成由物资部高度统一管理,物资招标、采购、供应相对独立、相互制约的新型物资管理模式。

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2运营维修物资预算价格与招标优化措施

在不低于成本价情况下,价格高低只是一个相对概念,运营维修年度物资招标,因年度计划分专业批量较大,按专业公开招标是年度物资招标的首选。在上年度物资中标价格及品牌产地基础上,加强市场调研与信息共享,放开市场,搞好市场分层,引进资质高、生产能力强的生产企业,作为第一层首选供应商参与集团公司投标;对于生产企业较多、资源丰富的产品,在招标文件供应商资质要求制订中,明确要求只有生产企业方可参与本次招标,采用公开招标方式,与中标生产商直接签订合同。虽企业生产成本不断升高,但由于降低了流通成本,将生产企业让利于中间商的利润空间转化为降低招标采购价格,有效降低流标项次。运营维修用年度合同外的月份需求物资招标,由于年度计划外物资多为不常用或罕用物资,缺少当年物资采购参考价格,其预算价格应当以市场调研询价为基础,同时考虑月份计划招标单项专业额度不大的实际,结合市场情况,适度放开物资代理第二层市场,对供应商资质要求除生产企业外,允许具有代理资质的供应商参与投标。拓宽市场渠道,提高招标采购中标率,保障物资供应。

3运营维修物资供应结算优化措施

3.1制定发票管理的制度流程。①采购供应所综合业务部建立发票台账,按照开票时间、发票号分供应商、专业进行建档,综合业务部对供应商发票进行严格管理。②规范发票接收流程,要求供应商开具发票,必须附有经使用单位网签的相对应采购订单方可接收,要求供应商完善发票录入程序,避免供应商漏开或重复开具发票。③搞好采购订单跟踪及信息评价,对于供应商接收订单后长期不发货、或已发货使用单位签收3个月后仍未开具发票的,及时提醒与督促;对于无故长期不发货或已发货、单位已网签却不开具发票的供应商,及时进行信用评价。

3.2验货后及时签收。对于供应商已发货,站段未签收的采购订单,一方面落实供应商发货实际情况,另一方面落实站段到货验收情况,做好信息共享,督促站段对验收合格入库物资及时进行签收。验收合格物资超过3个工作日未进行网签的,依据集团公司物资供应管理办法及物资供应管理细则,纳入年度物资供应管理考核评价。

4体制

铁路物资管理体制本质上与供应链管理不矛盾,关键是如何执行。公开招标是战略寻源的一种方式,是供应链确定上游企业建立战略合作伙伴关系的方式之一。如何做好需求计划,通过合同关系来确定战略合作关系是重中之重。武汉铁路局运营维修物资招标公告,同一时间内的同类物资并不一定是按照一个招标项目来分包,可能是按照不同使用单位来分包。运营维修物资的特点就是种类多、数量少、需求频繁、预测性较差,如果再按照使用单位来分散同类物资采购,集中采购优势将难以实现。因此,通过分析历年同类物资消耗规律,预测年度计划和按同类物资分包是减少重复采购、降低采购成本的有效方式,也是战略合作伙伴关系的前提。对于消耗不规律的运营维修物资,通过公开招标等方式来确定一定时间内的供应商及价格和服务,是保证战略合作伙伴关系的有效方式。

5协同作业

战略合作伙伴关系的确定,保证了供应链核心企业铁路用户与上游供应商紧密合作,信息的有效共享使上下游企业响应速率提高、效率提升。战略合作伙伴关系的确定使同类物资采购减少,物资管理、采购、供应部门压力显著减小,部门、单位间配合效率提升、采购过程成本降低。

6监督管理

物资部门加强供应链关键环节监督管理,有效的绩效考核可以提高核心企业内部、外部合作服务质量,是保证铁路运营维修物资供应链管理高效运行的有力保证。同时,纪委等监督检查部门加强物资采购专项检查力度,加强对采购过程监管,加强对制度执行情况、采购合同执行情况等的监督,将促使铁路运营维修物资供应链管理的设计、执行、监管等形成闭环。

结语

站段运营维修物资年度需求计划,是年度物资招标的重要依据,也是确保运营维修物资供应时效的关键。站段运营维修物资月需求计划,是站段生产维修用物资对年度计划的具体细化。物资采购、供应、管理部门对年度需求计划与月需求计划的接收、流转节点环节会直接影响到运营维修物资招标采购供应时效。

参考文献

[1]詹跃跃.对铁路运营维修物资采购管理与供应链管理相结合的思索[J].铁路采购.2018

[2]杨再辉.铁路物资招标评标方法应用探讨[J]。铁路采购与供应,2014(8):45-47.

论文作者:郭长友

论文发表刊物:《基层建设》2019年第25期

论文发表时间:2019/12/12

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