摘要：随着社会发展与制度完善，档案记录更加专业、全面、具体。全球信息化交互共享的环境使档案管理面对各种存在形式的档案资料。传统的管理方式在信息爆炸的时代面对庞大的数据资料日益力不从心，档案使用者也不再满足缓慢的提取、检索速度，现代化成为档案管理的迫切需求。基于此，本文简述现代档案管理问题，并就此对其现代化发展之路进行探索。
关键词：档案管理；现代化；数字化；发展
中图分类号：G271文献标识码A
1.现代化的档案管理表现
现代化档案管理是采用先进设备与管理技术，运用现代管理手段和方法，发挥档案管理人员创造性与积极性，对传统的档案管理方法进行改革，广泛应用计算机技术，实现档案管理信息化、智能化、定量化与系统化。计算机可以对档案进行整理、统计、修改、打印、查询等工作，具有占用空间小、信息储存量大，方便整理归类，方便快捷、保存时间长、备份方便等优势，电子文件将逐步替代传统纸质档案记述形式，是档案管理工作发展的必然趋势。
2.现代化档案管理意义
2.1随着科技水平提升，来源档案不止局限于实体，传统档案管理方法无法有效管理虚拟化档案，而抄录工作量大，实际意义不大，所以档案管理现代化是时代发展需要。
2.2由于社会节奏加快，档案利用者对档案管理工作要求日益提高，传统管理方式无法快速、全面、跨地域提供档案信息，影响档案事业发展。
2.3大数据时代，庞大的数据量使处理工作变得越发困难，提高工作效率最有效的方式就是利用信息化技术管理。
2.4档案管理现代化提升了档案安全性，是档案保密工作的需要，也可以避免火灾，时代变迁等导致的资料丢失，技术进步给档案管理带来许多新型预防、处理措施，加强了安全性。
2.5有助于推动档案管理信息化。信息化是未来发展趋势，但信息化是一个缓慢的过程，档案工作需要时间积累，所以，要早日施行现代化管理，推动信息化进程。
3.现代档案管理中存在的问题
3.1档案管理标准化程度较低
档案管理的体系存在诸多问题。由于历史原因，一部分基层单位各自为政，管理水平存在差异，而且档案管理软件没有统一的标准，影响档案信息的利用与检索，导致档案标准化程度低。档案管理标准的不统一，这就阻碍了资源的共享和档案信息网络化的发展。
3.2缺乏先进的管理设备
现代化档案管理对设备依赖性很大，普遍的软硬件设备落后造成档案管理现代化难以开展，自动化软件作为现代化档案管理重要基础，却没有足够的能力胜任档案管理工作，软件开发与改进工作势在必行。
3.3较低的经费投入
由于大多数领导对档案管理工作的认识不足，导致资金的投入较少，投入的资金支付不起现代化设备。一些单位档案设施条件不够完善，环境条件差，不仅室内面积小，并且在空余地方堆放杂物，没有独立的档案室，更加不具备“八防”的标准，不利于使用与管理。故档案管理就成了纸上谈兵。
3.4缺乏有效的管理方法
档案管理现代化还处于摸索阶段，并没有成熟的管理方法，尽管有关部门做出了一些指导条文，但实际应用依然是问题。
3.5时空差异明显
档案馆在中央一级和省一级发展快，地县级发展慢，基层更慢，不均衡发展影响了我国整体档案现代化进程。
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4.现代档案管理完善与发展
4.1软、硬件支撑
现代化的档案管理实现需要有相应的硬件支持，先进的技术需要引进先进的设备才能得以利用。要给档案管理相关人员配备各种办公设备，如计算机、扫描仪、打印机、密集架、防磁柜、录像机等，在配置档案设备时，既要考虑设备先进性，又要平衡实用性与经济性。在软件选用上，要考虑当前需要并预留未来提升空间，分层次，逐步推进档案管理现代化。要加大软件技术研发，开发完善的专用软件，并广泛接受用户反馈，提高处理性能。
4.2数字化建设
要加强档案的数字化管理，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。要树立档案信息资源共享意识，实现档案信息资源全社会共享，档案信息只有在传递过程中才能体现出应有价值；需要将档案资料及相关管理程序通过计算机网络技术整体运转、传输和系统加工，实现档案管理资源有效开发利用与合理配置；要充分利用如光盘技术、缩微技术等现代技术，加速实用、通用软件的研制，提高档案信息数字化处理速度。
4.3管理办法改进
首先，需要留意现有的、有成效的现代化管理办法，通过针对性、有目的的学习与借鉴，结合自身实际情况，丰富现代化理论知识，从而指导实践工作，从实践中获得进步，形成适合企业发展实际的特色现代化档案管理理论体系。其次，档案管理的现代化不是一蹴而就的，要实现档案管理的专业化与自动化，需要保证先进的技术手段能够在档案管理现代化的路上始终行进。另外，技术是在不断革新的，在推进档案管理现代化进程中要留意新技术设备、方法、成果等的更新，做到与时俱进，将新的技术手段有计划、分步骤的融入档案管理现代化之中，以逐步实现现代化管理。
4.4档案管理人员知识化
由于设备现代化、管理科学化，需要具有现代知识和技术能力的档案人员队伍。不仅要有积极进取精神与较高政治素养，精于档案专业管理，还要与时俱进，能够熟练操作计算机，进行技术操作与管理，适应档案现代化管理需要。
4.5实现档案管理目标与方法的统一
在信息化时代，档案网络信息共享与沟通需要统一的标准规范行为。通过制定一系列的针对档案管理工作的标准与规范，实现档案管理目标与方法的统一，规范行为，提高协同工作效率。档案资料共享、信息传递、数据交换等都要有不同的标准约束，不同的档案级别也要有不同的权限设置。档案工作标准制定需要符合实际，汲取相关科学知识，并在专业内获得一致认可后方可执行，方便日后效果反馈，及时调整。
4.6向虚拟档案保护方向发展
电子档案、机读档案、声像档案等各种新型档案信息载体涌现，相较于传统纸质储存办法，新载体对信息的记录、读取、整理、储存、备份更方便快捷，正在迅速取代传统档案管理方式。而新的档案储存方式要求与之对应的档案保护手段，方便快捷同样也意味着更容易被盗取。档案的现代化保护要对储存载体进行定期养护、档案信息定时备份与更新、档案文件加密、安装防火墙工程等，做好当前保护的同时还要注意加强安全交流，引用先进、创新保护理念、方法，完善保护手段。信息化的档案保护工作要从传统的实体设备保护向虚拟档案内容保护方向发展。
4.7加强日常管理，发掘档案信息潜在价值
日常档案管理要定期检查档案业务，核实档案信息完整度、各项工作规范性，并以工作开展情况为基础进行全面考核，发现问题责令限期纠正，促进管理工作现代化。档案管理要注重档案潜在价值深度挖掘，做好信息加工、编辑工作，实现最大化档案信息利用率。
结束语
做好档案馆现代化管理，努力创造良好的保管条件，最大限度地延长档案的寿命，最大限度地为利用者提供档案信息，满足各类用户的需求，是档案保护和利用工作的重要内容和最终目的。
参考文献
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[4]刘红艳. 关于档案管理现代化问题的探究[J]. 民营科技, 2016(4):84-84.
论文作者:渠鹏
论文发表刊物:《基层建设》2016年32期
论文发表时间:2017/1/18
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