摘要：物业档案管理工作与业主的关系密切，能够发挥出服务民生，促进社会和谐发展的重要作用。基于此，本文首先分析了加强物业档案管理对服务民生的重要性，然后阐述了加强物业档案管理的有效策略，物业公司需要培养物业档案管理意识，提供物业档案的个性化服务，并促进物业档案管理的信息化发展，充分发挥出物业档案管理的重要作用。
关键词：物业档案管理；服务民生；信息化
前言：物业档案主要包括房屋管理方案、基建与设备类科技档案、文书档案以及合同档案等多种档案，涉及到物业管理工作的方方面面。在实际的物业档案管理工作中，物业公司需要保证档案工作服务与物业管理工作的有效衔接，通过加强物业档案管理，为业主提供更为优质的服务，从而营造安全舒适的居住环境，保障我国社会的和谐稳定发展。因此，对于物业档案管理的分析研究是很有必要的。
一、加强物业档案管理对服务民生的重要性
（一）有助于居民生活质量的提升
如果物业公司在开发项目阶段开展物业档案管理工作，建立全面完整的物业房屋档案，能够有效避免后续物业管理中出现矛盾纠纷，为居民提供高效可靠的物业服务，有助于居民生活质量的提升。比如，某些物业公司并没有在开发项目阶段开展物业档案管理工作，在物业接手之后，经常会出现物业服务质量较低的问题，包括高层断电、屋面漏水以及房间泡水等问题，对业主的生活质量造成了严重的负面影响，在很大程度上增加了业主的物业服务投诉量，不利于物业公司的发展。比如，在某物业公司管理的小区中，时常出现高层断水现象，物业经常会受到业主的投诉。物业公司的工程师与维修人员在初次检查之后，没有发现问题，然后去到物业档案室进行相关技术资料的查阅，最终发现断水原因在于变频器，更换变频器之后，不再出现高层断水现象，有效保障了居民生活质量。
（二）解决突发性事件
就目前的物业管理中，物业档案在突发事件的解决中发挥着至关重要的作用。本文将以下状况作为实例，分析物业档案在解决突发性事件中的重要性。在某物业公司管理的小区中，有些业主反映夜里出现较大的噪音，对业主的休息造成了不利影响，该物业公司立即安排技术人员解决这一突发性事件，技术人员通过查阅物业档案资料，将资料与运行设备进行一一对比，准确找出噪音出现的问题，是水泵房中电磁阀装置安装错误导致噪音的出现，重新安装电磁阀装置后，噪音扰民问题得到了妥善解决。由此可以看出，物业档案可以为突发性事件的解决提供帮助。
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二、加强物业档案管理策略
（一）培养物业档案管理意识
物业公司需要将物业档案管理工作添加到管理的日常工作中，建立相应的物业档案管理制度，规范工作人员的档案管理行为，从小区建设前期的决策、规划、设计等项目建设工作入手，所有和小区管理相关的资料都需要进行及时收集与跟踪建档，确保物业档案的完整性及准确性。与此同时，物业公司需要明确物业档案管理相关岗位的具体职责，提高物业档案管理的有效性，以此提升物业档案管理水平，培养物业档案管理意识。
（二）提供物业档案的个性化服务
在物业管理工作不断完善的背景下，物业档案呈现出多样化的发展趋势。在实际的物业档案管理中，物业公司需要从物业管理工作的特点入手，将静态档案保存在企业的机关档案室中，将动态档案分门别类地保存于项目部的档案室中。需要注意的是，动态档案的数量相对较多，涉及到业主的缴费记录、小区报修与维修记录、业主的出租状况以及信访投诉相关记录，还包括物业公司在冬季、雨季和节假日开展的安全检查记录等多项内容，是物业公司以及物业产权人解决矛盾纠纷的重要依据。所以，物业公司需要加强物业档案的动态管理，从业主的实际状况与需求入手，通过物业档案，为业主提供个性化服务，从而提高物业档案管理的有效性。
（三）促进物业档案管理的信息化发展
在信息技术发展迅猛的当下，物业公司需要注重物业档案管理的信息化发展，通过先进信息技术的应用，构建物业档案管理信息系统，提高物业档案管理的工作效率。与此同时，物业公司也可以通过建立物业档案管理网站的方式，加强物业档案管理，实现物业公司与业主的交流沟通，充分发挥出物业档案的重要作用。比如，A物业公司聘请某科技公司建立了物业档案管理网站，该网站主要包括以下四方面的内容，为业主提供了全面可靠的民生服务。
第一，物业管理公司的简介，展示了A物业公司的资质评定文件、并介绍了A物业公司的发展历程及获奖状况；第二，业主信息，包括业主的姓名、入住资料、登记车辆以及出入证等相关信息，业主可以在网站填写与更改自身的实际状况，还能够通过网站的收费系统完成物业费、煤气费以及电费的缴纳，为业主提供了信息化服务；第三，法律法规，介绍物业档案管理的为相关法律法规，有助于物业公司的工作人员与业主认识到物业档案的重要性；第四，便民信息，介绍小区周围的交通状况、当地特色与旅游景点，并提供在线中介服务，真正实现服务民生的目标[2]。
结论：综上所述，物业档案管理工作在物业公司的业务服务中占据十分重要的地位，需要受到物业公司的重视。通过本文的分析可知，物业档案管理工作有助于业主生活质量的提升，可以帮助物业公司解决突发性事件，在服务民生方面发挥着不可取代的作用。在此基础上，物业公司需要通过科学高效的方法，加强物业档案管理，充分发挥出物业档案管理在服务民生的重要作用。希望本文的分析可以为物业公司开展档案管理工作提供理论指导。
参考文献：
[1]孟德莉.服务民生,做好物业档案管理工作[J].黑龙江档案,2011(02):110.
[2]李波.建立健全物业档案提升物业服务水平[J].兰台世界,2014(S1):119-120.
论文作者:车秀宏
论文发表刊物:《基层建设》2018年第24期
论文发表时间:2018/10/1
标签：物业论文; 档案论文; 档案管理论文; 物业公司论文; 业主论文; 管理工作论文; 民生论文; 《基层建设》2018年第24期论文;