人事档案管理之我见
饶玲英
四川省渠县劳动人事争议仲裁院 四川达州 635200
[摘 要] 随着计算机技术、网络技术及现代通讯技术的飞速发展，人类已正式进入了信息化时代。信息化时代以信息技术为基础，重点是知识的创造与开发，知识、信息价值的发掘成为各行各业持续发展的原动力，信息化成为时代发展的大趋势。在此形势下，档案事业的发展在信息时代出现许多的新问题、新情况，本文就其在新形势下面临的机遇与挑战进行一些探讨。
[关键词] 人事档案；管理
人事档案管理，是指对人事档案进行的从收集、整理到存储再到被利用的整个过程。作为工作的重要构成，人事档案管理扮演着重要角色，主要表现于社会地位与社会职能两方面，是个人经历及专业素质方面的重要体现之一，更是干部评价、考核、任用的重要参考依据。通过长期的发展，人事档案管理工作已经逐步制度化、规范化。随着企业现代化管理理念的不断深入，以及企业管理制度的不断发展，人事档案管理工作也需通过创新取得发展。
1 人事档案工作存在的主要问题
1.1 对档案管理工作不重视
大部分单位和人事档案管理专干对人事档案管理存在误区，重要性意识有待加强。相对于其他事业单位的业务，人事档案管理工作处于被“边缘化”的地带，尤其是与核心业务相比，更是可有可无。由于人事档案工作非核心业务，又不可取得有效业绩，对单位的贡献又是忽略不计。因此，人事档案管理工作很不受重视。除此之外，部分人事档案管理人员认为档案管理工作简单机械，不出成绩，需要了就查询下，是一项没有难度和意义的工作[1]。
企业核心员工保留策略………………………………………………………………………………………………武向华（1.80）
1.2 人事档案更新不及时
很多单位都存在档案陈旧、更新不及时的问题。目前个人档案中，大多存档的是个人信息、干部考察表、任命文件、职称评定材料、入党材料和年度考核表等等。但是，对于干部每年更新的个人信息、奖励及培训资料，未能及时存档更新。一般都是人事专干收集更新，干部本人也没有意识或者不知道需要提交每年最新的资料给人事专干用于存档。
1.3 人事档案信息化程度不高
在科学技术的不断发展中，信息化技术也日新月异，对人事档案管理应用现代信息技术已是普遍现象。但在实际操作中，对于一些先进的技术手段没有进行充分挖掘和发挥其作用，人事档案管理现代化、智能化、数据化有待推广，有些单位只是简单地将人员信息、档案目录进行了电脑输入，资料检索、调阅则进行手工操作，对于无纸化阅档基本没有实施。由于投入不足，电子化硬件设备无法保障。有些单位甚至有没有仿真扫描仪，计算机硬件和档案存储设备落后，无法满足新时期档案管理工作的信息体系需要。
1.4 档案管理人员专业度不高，存档工作不规范
人事档案信息化建设过程中，可能会受黑客、病毒等问题的困扰，造成信息资源的丢失和损坏等，针对这一问题，需要建立严格的安全保障制度，规范人事档案管理行为和流程。建立完善的人事档案数据备份和恢复机制，严格规范节约行为，保证档案的安全性。加强对人事档案信息化管理人员的安全教育，提高安全管理意识，可以发现工作中存在的安全问题，并能够采取有效措施加以优化和修正。另外，还要提高存储介质的安全性，将纸质档案和数字档案进行分开存储，并且数字档案的存储和使用也实现有效分开，通过物理手段保证信息资源在利用过程中的安全性。
2 人事档案管理的新思路
2.1 提高人事档案信息资源的安全性
档案管理工作对于档案管理人员的业务能力和综合素质都有一定要求，需要专业人员从事档案管理工作，具体是指具备先进理念与专业技能知识的人事档案管理人才。但是由于目前很多档案管理专干的非专业性、非专职性，导致档案管理工作依然存在存档不及时、不仔细甚至不规范的现象，这些现象直接影响了档案管理工作的质量，不利于后期工作的正常开展。同时，由于人事档案管理人员没有经过专业的培训，档案业务专业度不高，专业素质水平普遍得不到提高。在信息技术飞速发展的今天，对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。
2.2 构建人事档案大数据管理平台
为了全面提高人事档案管理工作效率，要建立人事档案大数据管理平台，基于数据的标准化和开放性，进一步提升人事档案的管理效率。人事档案管理部门通过利用大数据管理平台来对员工的个人信息资料进行统一收集、整理、查阅、利用，更好的发挥出人事档案管理工作的价值。另外，还要充分的借助于大数据技术和云计算技术，对人事档案信息资料进行有效整合，及时更新人事档案信息资源，从而为人事档案管理水平的提升打下良好的基础[2]。
2.3 完善档案的收集工作程序和规范，确保人事档案的材料的完整性
高职院校的学生大多数处于17～22周岁，是处于青春期后期的特殊群体，这一年龄阶段的学生面临着的社会竞争，除此之外还有知识学习和技能学习的艰巨任务。不少高职院校的学生因为饮食习惯和生活规律而忽视了均衡营养，造成当代大学生群体中亚健康人群比例位居不同人群的第二位，仅次于白领阶层[1]。文章以河北旅游职业学院学生为研究对象，提出如何对高职院校学生进行合理膳食、均衡营养，使高职院校学生的营养配餐更加科学合理。
档案的完整性主要体现在档案的收集和档案的收藏环节，在档案管理的收集和收藏环节中应不断完善相关的工作程序和规范，确保人事档案各类材料的完整性。
进一步表明，以E为参比制剂，A、B、C和D为受试制剂，采用f2因子[7]评价经pH 1.2盐酸溶液作用120 min后，在pH 6.8、pH 6.0和水介质中的溶出曲线相似性，结果见表4。当f2因子不小于50时，认为两者溶出曲线具有相似性，f2值越大，相似性越高。由于pH 5.5介质区分力不强，不考虑该介质中的溶出曲线相似性。
2.4 加强数据库建设力度
大数据的出现使人事档案管理工作发生了根本性的变化，在人事档案大数据建设过程中，需要依托于大量的原始信息来构建基础数据库，从而为人事档案管理工作提供更多的便利。在人事档案数据库建设过程中，需要借鉴国内外的先进标准，通过构建一系列具有通用性和标准化的数据库，为档案查阅和利用提供更多的便捷性。在当前人事档案数据库建设工作中，还要进一步完善人事档案数据库管理系统，以此来保障数据的完整性、功能性和安全性，真正实现人事档案资源的及时更新和高度共享[3]。
3 结语
人事档案管理在人力资源发展中有着不可或缺的影响，对人才工作能力以及职业经历都有较好的反馈，此外还有个人思想和综合素养。随着社会经济的不断进步，人事档案管理的漏洞越来越多，存在的问题逐渐增加，人事档案管理的真实性已经使事业单位对其存在一定质疑。通过人事档案管理，提升人力资源的调配，保证工作效率，为人力资源的使用提供更好的依据。
参考文献：
[1]张跃民．试论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策 [J]．人才资源开发 ,2016(20)：129-130．
[2]李亚琪．如何提高人事档案管理在人力资源管理中的作用[J]．成功 ：中下 ,2017(11)：00026．
[3]魏克勤．企业人事档案管理之我见[J]．兰台世界,2012(z1)：64-65．
[中图分类号] G271
[文献标识码] A
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